事業單位檔案管理中電子檔案的運用

于麗燕

摘要：在科技發達的時代，電子檔案早已成為企業中各類信息的主要存儲形式，區別于傳統紙質檔案管理方式，電子檔案在記載與查找信息方面的優勢顯而易見，檔案管理人員全面掌握電子檔案的運用對于高效管理事業單位檔案有重要意義，本文對事業單位檔案管理中的電子檔案運用做了如下分析。

關鍵詞：電子檔案；檔案管理；運用

一、電子檔案的優勢與特質

（一）方便高效

首先，在建檔時，電子建檔比手動建檔需要更少的勞動力與勞動時間，使工作人員從枯燥乏味的工作中解脫并高效率完成工作。網絡系統也為電子檔案的歸檔管理和信息利用開通“綠色通道”，使歸檔質量和檢索速度得到提高。其次，利用計算機處理檔案管理工作，能夠將信息按件整理歸檔，告別以卷為單位整理檔案的方式。立卷時，通過隨機管檔，變集中立卷為隨機整理立卷，將過去集中的工作量進行拆分，提高立卷管理水平，使歸檔更加及時，減少錯誤的發生，檔案檢索利用的速度大大提高。

（二）可以快速完善檔案

無論是文件補充還是漏交的文件歸檔，相比于傳統以卷分類的管理方式，計算機管理按件存儲的方式，更利于檔案管理人員快速添加或刪減檔案。計算機檔案管理避免了傳統檔案拆開重新整理的繁瑣程序，只需要在計算機上更改檔案目錄即可，可行度高，輕松解決文件堆積的問題，既可以節約工作人員的時間，又可以滿足事業單位及時完善檔案的需求。

（三）保密性和快捷性

計算機管理檔案，可以查閱單份文件，查閱快捷。而傳統的檔案管理，利用者想要查閱文件必須整卷打開，文件利用率低并且其他文件容易被泄露，不利于文件的保密，尤其是絕密文件。

（四）電子檔案管理對檔案管理有著重要的意義

計算機管理檔案和傳統檔案管理相比較，在檔案的質量上有明顯不同。傳統紙質檔案，每個立卷人理解方式都不同，這一點直接導致檔案質量水平參差不齊，不便于日后對檔案的利用。傳統檔案歸檔需要大量人工操作，浪費很多時間，時間不合理分配使管理人員只能耗費大量時間歸檔，而編研工作停滯不前。電子檔案管理就不存在這樣的問題。電子檔案管理能幫助檔案管理人員高效高質量的完成工作，使檔案在利用時發揮更大的價值，讓檔案管理人員有時間去加強其他業務。

二、電子檔案在事業單位檔案管理中可能存在的問題

（一）電子檔案認識的局限性

目前很多檔案管理者對電子檔案的認識仍然只停留在表面，對電子檔案沒有統一的認識，進行電子檔案管理工作時還存在很多問題。

（二）檔案管理人員方面問題

檔案管理人員素質高低直接接影響到工作質量，因此事業單位檔案管理人員在思想水平和工作能力上都應盡力提高，管理人員在具備較高政治思想的同時還應該擁有微機理論知識和實際操作相結合的工作能力，展現出電子檔案管理的工作特點和優勢。目前，在很多事業單位中，頻繁的人員變動與較大的工作量，影響了檔案管理人員工作效率，電子檔案管理工作也因此不能長期穩定發展。

（三）電子檔案安全方面的問題

計算機網絡帶動了科技同時也給不法分子提拱了犯罪平臺，電子檔案管理依賴于計算機網絡系統，計算機網絡將檔案分類管理的形式雖然比紙質檔案管理更方便快捷，但是存在更大風險，在計算機將文件傳送或接收過程中，很容易被病毒侵入，病毒會截獲文件或更改文件信息。全國有很多關于電子檔案內信息被竊取的報道，這是使用電子檔案時需要引起重視和盡量避免的問題。

（四）檔案管理方面的不足

電子檔案的存放載體與紙質檔案的載體不同，檔案管理人員習慣于傳統的以紙為載體的紙質檔案，并能存放好紙張，而很多檔案管理員現在還不能完全適應電子檔案，對于U盤等電子檔案的載體不能充分認識，隨意對待這些存儲工具。

（五）電子檔案的保存與標準化進展問題

電子檔案雖簡單方便，但使用電子檔案的相關部門并沒有為大量電子檔案的存儲做好充分的準備，保障電子檔案長久安全完整的措施還有待提高。很多事業單位，根據單位需求隨意建立電子檔案，使電子檔案距離規范化和標準化的目標還有很遠。

三、事業單位的電子檔案管理問題解決方案

（一）加強檔案管理人員素養，合理改進工作方式

首先，檔案管理人員需要進行專業知識的培訓，更加全面掌握電子檔案的要領。其次，管理人員可以制作電子版和紙質版兩種內容相同的檔案，一起歸檔。

（二）改善管理方式，培養檔案管理人員

電子檔案管理決定了工作人員需要極高的工作素質和豐富的工作經驗。首先事業單位領導人需要合理控制工作人員的流動性，確保檔案管理工作有條不紊的進行。其次，檔案管理人員需要通過不斷的學習和實踐提高自己的工作能力，并且全面掌握與工作相關的技能，成為綜合型人才，并且能對電子檔案管理發展過程中出現的問題應對自如。

（三）健全保障機構，保證電子檔案的安全

首先，完善的規章制度是事業單位持久發展的根本。檔案管理部門也需要制度維持運轉，加強各部門電子檔之間的聯系與溝通，提高電子檔案的靈活性，便于檔案集中管理。其次，檔案管理人員需要采取一系列安全保障措施，比如在計算機上安裝殺毒軟件，防火墻等，防止信息泄露。最后，嚴格監控檔案的使用，對于絕密文件，要建立相應的跟蹤監控系統，防止重要文檔丟失或被竊取。

（四）加強電子檔案的管理

檔案管理人員需要完全掌握常用的電子檔案存儲載體的使用方法，如U盤，光盤等，加強電子檔案保護意識。

（五）改善管理環境，規范檔案管理

首先，事業單位應該以設備投入為主要方式，配合創新的思想。創建既符合本事業單位的檔案管理特點，又能高效的分類保存事業單位的電子檔案，加速檔案現代化標準化管理。其次，有關部門應該推出統一檔案管理軟件，規范電子檔案格式，使電子檔案使用起來更加方便，同時節約人力物力等各方面資源，提高工作效率。對于資金不足的事業單位，應盡力協助其全面發展。

四、結語

隨著科技不斷發展，電子檔案為人們帶來的便利也越來越多，雖然電子檔案目前存在的許多問題，但仍然值得推廣使用，解決電子檔案管理系統規范和統一的問題是一個緩慢的過程，需要有關部門和檔案管理人員的共同努力。完善后的電子檔案管理終將為事業單位創造更大的價值！

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