淺析醫學科研經費管理信息化

王長通，李慧，郭啟勇，田忠

(中國醫科大學附屬盛京醫院，沈陽市110004)

近年來，隨著我國醫療整體水平的發展及醫院科研能力的提高，醫院獲得各渠道科研項目及科研經費逐年增多，科研成果不斷涌現，醫院正實現著由臨床型向科研型大醫院的轉變。與此同時，上級科研管理部門對項目申報、過程及結題管理越來越嚴格;對項目預期研究成果達標率要求越來越高;對科研經費預核算要求越來越精確;對各類經費支出合理性要求越來越精細化。因此，如何對科研經費進行科學有效的管理，實現科研經費的合理支出、高效利用，為課題的順利進行及成果最大化奠定一個良好的基礎，已經成為科研管理部門面臨的一個重大管理課題［1］。

醫院科研經費是指醫院科研人員獲得的，由政府、企事業單位或其他組織提供，用來完成項目合同任務書所規定的科研任務，以實現科學研究內容成果化的科研費用［2］?？蒲薪涃M是開展科學研究活動的物質基礎［3］?？蒲薪涃M管理是醫院科研管理中的重要組成部分，在醫院信息化水平整體推進的大趨勢下，改變傳統的管理方式，建立科研管理信息系統，實行醫院科研經費管理的信息化，已經成為提高高校及其附屬醫院科研管理水平的一個重要途徑和必然趨勢。

1 科研經費信息化管理的必要性

1.1 隨著醫院科研水平的進步，醫院取得的來自國家、省、市各渠道的各級各類科研項目不斷增加。以盛京醫院為例，2013年醫院獲各級各類科研項目資助181項，資助經費高達3889萬元。其中，獲國家自然科學基金資助43項，資助經費1812萬元;2009—2013年5年間，醫院共獲得各級各類科研項目773項，累計獲資助科研經費12 845萬元。同時為鼓勵醫院科研人員的積極性，盛京醫院特設“盛京自由研究者計劃”支持基金、院內資助課題計劃、優秀博士資助課題及醫療三新項目基金，對優秀的科研人員給予資助。

科研經費的來源及種類多樣化，不同類別項目預算科目不同，結題審計標準不同。傳統的報銷方式，科研管理部門只對經費支出項目核實，未跟蹤經費使用的合理性及使用效益;財務部門由于不熟知科研項目進展，只針對項目經費進行收入支出核算，同樣缺乏對經費的監督管理，科研項目信息在各管理部門之間未能做到及時、全面地共享，造成經費使用和管理的不協調［4－5］，這種情況已不能滿足督促課題順利進展、規范經費合理支出、保障課題順利結題及實現課題成果化良性循環的要求。

1.2 課題負責人對項目的進展與項目經費的重要性認識不足，將科研項目的中標、進展與結題成果化孤立對待。只片面地追求項目的中標率，而忽視了最為重要的項目進展和結題以及項目研究的成果轉化率，從而導致經費未按項目任務合同書的具體要求合理支出，嚴重者甚至在項目結題前期突擊使用科研經費。這種惡性循環現象的存在使得傳統的經費管理方式遇到現實管理瓶頸。

1.3 科研經費的信息化管理能滿足科研人員和科研管理人員對經費報銷進展程度和審核意見的實時動態跟蹤。報銷申請者自行網絡查看審核通過后，持經費卡到財務部門進行費用報銷一次性完成，這種新型經費管理方式在方便科研人員的同時也提高了科研管理部門的工作效率。

1.4 多維度監管機制在一定程度上保證了費用支出的合理性。體現在系統對經費支出項目依據經費管理辦法和任務合同書進行具體限定及管理部門對報銷申請逐級審核。

1.5 傳統的手工、半手工的科研管理模式，已經不適應目前科研管理工作的要求，連年增長的科研大數據要求醫院對科研經費實行信息化管理。信息化管理有利于簡化服務流程，實現資源的對接共享，易于從源頭和使用上對數據進行動態跟蹤管理，最終達到提高管理水平，提高科研決策的作用［6－7］。

2 科研經費信息化模塊的功能與流程

2.1 規范科研經費支出項目

嚴格按照國家及省、市科技三項經費使用規定，結合盛京醫院實際情況將報銷項目分為三大類:實驗相關費用、差旅費用、勞務費用。其中實驗相關費用包括:實驗動物費用、實驗耗材費用、實驗試劑藥品費用、小型儀器設備購置費用、測試化驗加工費用、查新檢索費用、翻譯費及潤色修(審)稿費用、檢查費用、打印復印裝訂費用、郵費、購書及相關資料費用。嚴格依據任務合同書及經費使用管理辦法限定經費支出項目是確保經費支出合理、利用高效的基礎。

2.2 為項目順利結題保駕護航

科研項目中標后，科研管理部門和財務部門嚴格按照項目任務合同書中的經費預算，將項目的總金額和經費支出科目預算金額分門別類錄入科研管理信息系統。該功能實現了由計算機系統對科研經費的分類管理，使科研經費實際支出滿足項目任務書的經費預算，改變了以往科研經費支出不分細項，未按任務書經費預算支出的現象。在經費支出時，如單項費用支出超出預算時，系統將提醒“余額不足”無法支出，但是該系統又具備預算金額微調的功能，既保證了科研經費使用的原則性，又具有一定的靈活性［6］。

2.3 為各部門之間經費的協調管理搭建橋梁

傳統的科研經費管理模式下，項目負責人負責編寫項目經費預算，科研管理部門依據經費預算審計經費實際支出科目，財務部門依據國家及醫院財務制度審核支出，項目的經費管理過程各環節缺乏溝通機制。科研經費管理信息系統實現各環節管理的可視化，為科研管理部門與財務審計部門、課題組之間的協調搭建橋梁。

