新時期高校檔案管理科學(xué)化管理策略探討

閆卓

摘 要：高校的檔案管理工作對于高校的整個管理來說是十分重要的，是有利的信息資源，有較高的利用價值，人們應(yīng)該充分地認(rèn)識和重視檔案的作用，本文對高校檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并提出了一些科學(xué)化管理的策略。

關(guān)鍵詞：新時期；高校檔案管理；科學(xué)化策略

隨著我國教育事業(yè)不斷發(fā)展，高校不斷擴(kuò)招，新時期高校的管理也需要不斷創(chuàng)新，這就對檔案管理工作提出了更高的要求，需要高校對檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理，深化管理改革，促進(jìn)高校檔案管理的規(guī)范化，為高校的發(fā)展提供合理而有效的保障。

一、高校檔案管理工作存在的問題

1.檔案管理工作受重視程度較低

目前我國的大部分高校的教師對檔案的重視程度不夠，大部分認(rèn)為檔案管理工作就是簡單地收集一些過去的資料，檔案管理工作看不到管理的成效。學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對檔案的管理意識也比較淡薄，教師也不注意對活動資料的收集，導(dǎo)致重要檔案資料的丟失。相對于其他比較重要的部門，檔案管理工作得不到重視。

2.建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入不足，管理手段落后

現(xiàn)代化的檔案管理需要一定的經(jīng)費(fèi)投入，尤其是檔案信息化建設(shè)，更是需要資金的投入和技術(shù)的支持。但是目前很多高校對檔案管理工作投入的經(jīng)費(fèi)不足，也沒有準(zhǔn)備專門的檔案室，管理手段落后，需要的相關(guān)硬件設(shè)施沒有配備，查閱檔案資料的時候還需要進(jìn)行手工查找，嚴(yán)重影響了工作效率。

3.檔案管理工作體系不健全，管理模式陳舊

高校檔案管理的工作體系不夠健全，很多從事檔案管理工作的人員在對檔案進(jìn)行收集、整理的時候，沒有歸檔意識，常常將檔案不按照規(guī)定的地方存放，導(dǎo)致原始資料的丟失。而且從事檔案管理的工作人員之間手續(xù)交接也存在問題，導(dǎo)致檔案的數(shù)量和責(zé)任不明晰。

4.檔案專業(yè)人才缺乏，檔案得不到合理利用

在高校從事檔案管理工作的人員大部分是兼職的，他們不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生，也沒有進(jìn)行過檔案管理方面的專門培訓(xùn)，職業(yè)素質(zhì)相對來說并不高，而且高校對于檔案的利用方法也比較傳統(tǒng)，不能合理利用數(shù)字化信息檔案，這些都導(dǎo)致高校檔案管理工作難以快速向前發(fā)展。

二、高校檔案管理科學(xué)化的策略分析

1.重視檔案管理工作的質(zhì)量，制定發(fā)展規(guī)劃

高校從事檔案管理工作的管理人員要積極加大對檔案工作的宣傳力度，提高重視程度，在制訂學(xué)校的長期規(guī)劃時，認(rèn)真將檔案工作納入到領(lǐng)導(dǎo)的工作計劃當(dāng)中去，年初有計劃，年中有檢查，年末有總結(jié)，為了避免在具體的工作中出現(xiàn)草率行事的情況，一定要不斷健全和完善檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，為檔案部門提供良好的工作環(huán)境，也只有這樣，才能不斷促進(jìn)高校檔案管理工作向科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

2.加大基礎(chǔ)建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入力度， 推動高校的檔案信息化管理

積極提供檔案管理的硬件設(shè)施，安排專門對檔案進(jìn)行保存、管理的檔案室，增加防火的必要措施，隨著我國檔案信息化的快速發(fā)展，檔案儲存方式從紙質(zhì)發(fā)展轉(zhuǎn)變?yōu)閳D文影像儲存，所以高校也要積極配備相應(yīng)的設(shè)備。運(yùn)用和借鑒當(dāng)今社會先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、多媒體技術(shù)，完善高校的信息化管理。

3.創(chuàng)新檔案管理模式

制定符合高校情況的檔案管理模式，由校領(lǐng)導(dǎo)帶頭組成工作小組，及時對應(yīng)該歸檔的檔案進(jìn)行整理，防止檔案的流失。創(chuàng)新檔案的管理制度，進(jìn)一步規(guī)范化，進(jìn)行檔案管理的激勵和競爭機(jī)制，優(yōu)勝劣汰，使得高校的科學(xué)化檔案管理工作能夠充滿新鮮的活力，開創(chuàng)新的局面。

4.加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)和吸收

高校從事檔案管理工作的人員缺乏，應(yīng)該積極吸收一些相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的人才從事這一工作，同時對于已經(jīng)從事檔案管理工作的人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高他們的業(yè)務(wù)工作素質(zhì)和能力，加強(qiáng)他們對檔案管理工作的重視。

總之，新時期做好高校的檔案管理科學(xué)化工作十分重要，對于高校的長遠(yuǎn)發(fā)展有著重要的意義，為學(xué)校提供寶貴的歷史經(jīng)驗(yàn)，有利于學(xué)校工作質(zhì)量的評估，對整個學(xué)校的教育水平的提高有很大的促進(jìn)作用。所以一定要加強(qiáng)對檔案管理工作的重視力度，加大經(jīng)費(fèi)的投入，不斷創(chuàng)新檔案管理的模式和檔案管理人才的培養(yǎng)，為我國高校檔案科學(xué)化管理工作做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]袁春英.加強(qiáng)高校檔案管理重在務(wù)實(shí)高效[J].新疆警官高等專科學(xué)校學(xué)報，2002（01）.

（作者單位：北京青年政治學(xué)院）