企業(yè)檔案工作創(chuàng)新之我見

曹春寧

企業(yè)檔案工作是一項基礎性工作，它貫穿于企業(yè)的各部門，集服務性、科學性和管理性為一體。為了更好地使企業(yè)檔案工作適就新時期的發(fā)展潮流，企業(yè)檔案工作者應該不斷地與時俱進，提高自身的素質(zhì)積極地探索和創(chuàng)新，找出新的管理方法，從而推進檔案資源集約化、信息化，使企業(yè)檔案的內(nèi)在價值實現(xiàn)最大化。

隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，市場經(jīng)濟體制逐步建立，企業(yè)檔案在經(jīng)濟建設以及各項社會事業(yè)中發(fā)揮的作用越來越大。企業(yè)檔案的工作者應該思考如何發(fā)揮自身獨特的優(yōu)勢的功能，為企業(yè)的發(fā)展提供助力。下面將從新時期企業(yè)檔案工作的管理模式、管理理念以及管理的方法等方面淺談企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新。

強化責任意識，為企業(yè)決策提供服務

對于一個企業(yè)來說，有關(guān)于企業(yè)各類檔案的文字、圖表、影象等均是市場經(jīng)濟條件下企業(yè)的一筆無形資產(chǎn)，它是企業(yè)重要的信息和動力之源，能夠為企業(yè)領(lǐng)導的決策提供歷史依據(jù)。現(xiàn)在的社會是一個經(jīng)濟飛速發(fā)展的社會，隨著國內(nèi)市場的國際化以及全球經(jīng)濟一體化的趨勢，企業(yè)應當重視檔案管理，企業(yè)檔案工作者要將開發(fā)利用檔案信息資源作為工作的重點。在對檔案信息進行整理、研究、提煉的過程中發(fā)現(xiàn)有深層開發(fā)價值的信息資源，并將其提供給企業(yè)的領(lǐng)導、管理者以及科技人員，便于他們從信息中獲得啟迪，拓寬企業(yè)發(fā)展的新思路，研發(fā)新的技術(shù)。企業(yè)檔案工作者要強化責任意識，重視資源和信息的挖掘，將檔案的死資料通過整理和精選而活起來，為領(lǐng)導決策提供依據(jù)，為科技人員研究新技術(shù)提供新想法。另外，為了引起領(lǐng)導以及各部門對檔案工作的重視并從中獲得支持，企業(yè)檔案工作者可以收集和整理資料，將其投入到為企業(yè)辦事、服務的大環(huán)境中去，如開展檔案展覽，編寫并頒發(fā)企業(yè)大事記，歷年的經(jīng)濟指標以及工程項目簡介等，為企業(yè)的重大禮儀活動以及領(lǐng)導現(xiàn)場辦公、視察工作提供攝影、接待等服務，這些有利于在公眾的平臺展現(xiàn)企業(yè)檔案工作的良好形象，引起企業(yè)的重視，形成收集資料檔案以及利用檔案資料的良性循環(huán) 。這些工作的完成都需要企業(yè)檔案工作者有較強的責任感以及前瞻意識，開展檔案信息的開發(fā)利用工作。

推進檔案信息化建設，為實現(xiàn)企業(yè)目標服務

企業(yè)的檔案是隨著企業(yè)的其它各項工作而存在的，它沒有獨立存在的條件，它在任何一個時期都只是輔助企業(yè)而存在的，不可能成為企業(yè)的第一緊要工作。隨著市場經(jīng)濟的建立，企業(yè)都在不斷地追逐經(jīng)濟效益，過去老一套的企業(yè)檔案管理已經(jīng)跟不上新形勢的要求。企業(yè)檔案工作要想跟上新時期的步伐就必需要邁出檔案住處數(shù)字化的一步，實現(xiàn)信息傳遞網(wǎng)絡化、檢索智能化。這一要求給企業(yè)檔案管理實踐帶來了巨大的創(chuàng)新機遇和空間。構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)成為了提高企業(yè)檔案管理水平的有效突破點。要想使企業(yè)檔案信息化建設工作順利開展要注意幾方面的問題。

