高校民生檔案資源體系建設探析

王韶頻

【摘要】高校民生檔案是民生檔案中的一個重要組成部分。做好高校民生檔案工作是國家政策的要求，能更好的維護師生員工切身利益，促進和諧校園建設。高校民生檔案資源體系建設是發揮高校民生檔案作用的前提，本文從其建設基礎、主體內容、建設路徑進行了探討。

【關鍵詞】高校民生檔案；資源體系；建設

中圖分類號：G279.2 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）03（b）-0000-00

高校民生檔案是民生檔案中的一個重要組成部分，它是高校辦學管理過程中涉及教職工、學生切身利益的各類業務檔案的總稱，它不是一種專門檔案，而是指涉及高校檔案師生員工民生的各種業務檔案的總和。建設好高校民生檔案是國家政策的要求，是維護師生員工切身利益的途徑之一，能夠促進校園的穩定和諧。而做好高校民生檔案資源體系建設是做好高校民生檔案的前提，是民生檔案發揮作用的先決條件。

1高校民生檔案資源體系建設基礎

高校民生檔案資源體系建設已具備一定基礎，包括宏觀政策層面的支持，微觀師生員工的實際需求及現有的檔案館藏資源基礎。

1.1政策支持

2007年國家檔案局印發《關于加強民生檔案工作的意見》：“要求把做好民生檔案工作作為檔案部門貫徹十七大精神和落實科學發展觀的戰略舉措來抓，要求各級檔案部門自覺將民生檔案工作納入責任范疇，并積極探索民生檔案管理和利用的最佳方式和有效途徑。”2014年中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（中辦發〔2014〕15號）：“重視做好民生檔案工作。各單位檔案機構要把與人民群眾切身利益密切相關的各類文件材料收集歸檔，并按有關規定管理、提供利用和移交?！?/p>

1.2主觀需求

高校民生檔案是學校管理活動中直接產生的歷史記錄，是原始憑證，能解決教職工和學生最直接的問題，也是高校檔案被需求的集中體現。近年來，公共檔案館的社會服務功能不斷升級，檔案館功能逐漸由為政府服務轉向為公眾服務，切實解決人民群眾的實際需求。高校檔案館作為一個永久保管高校檔案的基地，除了為學校各項教學管理服務提供可靠憑證、有用信息外，也應承擔為師生切身利益服務的責任。

1.3資源基礎

高校檔案管理辦法中屬于歸檔范圍的檔案，有涉及教職工晉升職稱、工資福利、獎懲記錄、工作業績、教學科研等方面材料；學生學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案等方面材料，而這些材料都能從某一方面滿足教職工和學生民生需求。因此，在現有的高校檔案機構館藏檔案中有民生檔案的資源基礎。

2高校民生檔案資源主體內容

高校民生檔案服務對象應該是高校教職工和學生，因此高校民生檔案資源主體內容應是滿足高校教職工和學生民生需求的檔案。民生檔案資源主體內容應該圍繞教職工和學生的切身需求來建設。

2.1以教職工需求為對象的民生檔案

一是教職工個人發展需求教職工在職稱或職務晉升時需要準備科研成果、工作業績、培訓進修、獎勵記錄等材料，這些材料來源于科研類檔案，如科研成果獲獎材料、科研課題開題結題等材料；來源于黨群類檔案，如表彰先進黨員名單、干部名冊等材料；來源于行政類檔案，如年度考核先進和優秀的文件、聘任專業技術職稱文件、教職工所擬的發文、教職工受上級獎勵文件、教職工培訓進修等材料。

二是教職工個人待遇需求。不管是在崗還是已離崗教職工在爭取工資福利待遇維護自身權益時，都可能要依靠民生檔案的憑證作用。如財會類檔案中的工資報表和相關報銷憑證、行政類檔案中的職稱晉升、進校工作名單、工資變動審批表、工資統計報表。前兩年我省進行的房改補貼政策出臺后，蘇州進行市區教職工購房補貼工作，學校需對大批符合補貼條件的教職工進行政策補貼，期間利用庫藏檔案來核實了教職工申請材料，順利完成了此次補貼工作，保證了相關教職工的待遇。

