國家科技計劃項目檔案管理現(xiàn)狀分析及對策

[摘要]國家科技計劃項目檔案是科技檔案的一大重要分支，其中儲存著通過檔案管理工作對科技計劃項目的過程經驗所記錄下來的大量重要的科技信息資源，對于國家科技研究項目來講具有重要意義。因此，相關工作管理部門應該深化對國家科技計劃項目檔案的理解，加強檔案管理工作，將其視為促進科技計劃項目檔案開發(fā)的必要條件，從而提高重視度，針對管理現(xiàn)狀，及時研究有效的管理對策，并且采取相應的改進措施。本文先是從國家科技計劃項目檔案的概念和特征切入，再深入分析國家科技計劃項目檔案的管理現(xiàn)狀，最后研究并提出相關管理對策。

[關鍵詞]科技計劃項目；檔案管理；現(xiàn)狀分析；對策研究

[DOI] 10.13939/j.cnki.zgsc.2015.03.74

隨著科技水平不斷提高，我國逐漸進入建設創(chuàng)新型國家階段，科技計劃項目也成為科學研究和技術開發(fā)活動的載體，有效促進科學技術的進步和社會經濟的發(fā)展。其中，科技計劃項目檔案作為項目管理的重要參考依據，完整客觀地記錄了科學計劃項目實施的整個過程。因此，如何開展對國家科技計劃項目檔案的管理工作，成為國家科技發(fā)展領域最為關注的話題。

1 國家科技計劃項目檔案的簡介

1.1 國家科技計劃項目檔案的相關概念

國家科技計劃項目檔案是指列入國家科技計劃并以中央財政撥款為主的科技項目在立項、實施、結題驗收或成果轉化全過程中形成的、應該歸檔保存的各種類型和載體的文件。

1.2 國家科技計劃項目檔案的特點

1.2.1 國家科技計劃項目的重要參考依據

根據相關定義可知，科技計劃項目檔案是由科技計劃項目的整個執(zhí)行過程中產生的，是對整個科學計劃項目執(zhí)行過程的完整記錄，也是一切有關項目的信息來源。科技計劃項目在執(zhí)行過程中，需要科技計劃檔案來提供準確、清晰的參考信息，有助于科技計劃項目順利完成管理、監(jiān)測、執(zhí)行等任務。

1.2.2 科學技術創(chuàng)新的基礎

科技計劃項目檔案作為科技計劃項目的參考依據，承載著大量科學技術計劃項目中技術研究者研究開發(fā)出的科學技術和研究經驗等寶貴科技信息資源。而科技創(chuàng)新是一種基于原本科技水平的向上突破，所以說科技計劃項目檔案為科技研究人員提供大量他們所需科技信息資源，為科技創(chuàng)新提供源源不斷的動力，成為科學技術創(chuàng)新的基礎。

1.2.3 科技進步的永久性價值

國家科技計劃項目檔案簡單的來講就是國家所擁有的具有知識產權的科技資產，承載了大量核心技術內容，從另一層面上來看還是國家科學技術發(fā)展的歷史記錄，保存著對國家科技進步的永久性價值。

2 國家科技計劃項目檔案管理現(xiàn)狀

2.1 關于管理體系

由于我國在對科技計劃項目檔案管理方面還處于發(fā)展階段，因此尚未確立一個專門的管理體系，主要是對科技計劃體系結構的參考。具體表現(xiàn)為一個“三個計劃+兩個建設”體系，其中“三個計劃”指的是“基礎研究計劃”、“高技術研究發(fā)展計劃（簡稱863計劃）”和“科技支撐計劃”；“兩個建設”指的是“研究開發(fā)條件建設”和“科技產業(yè)化環(huán)境建設”。以下是對各個計劃與建設的功能解釋：

（1）基礎研究計劃。其中包含了如自然科學基金、國家重點基礎研究發(fā)展計劃以及攀登計劃等分支計劃內容。主要由科技研究人員自由選擇研究問題，另外，開展重點基礎問題研究時要以國家目標為方向。

（2）高技術研究發(fā)展計劃。主要研究如何解決國家中長期發(fā)展和安全的前瞻性、戰(zhàn)略性高科技問題。

（3）科技支撐計劃。從經濟角度和社會角度兩大需求角度出發(fā)，以解決社會中公益性技術問題，促進產業(yè)技術升級為主要執(zhí)行方向，有效為產業(yè)結構調整、優(yōu)化生活質量以及社會可持續(xù)發(fā)展提供足夠的科技支撐。