首先是關(guān)注檔案工作在企業(yè)目標管理工作中的作用，宣傳企業(yè)檔案的獨特作用。檔案信息在實施企業(yè)目標管理中所能起到的作用是巨大的，它不僅有著參與、溝通以及借鑒之前經(jīng)驗的作用，而且還可以為企業(yè)提供分析和對比的資料。認識到企業(yè)檔案的獨特優(yōu)勢和作用，它不僅可以保證計劃目標與具體的操作方案以及實施的效果是一致的，還可以及時地發(fā)現(xiàn)三者之間的偏差，企業(yè)領(lǐng)導者可以及時調(diào)整資源配置以及相關(guān)行動，將管理活動導向正軌。另外，將檔案信息化工作引入企業(yè)領(lǐng)導的議事日程，引起領(lǐng)導的重視并獲得支持，企業(yè)檔案信息化建設的步伐會邁得更快。其次，企業(yè)檔案工作者加要強與文秘部門的聯(lián)系。文秘工作與企業(yè)檔案工作有著密切的聯(lián)系，從系統(tǒng)工程以及全面質(zhì)量管理來看，只有文秘工作的工作質(zhì)量有保證，檔案質(zhì)量才能有保證。目前，文件的形成、分發(fā)、歸檔以及分類、編目等一系列工作都納入了辦公自動化系統(tǒng)，因此文書處理與檔案管理就成了一個連續(xù)的過程。文書處理質(zhì)量的好壞會直接影響到檔案的整理。因此企業(yè)檔案工作部門要與文秘部門緊密聯(lián)系，對電子文件的形成、收集、鑒定、不早不晚以及歸檔包括歸檔之后形成電子檔案的管理開發(fā)要實現(xiàn)全過程管理，保證檔案管理工作的質(zhì)量。最后，要想使企業(yè)檔案工作有所創(chuàng)新和突破就要爭取企業(yè)領(lǐng)導對檔案工作的支持。為檔案人員提供學習和交流的機會，去認識和了解先進的檔案管理方式和管理理念。認識到檔案工作大有可為，增強檔案工作人員的責任感，借鑒先進的管理經(jīng)驗，提高自身企業(yè)檔案工作水平。

提高素質(zhì)，增強應變能力，提高服務的質(zhì)量

檔案管理有著特定的工作程序以及科學的管理方式，其有著自己的專業(yè)法規(guī)以及標準。如果企業(yè)的檔案工作人員沒有專業(yè)的素質(zhì)就不能很好在做好本職工作并在此基礎上進行檔案管理的創(chuàng)新。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，其在企業(yè)管理以及企業(yè)的商務活動中應用十分廣泛，電力建設項目文件在數(shù)量上急劇增加，技術(shù)手段也越發(fā)先進。傳統(tǒng)的辦公環(huán)境中檔案工作常用的工作手段以及方法受到了極大的挑戰(zhàn)和沖擊。現(xiàn)在公司業(yè)務記錄以及憑證的核心信息資源的文件和檔案都是傳統(tǒng)檔案工作所不熟悉的數(shù)碼形式，企業(yè)檔案要不斷地適應當下的社會，提高素質(zhì)，增強自身的應變能力以及創(chuàng)新能力，拿出更加行之有效的管理模式來對企業(yè)的檔案進行監(jiān)管。

樹立檔案保密理念，為企業(yè)安全服務

隨著檔案信息化建設的不斷推進，維護檔案安全也成為一大重要問題。新時期檔案安全的維護難度增大，任務也越來越重。在這個信息化的社會，電子檔案的出現(xiàn)有著快捷、使得以及實現(xiàn)資源共享等諸多優(yōu)點的同時對技術(shù)的依賴性也大大增強，這也就導致檔案管理工作更加的復雜。因此從建立制度、撰寫標準、落實技術(shù)措施等方面入手，加強對企業(yè)檔案的有效管理是迫在眉睫的。加強對電子文檔以及計算機信息管理，針對非法訪問、非法操作以及病毒分割等要采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求相關(guān)的防范對策。

企業(yè)的檔案對于一個企業(yè)來說是其歷史的見證，也是一個企業(yè)科技、文化以及知識的積淀，它在企業(yè)的發(fā)展中有著不可替代的作用。隨著信息化社會的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案工作面臨著機遇和挑戰(zhàn)，企業(yè)檔案工作者要緊跟時代步伐，積極創(chuàng)新投身到檔案管理實踐活動中，保障企業(yè)檔案資源的有效利用和安全維護。

（作者單位：黑龍江省電力有限公司牡丹江水力發(fā)電總廠）