基于事業單位的人事檔案收集問題探究

曹煒煒

[摘要]人事檔案收集工作是人事檔案管理工作的起點和重點，是整個人事檔案管理工作的一個重要環節。然而，目前人事檔案收集工作中存在檔案意識淡薄等諸多問題，而這些問題的存在直接影響到日常人事檔案管理工作的質量。文章指出了事業單位人事檔案收集過程中遇到的常見問題，分析了其原因，并進一步結合日常工作實際提出如何解決這些問題，進而做好人事檔案收集工作，更好地為干部選拔、任用提供服務。

[關鍵詞]事業單位；人事檔案收集；檔案意識

[DOI]1013939/jcnkizgsc201537210

1引言

隨著我國人事制度改革的不斷深入，事業單位的人事檔案管理問題已成為不容忽視的重要課題。而人事檔案的收集工作是人事檔案管理工作中的關鍵環節，不僅對人事檔案工作的進程有著重大影響，而且人事檔案收集工作的質量直接關系到單位集體及廣大職工的個人利益。網絡信息時代，隨著社會經濟的發展，很多新情況、新問題不斷涌現，加之歷史原因等各種因素的影響，人事檔案收集過程中普遍存在檔案意識淡薄、檔案材料缺漏等問題，這些問題給整個人事檔案管理工作帶來了一定的負面影響。因此，我們必須以科學發展觀為指導，更新檔案收集理念，正視當前存在的各種問題，探究目前人事檔案收集中存在的問題，并積極探尋出對癥的“藥方”。

2人事檔案收集工作中存在的問題

21檔案意識淡漠

檔案，對大家而言并不是一個陌生的概念，可是，至今很多單位仍普遍存在檔案意識淡漠、對干部人事檔案不夠重視等現象，具體表現為：對檔案工作的意義和價值認識不夠，不明確檔案的歸檔范圍和歸檔要求，不懂得人事檔案是組織了解和選拔任用干部的重要來源。如，有的人不知道要把形成的諸如入學、結業、畢業生登記表等材料及時地交到人事檔案管理部門存檔，長時間存放在個人身邊，久而久之，造成人事檔案材料遺失或破損現象，影響了檔案的準確性和完整性。實際生活中不乏這樣的例子：有的人竟然不知道自己的檔案在哪，直到用到的時候才想到檔案這回事，可是當想起來的時候，已經時隔多年，很多檔案材料是無法彌補的。

22材料缺漏嚴重

近年來，人員的流動性越來越大，很多單位的新進人員（包括新考錄的事業單位人員、公務員）中不乏高學歷、高職稱。但在人事檔案的整理過程中，經常會發現：這些人當中大部分檔案材料不完整，缺漏現象嚴重，有的是缺入黨（團）材料，有的缺年度考核表、工資變動表等。究其原因，主要有以下幾個方面：①由于近幾年機構編制和用人制度的改革，各單位檔案管理人員不穩定，管理檔案的人員變動頻繁，缺乏工作交接，致使新來的人對檔案業務一知半解甚至全然不知，造成人事檔案材料缺漏嚴重。②大部分從事檔案收集工作的人員沒有經過正規的檔案管理教育與培訓，對人事檔案收集的要求并不明確，導致檔案材料的收集混亂。③有的檔案材料形成單位諸如職稱審批機關等部門，沒能將存檔材料及時移送管檔部門歸檔，更有甚者自認為應由本單位保管；還有的單位甚至對收集的材料不能及時整理，致使檔案材料多年未歸檔，內容空泛。另外，由于很多單位平時不注重對檔案材料的收集、整理，也成為影響檔案材料完整性的瓶頸因素。

23管理人員專業性不強，業務不熟

很多單位無專職人事檔案工作人員，從事檔案管理的工作人員大多是兼職的，而且存在人員不穩定的現象。由于他們平時工作繁忙，很多其他事務性工作占據了大部分時間，造成了這些人員的業務專業性不強，致使他們對檔案工作缺乏主動性，明顯存在“坐等別人送什么我收什么”的現象。同時，這些檔案管理人員很少有時間參加專業知識的學習，以致業務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務缺乏了解，造成一些人事檔案材料填寫不夠規范，存在不該進而進檔、該進而不進檔，裝訂順序比較混亂等問題，嚴重影響了人事檔案的利用效果，使檔案失去了反映客觀情況的價值，給干部提拔、任用等帶來諸多困難。

