論如何加強事業檔案管理信息化建設

劉冬梅

[摘要]文章從事業檔案管理信息化的重要意義出發，針對事業檔案管理信息化所面臨的挑戰，提出加強事業檔案管理信息化的有效措施。

[關鍵詞]事業檔案；管理；信息化；作用；挑戰；措施

引言

隨著科學技術的不斷發展，信息產業化的不斷進步，事業檔案要想實現很好的管理必須做到與時俱進，在檔案管理上實現信息化建設。目前，在檔案管理的信息化建設上已經取得了一定程度的發展，但是仍然存在諸多問題，在全球范圍內，產業信息化已經成為一種發展的趨勢，事業要想在激烈的市場競爭中占有一席之地，保證事業能夠健康穩定的發展，就必須要緊跟時代的發展潮流，實現事業檔案管理上的信息化，在對公司事業內部的各種檔案運用先進的科學技術如信息存儲和數據庫技術等進行整理和分析，通過網絡信息平臺對事業信息實現傳遞，通過這樣的方式提高事業整體的工作效率，從而實現事業經濟效益的提高，更好的為社會服務。

一、事業檔案管理信息化建設的重要作用

檔案管理在事業的生產經營中是一個重要的環節，良好的事業檔案管理能夠幫助事業實現良好的技術，信息資源的反應，同時借助檔案管理也能在一定程度上幫助事業更好的維護自己的合法的權益。近年來，隨著信息技術的不斷發展，信息化管理已經在各行各業得到了廣泛的應用和發展，并且取得了很好的成效，傳統的檔案管理方法已經不能滿足當前事業的需要，所以我們需要改善事業檔案管理的工作，而檔案的信息化管理就是很好的管理方法，一方面通過管理信息化能夠幫助公司從自我封閉的狀態中解救出來，縱向開放，一方面，檔案管理的信息化能夠很好的幫助公司實現轉型，從原來僅有的保管和利用檔案中信息資源向信息資源的采集和開發轉型，這樣更加的有利于信息資源的合理配置，充分的開發利用檔案中的有價值的信息，更好的讓檔案為公司服務為社會服務。

公司事業在一些重大的決策上必須要做到準確和及時，這樣就必須擁有足夠有價值的信息作為決策的依據，事業檔案中因為記錄了公司歷來的管理上的經驗以及失敗項目的原因等，這樣公司的重大決策可以依賴這些有價值的信息作為參考。在一定程度上有利于公司事業的重大決策的制定，同時在事業的文化上，檔案管理能夠把公司的各項活動記錄下來，這樣能夠實現公司事業文化的醞釀和積累，同時公司的一些重要信息通過信息化管理能方便員工的查閱，這樣大大的提高了員工的工作效率，這樣就會實現公司事業經濟效益的提高。

二、事業檔案信息化管理上所面臨的挑戰分析

（一）意識淡薄

事業檔案的信息化管理是一重要的環節，但是目前在很多事業的檔案管理中，高層領導人員不能認識到檔案信息化管理的積極作用，知識覺得檔案管理會投入很大的資金，不能給公司帶來效益，他們不能很好的站在公司長久發展的角度來正確對待事業檔案的信息化管理，公司對檔案管理信息化的投入資金嚴重不足，檔案信息化管理的設備缺乏，同時很多事業不重視事業檔案管理工作人員的培訓和錄用，導致這部分員工的整體實力不強，經驗缺乏，不能正確的處理和進行事業檔案的信息化管理。這樣就不能充分的發揮事業檔案信息化管理在促進公司發展中的積極作用。

（二）事業檔案信息系統的安全措施不到位

事業檔案的安全主要體現在兩個方面，第一方面是電子文件的安全；第二方面是電子檔案數據的安全。在實際的運行過程當中，因為各種客觀因素的存在，事業檔案的安全往往受到不同程度的影響，這會間接影響事業檔案信息化管理的進程。事業檔案的管理主要靠的是工作人員的操作，這就難免的會出現操作的問題，導致檔案信息安全系統受到破壞。事業檔案信息系統是一個半開放的系統，使用者在對其利用的過程中可能會對檔案信息系統造成破壞，比如使用者隨意的更改和刪除原檔案中的數據。

三、加強事業檔案管理信息化的有效措施分析

（一）轉變意識，做好事業檔案信息化管理的建設工作

公司的高層領導管理人員要清楚的認識到事業檔案信息化管理的重要作用，要知道事業檔案管理的信息化是時代發展的產物，是信息產業化對事業提出的新要求。事業要想更好的發展，不被市場所淘汰就要加強對事業檔案信息化管理的建設，提高事業檔案信息化管理的意識，更好的利用信息化平臺利用和開發事業檔案中對事業有價值的信息，更好的實現事業檔案的信息資源共享。高層管理和領導人員要進行定期的培訓，不斷的提高自己的事業檔案管理信息化意識，高層管理人員的這一意識將直接影響著事業檔案信息化管理的建設和發展。事業的高層人員要正確的意識到檔案信息化管理在促進事業發展和提高事業經濟效益中的積極作用，正確認識檔案信息化管理工作的艱巨性和重要性，積極倡導和鼓勵員工加強這方面的工作，同時要加大對檔案信息化管理的資金投入，配備和更新先進的電子設備，注重對檔案管理員工的學習培養，定期開展活動，不斷的提高員工的檔案信息化管理的意識。

（二）建立和健全檔案信息數據的采集制度

事業檔案的信息化管理工作要想做好，就要做到檔案信息資源采集的標準化和規范化。一方面，在標準化上事業檔案的信息要嚴格按照國家的相關規定做好著錄和標引工作。一方面，事業檔案的規范化上要按照國際質量認證體系的規范，對事業自身的檔案信息實行規范化管理，主要在電子文檔，計算機的管理和檢索等實行規范化管理。通過標準化和規范化的管理，保證公司事業檔案管理以后的良性發展方向。

事業的檔案信息化管理還要做好系統的安全工作，制定詳細的檔案信息安全系統問題措施。

（三）保證檔案信息的安全性和完整性

事業檔案信息具有價值的前提就是信息的安全性。主要表現在檔案信息化管理系統的硬件安全，軟件安全，還有信息傳播的安全。第一，事業要針對檔案管理的機房，軟件和硬件制定安全系統管理制度，通過安全制度的建立來保護計算機系統的安全。第二，在選擇檔案信息化管理系統時，要嚴格的按照標準進行，不能為了減少資金投入而降低選擇的標準；第三，信息化網絡的管理平臺要僅限于公司內部使用，并做好數據庫保密工作；第四，對事業檔案不同的信息資源實行等級保護制度。

結語

事業檔案的信息化管理工作時事業眾多工作中的一個重要部分，做好這一部分工作能夠實現公司經濟效益的提高，所以事業要重視事業檔案信息化管理，加大對事業檔案信息化管理的研究力度，充分的發揮檔案信息化管理在促進公司發展中的積極作用，實現公司健康穩定的發展。

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