事業單位電算化會計環境下的內部控制

孟霞

[摘要]隨著會計電算化的應用日益廣泛，對事業單位內部控制和管理工作提出了新的要求。文章基于此，對電算化會計環境下事業單位內部控制工作的變化和新環境下事業單位內部控制實施的策略進行研究和解讀，以期將事業單位的內部控制管理提高到新的水平。

[關鍵詞]事業單位；會計電算化；內部控制

[DOI]1013939/jcnkizgsc201536162

1引言

隨著市場經濟和科技信息水平的提高，會計電算化在日常工作中的應用更加廣泛，會計電算化技術的發展，推動了會計實務業務的高效性、及時性和準確性。然而技術的進步也相應給會計領域的計算機犯罪增加了可能，使企業和國家資產面臨風險。對于行政事業單位而言，會計電算化的推廣成為必然，因此，相關部門應該在此背景下，不斷加強內部控制，提高管理，防范會計風險，認真研究會計電算化對于內部控制的影響，從而在會計電算化的背景之下使得內控水平達到一個新的高度。

2事業單位會計電算化實施對內部控制的影響

21改變了內部控制的形式

在傳統的手工記賬中，相關的賬目和科目之間相互牽制，需要不斷核對來保證賬目的正確無誤，科目匯總表的試算平衡、總賬以及明細賬目的平行登記，通過賬賬核對、賬證核對、賬實核對來檢查記賬中的問題。而會計電算化的應用，大大提高了這一工作的效率，通過錄入正確的原始憑證即可保證無差錯的賬務處理。由此，傳統手工記賬中的平衡校驗、賬目核對、報表數據的確認等這些內部控制的方式在事業單位的會計電算化環境下失去必要性，以往由幾個部門負責的會計控制，通過電算化的應用可能改為一個部門甚至一個人來負責，并由會計人員和計算機共同完成。

22改變了內部控制的內容

傳統會計記賬每一筆經濟業務都需要經過多重手續和多次確認，經辦人的簽章、原始憑證上的記錄成為內部控制的依據和手段。然而，當會計電算化廣泛應用于事業單位中，各種單據、總賬、日記賬、報表等分別負責的部分將被取消，內部控制的內容變成對于電算化會計系統的控制：首先，對于本單位的會計電算化系統的組織和管理，包括信息的輸入、輸出和處理。其次，系統的安全管理，電算化系統作為計算機控制的信息系統，其系統開發和運作的安全成為內部控制的重要內容。

23改變了內部控制的方法

會計電算化無疑是傳統會計工作的重大飛躍，改變了會計工作以及內部控制的方式和方法。首先，會計電算化要求相關部門將資產保管、記錄以及執行各業務條線進行明晰的崗位分離。例如數據分析崗位，由于電算化將所有會計信息集成于統一的會計信息系統，這無疑給財務數據的統計和分析帶來了極大便利，但也提出了一定的挑戰，對于相關數據的掌握和分析，成為內部控制的重要一環。監督審查崗位，對于會計電算化工作的監督和審查給事業單位提出了新的要求，原因在于該內部審查的方法發生了質的改變，這不僅要確保工作人員錄入的信息準確無誤，更要嚴防工作人員利用計算機進行作弊和信息泄露。再如部門管理崗位，該崗位的工作人員要對會計軟件系統運行中各部門的配合進行協調和調整，從而保證系統的運行和內控制度的完善。

3事業單位會計電算化環境下的內部控制策略

31加強事業單位員工對于內部控制的認識

雖然國內外會計電算化的實踐證明計算機數據處理的錯誤基本不存在，但是凡與計算機系統相關的工作都有可能出現人為的差錯和舞弊現象，因此加強事業單位員工對于會計電算化環境下的內部控制的重視，不僅能夠保證電算化系統的有效利用和升級，也是保證國家財產不受損失的重要工作。目前電算化在事業單位中的應用非常廣，其對于傳統的會計數據處理和存儲都產生了巨大的影響，這在一定程度上改變了相關部門的工作方式和經營決策的程序，是會計理論和實踐的重要突破和發展，也對內部控制的管理效率起到了推動的作用。然而，傳統會計工作內部控制方法的改變可能造成電算化環境下忽略內部控制的重要性，這將給事業單位的管理造成極大的風險。由此，事業單位應加強全體員工對于新環境下內部控制的重視，加強日常操作管理，每一位員工應在權限內對系統進行操作，積極配合單位內控管理運行。