三是教職工個人權益需求。教職工在工作中可能會遇到一些問題，可通過正常的申訴渠道來提請申訴，而學校在處理這些申訴中有時候可利用檔案來充分給予其知情權。干部離任審計時，也可通過查閱檔案材料維護自身利益。

2.2以學生需求為對象的民生檔案

一是學生個人檔案需求。這是一種“客觀”需求，大學生在踏入社會參加工作時都需要畢業生檔案，與其今后的事業、生活息息相關。通常是由學校的檔案機構或是學工處來進行統一收集整理，包括高考錄取相關信息、學生登記表、體檢表、成績單、畢業生登記表等，學生畢業后根據學生就業情況統一寄送，檔案歸屬、材料是否齊全、寄送是否及時都影響學生的個人前途及相關利益。

二是學生學歷證明需求。如學生在畢業后丟失了畢業證書，需要證明其學歷學位時，只有發揮學籍檔案的憑證作用來補辦學歷證明書、畢業證明書；學生畢業后繼續深造，尤其是去國外深造時，有時需要學校提供一些所學過專業課程的材料，如教學類檔案里的成績單、專業人才培養方案、教學計劃、實習手冊等；有些高職校前身的中專校畢業生報考職業資格考試時需提供入學信息、畢業驗印名冊等學籍材料。

三是學生聯絡感情的需求。學生在校學習期間，會產生入學照片、畢業照片及一些活動的照片檔案，老校友同學聚會時，經常會用這些照片制作相冊來引起大家的共鳴。

3高校民生檔案資源體系建設路徑

3.1高校民生檔案資源建設保障——建立相應管理制度

制定收集歸檔制度，夯實為師生服務的根基。結合實際利用情況認真研究高校民生檔案收集歸檔范圍和接收細則，確定接收內容與時間，明確歸檔責任人及相應責任。

制定利用反饋制度，完善民生檔案館藏。高校民生檔案利用具有規律性和階段性特點，有些檔案是師生長期需要使用，如學生成績單等，有些檔案是師生某階段需要使用，如房屋補貼材料。檔案機構要對利用的情況進行統計反饋，一般來說對于長期使用的檔案更注重質的改進，對于階段性使用的檔案注重量的積累。

3.2高校民生檔案資源收集歸檔——架構立體收集格局

高校民生檔案收集歸檔光靠一個部門是難以實現的，應各司其責，實施分層立體的收集格局。檔案機構職責偏重于研究和指導監督，可將進館民生檔案進行登記，不斷根據實情研究確定收集范圍，指導監督各單位民生檔案的進館情況，重點聯系人事、教務、學工、財務等相關部門做好收集工作；相關部門應側重基礎材料的平時累積、整理，收集齊全后按移交要求進行移交，并對民生檔案的準確性要始終保持高度責任感。

此外需要注意的是，根據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局第8號令），涉及個人權益的檔案必須永久保存。檔案機構對于不屬于歸檔范圍但有一定價值的有關民生的材料整理也要加以正確的指導。

3.3高校民生檔案資源邏輯整合——建立數據庫

高校民生檔案量多且分散在各類業務檔案里，要打亂原分類方案對其進行實體的組卷歸檔是不可能做到的，即物理式整合不能實現。隨著電子信息時代的到來，計算機管理檔案已普及，在計算機上建立主題式的數據庫是檔案利用的一個好方法，即實現邏輯整合。其實質就是不改變實體分類現狀，只對涉及某主題的檔案制作相應目錄，便于檢索查找，逐步推進全文鏈接瀏覽。

高校民生檔案因為量大且涉及各類業務檔案，在建立數據庫時應注意兩點，一是注重數據庫構架的頂層設計，理想狀態下應該是教職工需求和學生需求兩大類，可根據本文表1中的內容進行再分類列目錄，確使目錄清晰且可操作；二是可分塊逐步推進，在框架設計好后把師生最需求的檔案目錄優先列出，如教師歷年受表彰目錄材料，繼而再逐步完善目錄和全文鏈接。

參考文獻

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