（4）研究開發(fā)條件建設計劃。為國家重點實驗室、重大科學工程、國家工程中心等國家重點科學計劃提供能力和科技基礎工作方面的支持。

（5）科技產業(yè)化環(huán)境建設計劃。該建設計劃以開發(fā)科技型企業(yè)和環(huán)境建設為主，深化國家重點產業(yè)、科技興貿和科技型企業(yè)創(chuàng)新基金等工作，將發(fā)展重點偏向于科技中介機構建設，打造利于科技成果轉化和科技產業(yè)化發(fā)展的建設氛圍。

以上每種計劃都有專屬的檔案管理方法和檔案管理要求。例如高技術研究發(fā)展計劃中，其管理方法就分為分級管理和全過程管理，并且對不同的檔案管理方法都有不同的要求。

2.2 關于管理模式

目前，我國實行橫向分散的科技計劃項目檔案管理模式。其中，各類科技計劃項目取決于不同的管理部門或事業(yè)單位實施單獨或聯(lián)合歸口管理。例如高技術研究發(fā)展計劃分別將管理任務分給科技部系統(tǒng)的三個單位；在歸口管理單位設立負責檔案收集管理的工作崗位。

2.3 檔案管理工作中現(xiàn)存的問題

目前，我國科技計劃項目檔案管理受到項目規(guī)模、性質、內容、經費等因素的影響，普遍存在以下幾種主要問題：

第一，國家對科技計劃項目檔案管理的概念還不夠明確，對項目檔案來源的解釋尚不統(tǒng)一，同時還缺乏具有針對性的科技計劃項目檔案管理體系。所以在管理對象、理論研究和實踐等方面都存在較大爭議。

第二，檔案管理中的歸檔工作不力。科技計劃項目檔案的收集歸檔問題越來越突出，一大原因在于科技計劃項目承擔單位對項目檔案管理工作的重視程度不夠，缺少負責科技計劃項目檔案管理的專業(yè)工作人員。其次在于科技研究人員只注重科研的成敗，忽視對科技信息資源進行整理和歸納，導致檔案管理員無法將科研成果及時、完整地歸檔。

第三，科技計劃項目檔案管理模式落后。受管理體系不健全、對管理工作重視度不夠等原因，致使項目檔案管理工作局限于傳統(tǒng)模式下對科技計劃項目檔案的收集、整理與保管。對信息化管理意識薄弱，導致大量項目檔案資源沒有實現(xiàn)信息化，逐漸拉大了與時代發(fā)展水平的距離，嚴重減弱了項目檔案管理的發(fā)展勢頭。

3 國家科技計劃項目檔案管理對策

3.1 建立完整的科技計劃項目檔案管理體系

國家與政府應該建立適合科技計劃管理實際狀況的科技計劃項目檔案管理體系，從規(guī)范制度、組織結構和工作體系等方面深入加強管理體系的功能，將其融入科技計劃管理的各項任務中。

3.2 加強科技計劃項目檔案管理工作的系統(tǒng)性

需要針對項目承擔單位以及科研人員進行思想和技術上的培訓，使其明確自身在項目檔案管理工作中肩負的責任與義務，從而加強科研人員的歸檔意識，體現(xiàn)工作的系統(tǒng)性。同時，重點針對項目檔案管理工作人員進行培訓，需要項目承擔單位經常開辦對檔案管理人員的專業(yè)性培訓，使檔案管理部門逐漸成為一支具備高業(yè)務水平、檔案管理技術專業(yè)的管理人才隊伍。

3.3 加強科技計劃項目檔案管理工作的科學性

隨著世界逐漸深入信息化技術，尤其是計算機的廣泛使用。科技計劃項目檔案部門不再只提供紙質檔案，取而代之的是大量的電子文檔。使得檔案管理工作逐漸邁向信息化模式，極大加快了檔案管理工作效率。

總之，推進建設創(chuàng)新型社會，離不開科學技術的研究，而只有將科技計劃項目檔案管理工作做好，才能為建設提供充足的動力。深入分析我國科技計劃項目檔案管理工作的現(xiàn)狀，尋找出解決現(xiàn)存問題的有效對策，做好科技計劃項目檔案管理工作，為我國科技進步注入動力，促進國家發(fā)展。

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[作者簡介] 王麗麗，女，山東臨沂人，中級館員。研究方向：檔案創(chuàng)新管理機制。