亡羊補牢，未為遲也

瞿晶

筆者2007年進入現在的這家房地產開發企業工作，2010年3月被安排到閔行的一個辦公樓建設項目當資料員。當時該項目的建設已經進行了一大半，之前的文件管理是由配套工程師兼的，這是我首次接觸基建檔案。為此當時我報讀了項目資料員培訓班，一邊通過培訓掌握理論知識，一邊從事基建檔案管理實踐。非常不巧的是，該項目總包單位的資料員也是一名新手，除了民防驗收時總包單位派人來幫忙之外，日常文件的收集及工程竣工檔案驗收的準備工作都是她一個人完成的。在整理甲方這套竣工檔案中，因項目總包單位資料員急赴公司安排的外地項目，沒有通知我們去確認她就直接裝訂好移交給我們了，因為趕時間，在確認了案卷總數后，我們當時心一軟也就收下了。事后在整理中發現不少問題，一是竣工圖編制不規范。二是過程性文件不完整，不能反映施工過程的全貌。三是案卷質量不高，細查起來，幾乎卷卷都有問題。

該項目結束后，我一直在反思，時常問自己這樣一個問題，自己通過培訓班學習已初步掌握了基建檔案管理的理論知識，但在實踐中為什么沒有達到預定效果呢？理論為什么沒能有效指導實踐呢？經過一番思考使我認識到，理論與實踐欲實現有機結合，必須要有相應的管理制度予以保障，管理制度是提升理論執行力的基礎，它對兩者的結合具有不可或缺的規范、導向和制約作用。該項目檔案管理中出現的種種問題，固然與我參與項目的時間較晚有關，但主要是在制定與執行管理制度上下功夫不夠。古人曰：亡羊補牢，未為遲也。為避免今后工作中再出現類似問題，經總結經驗教訓，我認為在基建項目建檔管理中強化下述管理制度是十分必要的。

一、先期下達建檔任務，把建檔工作列入招標合同。

在我從事的首個工程項目建檔管理中，總包單位在完成施工階段的竣工文件時，未經過驗收就草草裝訂向我方移交，由于事先對其缺乏有效約束，結果問題叢生。由此使我深刻認識到，在項目招標時，一定要把建檔工作列入招標合同，先期下達建檔任務，在與勘察、設計、施工、監理等單位簽訂合同時，對有關文件形成的數量、內容、質量、費用及其移交時間和違約責任等都要提出明確要求，其中尤其要對竣工圖的編制責任、質量要求和歸檔份數作出明確規定。為增強合同的嚴肅性，在違約責任這一條中，建設單位可以規定用工程款的百分之五作為編制竣工檔案的準備金，不提交準確完整的竣工檔案不予付款，以此來有效的控制、監督、檢查竣工檔案的質量。

二、加強監督管理，保證竣工圖的質量。

竣工圖的質量問題是項目建檔管理中的核心問題。在我從事的首個工程項目建檔管理中，總包單位移交的竣工圖就出現了很多問題。例如，除前述存在的問題外，另一突出的問題是幾套竣工圖之間更改不一致。經事后總結經驗教訓，我認為采取下列管理措施，可以在一定程度上避免這些問題的發生。

（一）竣工圖的編制應與工程節點同步

竣工圖如果集中在竣工驗收前突擊完成，一是時間比較緊迫，若出現更改幅面大于規定幅面，可能還需要設計院重新出圖，這樣就需要很長時間，甚至拖延了竣工驗收的進行；二是難以保證竣工圖的質量。為保證竣工圖編制的進度與質量要求，在招標合同中應要求施工單位、監理單位落實竣工圖責任人，監理單位應按節點進行管理，建設單位檔案管理部門也應按節點進行監督檢查。

（二）編制竣工圖之前必須匯總整理更改依據性文件

在整改首個工程項目竣工檔案中，我發現竣工圖中存在的相當一類問題，是因為沒有做好繪制前的基礎工作，從而導致后面問題叢生。建設單位應要求施工單位在編制竣工圖之前，必須做好相關更改文件材料的收集整理工作，建設單位應檢查更改依據性材料內容是否真實、準確，文件材料是否完整；每一更改條款是否標注有相應需更改的圖紙圖號；更改條款是否前后一致，如有矛盾，必須確定以哪一條為準，確定后取消重復的內容，并督促其作好更改依據性文件對照表。

