新時期高校檔案管理科學化管理策略探討

閆卓

摘 要：高校的檔案管理工作對于高校的整個管理來說是十分重要的，是有利的信息資源，有較高的利用價值，人們應該充分地認識和重視檔案的作用，本文對高校檔案管理的現狀進行了分析，并提出了一些科學化管理的策略。

關鍵詞：新時期；高校檔案管理；科學化策略

隨著我國教育事業不斷發展，高校不斷擴招，新時期高校的管理也需要不斷創新，這就對檔案管理工作提出了更高的要求，需要高校對檔案進行科學化的管理，深化管理改革，促進高校檔案管理的規范化，為高校的發展提供合理而有效的保障。

一、高校檔案管理工作存在的問題

1.檔案管理工作受重視程度較低

目前我國的大部分高校的教師對檔案的重視程度不夠，大部分認為檔案管理工作就是簡單地收集一些過去的資料，檔案管理工作看不到管理的成效。學校的領導對檔案的管理意識也比較淡薄，教師也不注意對活動資料的收集，導致重要檔案資料的丟失。相對于其他比較重要的部門，檔案管理工作得不到重視。

2.建設經費投入不足，管理手段落后

現代化的檔案管理需要一定的經費投入，尤其是檔案信息化建設，更是需要資金的投入和技術的支持。但是目前很多高校對檔案管理工作投入的經費不足，也沒有準備專門的檔案室，管理手段落后，需要的相關硬件設施沒有配備，查閱檔案資料的時候還需要進行手工查找，嚴重影響了工作效率。

3.檔案管理工作體系不健全，管理模式陳舊

高校檔案管理的工作體系不夠健全，很多從事檔案管理工作的人員在對檔案進行收集、整理的時候，沒有歸檔意識，常常將檔案不按照規定的地方存放，導致原始資料的丟失。而且從事檔案管理的工作人員之間手續交接也存在問題，導致檔案的數量和責任不明晰。

4.檔案專業人才缺乏，檔案得不到合理利用

在高校從事檔案管理工作的人員大部分是兼職的，他們不是檔案管理專業畢業的學生，也沒有進行過檔案管理方面的專門培訓，職業素質相對來說并不高，而且高校對于檔案的利用方法也比較傳統，不能合理利用數字化信息檔案，這些都導致高校檔案管理工作難以快速向前發展。

二、高校檔案管理科學化的策略分析

1.重視檔案管理工作的質量，制定發展規劃

高校從事檔案管理工作的管理人員要積極加大對檔案工作的宣傳力度，提高重視程度，在制訂學校的長期規劃時，認真將檔案工作納入到領導的工作計劃當中去，年初有計劃，年中有檢查，年末有總結，為了避免在具體的工作中出現草率行事的情況，一定要不斷健全和完善檔案工作的各項規章制度，為檔案部門提供良好的工作環境，也只有這樣，才能不斷促進高校檔案管理工作向科學化、標準化發展。

2.加大基礎建設的經費投入力度， 推動高校的檔案信息化管理

積極提供檔案管理的硬件設施，安排專門對檔案進行保存、管理的檔案室，增加防火的必要措施，隨著我國檔案信息化的快速發展，檔案儲存方式從紙質發展轉變為圖文影像儲存，所以高校也要積極配備相應的設備。運用和借鑒當今社會先進的科學技術、多媒體技術，完善高校的信息化管理。

3.創新檔案管理模式

制定符合高校情況的檔案管理模式，由校領導帶頭組成工作小組，及時對應該歸檔的檔案進行整理，防止檔案的流失。創新檔案的管理制度，進一步規范化，進行檔案管理的激勵和競爭機制，優勝劣汰，使得高校的科學化檔案管理工作能夠充滿新鮮的活力，開創新的局面。

4.加強檔案管理人才的培養和吸收

高校從事檔案管理工作的人員缺乏，應該積極吸收一些相關專業畢業的人才從事這一工作，同時對于已經從事檔案管理工作的人員進行定期的培訓和學習，提高他們的業務工作素質和能力，加強他們對檔案管理工作的重視。

總之，新時期做好高校的檔案管理科學化工作十分重要，對于高校的長遠發展有著重要的意義，為學校提供寶貴的歷史經驗，有利于學校工作質量的評估，對整個學校的教育水平的提高有很大的促進作用。所以一定要加強對檔案管理工作的重視力度，加大經費的投入，不斷創新檔案管理的模式和檔案管理人才的培養，為我國高校檔案科學化管理工作做出貢獻。

參考文獻：

[1]潘冬梅.淺析如何加強高校檔案管理工作[J].黑龍江省政法管理干部學院學報，2009（03）.

[2]袁春英.加強高校檔案管理重在務實高效[J].新疆警官高等專科學校學報，2002（01）.

（作者單位：北京青年政治學院）