32加強事業單位會計電算化下的內部控制管理制度事業單位應保證會計核算管理的可執行性，對于實行會計電算化的單位來說，應當建立健全關于電算化系統操作和管理的內控制度，正如《行政事業單位內部控制規范（試行）》中提及，要建立資產信息管理系統，做好資產的統計、報告、分析工作，實現對資產的動態管理。首先，存檔時電算化管理員和部門主管必須嚴格管控存檔手續；其次，加強對磁盤和光盤的定期檢查，以防止介質的損壞和丟失，應對存儲數據進行備份管理，將相關的磁盤和光盤置于安全的環境中；再次，不得隨意外借和復制，對于有明確合理的理由將其外借的，應采用復制并外借備份的方式，并且對于外借人、外借內容、外借理由進行登記，原件返還時必須仔細檢查原件內容的安全性和完整性，如果出現問題及時向上級報告；最后，加強事業單位的內部控制，建立相互制約、相互牽制的內控管理制度，需要建立嚴格的崗位分離和權責分離制度，明確出納、核算、檔案管理等傳統崗位與軟件操作、電算化審核記賬、維護、數據分析等電算化系統崗位的職責權限，從而有效地發現工作中的錯誤和違法行為，保證事業單位內部控制制度的有效運行。

33建立健全事業單位電算化環境下的內部審計

內部審計一直是事業單位內部控制工作的重要部分，而人機交互的會計電算化工作，對內部審計提出了更高、更嚴的要求。具體來講，一方面，需要對會計信息記錄定期進行審計，檢查憑證的登記是否符合會計準則，電算化會計賬務處理是否規范，是否依照相關法律法規保存相關的原始憑證和附件等。另一方面，需要審核系統內的會計信息與實際憑證是否一致，檢查賬實相符情況，對于出現的差錯及時糾正和處理，保證會計信息的準確性、真實性和合法性。同時需要對會計信息系統的各個環節進行定期的審核，防止出現流程化的錯誤。事業單位的內部審計規范一旦建立，需要嚴格執行，建立與內部控制制度相協調的內部審計流程，并對相關工作建立激勵和懲罰的規章。例如，四平市財政局下發文件引導內控建設，制定了內控工作方案和內控工作基本指引的規章制度，同時聘請專家、會計師事務所等專業人士輔助內部審計工作，將工作成果與各部門各單位會計人員評先選優掛鉤，使得單位的內控管理水平不斷提高。

34建立事業單位會計電算化系統的安全控制制度事業單位實施會計電算化是其利用現代計算機技術提高工作效率和管理效率的重要舉措，能夠使得工作人員大大減輕復雜煩瑣的計算和核對，同時更有利于對數據的統計和分析。然而，這對計算機處理系統和儲存系統的安全性提出了更高的要求，如何保證系統的正常運行，如何保證系統出現問題時的有效維護成為事業單位面臨的重要問題。其中，在軟件方面，應建立計算機系統的定期查殺病毒制度，財務會計人員工作的專用計算機不能隨意訪問網站或連接外來存儲設備，防止計算機病毒的入侵；對計算機可能出現的故障定期排查，防止出現意外的系統問題給工作帶來極大的不便，并對檢查工作進行相關記錄。在硬件維護方面，要定期對計算機硬件和相關端口的連接、室內的衛生和線路安全進行檢查，防止由于硬件問題造成系統運行的突然中斷，通過定期和不定期的維護，將安全問題防患于未然。與此同時，財務會計軟件的開發和使用過程中，應對操作和使用的記錄進行分析和設置，不斷進行系統升級和補丁的修復，保證網絡安全和會計信息的保密性和完整性，對于核心的數據可以采用一定的數據加密和網絡控制等技術，為安全控制制度提供有力保證。

總之，在會計電算化廣泛推廣的今天，事業單位的內部控制需要從意識到實踐多方面加強，從制度、安全和內部審計等多方面努力，才能適應信息科技的發展不斷提高工作效率。

參考文獻：

[1]張慧娟淺析事業單位電算化會計系統的內部控制管理[J].信息系統工程，2013（6）.

[2]楊利霞論電算化會計環境下的內部控制[J].商場現代化，2015（8）.