（三）妥善存放蓋過審圖章的施工圖

工程項目竣工檔案編制技術規范規定，歸檔用的竣工圖必須是新藍圖，除此之外，城建檔案館要求必須是全新的蓋過審圖章的圖紙。審圖工作是在工程前期配套過程中進行的，離竣工驗收時間較久，為避免藍圖見光褪色，妥善保存已審圖紙很重要，宜采用黑色不透明塑膠袋避光存放。因蓋過審圖章的施工圖數量有限，若有更改可以先用鉛筆在施工圖上畫草稿，待檢查無誤后再正式繪制到新藍圖上。

（四）認真審核竣工圖的完整性與準確性

竣工圖是建筑工程竣工檔案的重要組成部分，是工程竣工驗收主要憑證性材料，也是日后工程維修、管理、改建、擴建的依據。因此，竣工圖的內容應完整、準確，務必做到“圖面清晰、手續齊全、圖物相符、準確可靠”。工程項目分包單位、施工總包單位、監理單位按合同切實做好竣工圖編制與審核工作的同時，項目建設單位亦應加強對竣工圖質量的監督管理，結合項目實際施工情況，對照更改依據性文件對照表，檢查更改通知單中每一更改條款是否均已更改到竣工圖上；相關竣工圖是否已更改到位，竣工圖更改與實物是否相符；竣工圖更改時采用的更改方法是否規范等。為保證竣工圖的質量，四套竣工圖應同時參與工程竣工驗收，且套間應相一致，每套簽署應完整。

三、及時溝通，督促相關單位按規定組卷

（一）組織培訓，明確歸檔范圍和要求

基建文件的形成是由參與建設的各單位共同完成的，為了使竣工檔案符合竣工驗收的要求，建設單位在工程開工后，應盡早組織建設單位、施工單位以及監理單位的有關檔案管理人員進行業務培訓。在歸檔范圍管理上可實行雙軌制管理，交城建檔案館的竣工檔案應按其規定進行，其余三套可按建設單位的要求進行，從而使相關單位在文件的收集中有據可循，從管理制度上確保文件完整和準確，為基建檔案的編制打好基礎。在整理前述項目檔案中，過程性文件曾發現有缺失的現象，究其原因，一是因為我是半路接手，一些文件早已去向不明，責任人也沒法明確；另一方面是我們沒有事先明確歸檔范圍，致使追究責任時沒有參照依據。

（二）加強溝通，檢查文件收集積累情況

建設單位檔案人員可按照工程節點進度，檢查施工單位文件的收集積累情況，對照歸檔范圍，檢查文件是否完整，內容是否準確，責任人簽字是否齊全。由于工程建設項目的不可逆性，許多工程文件內容的真實性只有在當時才可以知道，比如隱蔽工程驗收單等，發現問題，需要立刻解決，否則事后將無據可尋。

（三）確認無誤后再進行裝訂

各施工單位及監理單位在組卷裝訂前，需與建設單位或相關檔案職能部門相溝通，只有在確認了所有竣工文件符合歸檔范圍要求并且與建設單位銜接無誤后，方可進行裝訂。建設單位會根據前期文件的數量給施工單位一定順序的案卷編號，這樣才能避免我在上述項目建檔管理中出現的那些不必要的重復勞動，從而提高編制竣工檔案的效率。

從事首個房地產工程項目建檔管理工作，給我上了生動的一課，使我對基建檔案管理的理論與實踐有了更深的認識，其中不少經驗教訓將使我終生受益。事實上這些經驗教訓已經在我目前所從事的項目檔案管理中發揮了作用，一改以往被動局面，工作已大有起色。正如毛澤東同志所說：“人們要想得到工作的勝利即得到預想的結果，一定要使自己的思想合于客觀外界的規律性，如果不合，就會在實踐中失敗。人們經過失敗之后，也就從失敗取得教訓，改正自己的思想使之適合于外界的規律性，人們就能變失敗為勝利，所謂‘失敗者成功之母，‘吃一塹長一智，就是這個道理。”（《毛澤東選集》第一卷第284頁）由此是使我認識到，從發展的觀點看，亡羊補牢，真的不遲。