除上述問題外，收集歸檔制度不健全，執行不嚴格，收集歸檔工作不及時，收集歸檔材料不全面、不準確等問題也是當前人事檔案收集過程中普遍存在的問題。這些問題的存在，不僅使人事檔案不能準確反映一個人的真實情況，而且嚴重影響了人事檔案的社會價值、經濟價值和服務社會的作用的發揮。

3加強人事檔案收集工作的對策

為充分發揮人事檔案的作用，保證檔案材料的齊全、完整、準確，針對當前收集檔案材料存在的問題，應著力做好以下幾個方面的工作。

31加大宣傳力度，增強檔案意識

針對目前檔案意識淡薄的現狀，我們必須進一步加大檔案宣傳力度，并注意探索檔案宣傳的方式方法，力爭把檔案理念的宣傳貫穿到平時的檔案工作之中，做到工作與宣傳同步。具體而言，我們可采取一些喜聞樂見的方式進行宣傳，通過把與大家切身利益相關的檔案知識送到他們手中，使他們在無形中樹立正確的“檔案理念”。同時，在平時的檔案管理工作中，隨時隨地以大家容易接受的方式向他們灌輸檔案知識，讓他們在潛移默化中知道檔案在日常工作、生活中的重要作用，了解檔案的重要價值，讓“檔案”成為大家頭腦中的常識性概念，使“檔案工作”成為大家的共同職責。

32加強收集力度，確保檔案完整性

為防止檔案材料缺漏，檔案管理人員應加強收集力度，收集材料時要逐份進行登記，并在日常的檔案材料收集過程中，做到平時收集與定期收集相結合，積極搭建人事檔案材料收集網，切實把收集工作做細、做實，保證歸檔材料齊全完整。同時，在平時的人事檔案管理過程中，要注意查缺補漏。如，檔案管理人員在收到新轉入的人員檔案時，要認真清理、核實檔案材料，及時發現有無缺漏材料，發現問題，馬上與當事人取得聯系，從而及時補充完善當事人的檔案材料。同時，各檔案材料的形成部門也要建立完善相關的檔案收集制度，并將形成的檔案材料主動及時地送交人事檔案主管部門，而且要對檔案中缺少的材料給予協助收集補充。當然，人事檔案管理部門應對相關部門和人員的收集工作加強監督指導，督促各單位及時送交入檔材料，并檢查入檔材料的質量，保證歸檔材料齊全完整。

33加強管理，提高檔案管理人員的業務素質

管檔人員的素質直接影響到檔案收集工作的質量，檔案管理部門要積極探索主動服務、快捷服務的新方法，要切實加強對檔案管理人員的管理和專業化培訓等工作，從而大力提高他們的專業素質，為他們服務水平的整體提高提供保證。具體而言，可通過定期對他們進行有關檔案知識的培訓，加強他們的計算機應用能力及人事檔案管理系統軟件的技能，使檔案管理人員成為既懂專業知識，又可以適應當今信息化要求的合格檔案管理人才。同時，可以在各級部門、各基層單位建立兼職檔案員制度，并派專人擔任檔案員，保持人員的穩定。與此同時，檔案收集人員必須要樹立高度的工作責任感和歷史使命感，充分調動和發揮工作的積極性和主動性，善于在人事檔案的收集工作中分析問題，尋找規律，并能靈活運用各種收集方法，全力做好人事檔案的收集工作。一方面，人事檔案管理部門應改變工作方式，變被動接收材料為主動催交與被動接收相結合。另一方面，相關單位及檔案工作人員應將人事檔案的收集水平提高到一個新的高度，變被動為主動，只有主動出擊，才能把收集工作做得更細、更好。

4結論

人事檔案管理部門及所有管檔人員應該樹立正確的“檔案觀”，在檔案收集工作中融入以人為本、全面、協調、可持續發展的理念，進一步完善我國的人事檔案管理機制，積極構建覆蓋范圍廣、全面立體的人事檔案收集網絡，努力實現人事檔案收集工作的科學化，使之能夠更符合經濟、社會發展的需要，更好地服務于干部選拔和任用等檔案利用領域。