2.4 使科研經費與科研項目相關聯

在科研經費管理平臺上，每一筆經費都是依托于具體的科研項目而存在的。科研人員和管理部門可以在信息平臺上直觀、具體地查詢到項目經費使用情況及余額，便于項目負責人依據具體的項目起止時間與進展程度合理安排經費支出。

2.5 科研經費報銷流程

(1)員工科研經費報銷流程實行三級審核:員工申請→科研與學科建設部審核一級審核→科研與學科建設部主任二級審核→主管院長三級審核(報銷金額達到院財務要求的情況)。

(2)研究生科研經費報銷實行四級審核:研究生申請→研究生導師一級審批→科研與學科建設部審核二級審核→科研與學科建設部主任三級審核→主管院長四級審核(報銷金額達到院財務要求的情況)。

2.6 科研經費的報銷申請和查詢界面

科研經費報銷申請界面見圖1，科研經費報銷查詢界面，見圖2。

圖1 科研經費的報銷申請界面

3 科研經費信息化管理的應用體會

3.1 系統模塊的更新重組

盛京醫院科研信息管理系統嵌在于以人力資源管理為縱軸的院內辦公自動化系統上?？蒲行畔⒐芾硐到y主要包括:科研信息管理、投稿介紹信管理、科研經費管理、研究生管理、學術任職管理5大模塊。模塊更新前只能實現經費余額的查詢，具體報銷費用的查詢獨立于另外一個財務系統之上。2011年醫院在對院科研人員進行大量的實際報銷需求調研的前提下，著手開發科研經費管理模塊。新的經費管理模塊優勢是:(1)能實現科研經費支出項目明細及經費余額的實時查詢;(2)能動態跟蹤經費報銷的審核動態;(3)科研經費金額與具體的科研項目內容相匹配，使得每筆經費的支出項目更加合理化;(4)項目的實際報銷支出情況可以溯源、統計、實時查詢;(5)科研人員通過真實可見的數據全面掌握個人科研項目費用支出的總體情況。

圖2 科研經費報銷查詢界面

3.2 結合科技三項支出經費，確立醫院科研費用支出類別

各渠道來源的各級各類科研項目的科技三項費用的支出類別均不相同，盛京醫院的實驗費用支出項目也因開展實驗項目的不同而異。因此，適用于醫院經費管理系統支持的項目支出類別目錄，對于醫院科研經費管理系統的建立及運轉至關重要。盛京醫院憑借多年管理經驗結合報銷實際情況，制定出原始的經費報銷申請單(見圖3)，并利用幾個月的時間不斷完善，最后將經費支出項目分為三大類:試驗相關費用、差旅費用和勞務費用，其中試驗相關費用包括試劑、藥品等實驗相關費用。具有特色的經費支出項目明細的建立，對醫院經費報銷模塊及其他經費管理模塊的推進具有巨大的基奠意義。利用信息化管理的平臺，在加強科研經費的監督管理的前提下，同樣有效促進科研經費管理的科學化、透明化［5］。

圖3 原始科研經費報銷審批單

3.3 增加了科研項目管理與經費管理之間的聯系

傳統的經費管理方式由于項目負責人、科研管理部門與財務部門之間網絡機制不健全，缺乏合理的溝通協調，科研立項后，某些項目負責人缺乏嚴格按照科技三項經費預算支出經費項目的意識，科研管理部門不跟蹤經費使用效益，財務部門只進行核算，從而使部分科研經費未發揮其應有的價值。科研經費信息化管理就是要培養科研人員合理支出科研經費的意識，加強科研經費使用過程中的監管力度，掌握經費的使用動態情況。在科研經費管理平臺上，每一筆經費都是依托于具體的科研項目而存在，便于項目負責人依據項目起止時間與進展程度合理安排經費支出。

3.4 提高了經費使用的效益

科研人員通過信息平臺可以隨時查詢項目經費使用和結余情況、科研管理部門依據任務合同書和經費管理辦法，通過系統規范了項目經費的支出范圍和比例，大大減少了項目負責人對經費使用的盲目性，促進科研經費管理的透明化、科學化，最大程度發揮了科研經費的使用效益和效率。

3.5 建立科研經費預警機制

科研經費預警機制是指按照國家、省、市科技主管部門對科研經費使用管理辦法要求，對受資助項目支出科目(包括研究經費、國際合作與交流經費、勞務費和管理費等)按照一定比例設限，經費使用只能在此范圍內開支，當超過此支出范圍時系統將自動結束其報銷操作。建立此預警機制的必要性在于科研管理人員難以掌握科研經費各預算科目使用情況，而勞務費與管理費一直是項目經費難于控制的部分。通過系統直接限定費用的支出，可以有效避免此項費用的超支問題。保障經費按項目預算支出，為課題順利結題奠定基礎［8］。

3.6 工作展望

科研經費的管理必須依托于科研項目，科研經費管理只是科研項目管理的一個組成部分。盛京醫院下一步將完善科研項目管理模塊建設，最終建成以項目管理為中心的經費管理。

［1］ 張斌，程立新，侯峰，等.內蒙古醫學院的科研管理信息系統的設計與實現［Z］.中華醫學會第12次全國醫學科學研究管理學學術年會，成都，2010.

［2］ 周增桓，袁凱瑜，趙醒村.實用醫學科研管理學教程［M］.廣州:高等教育出版社，2006:116.

［3］ 翁振群，李暉，陳湘川.醫院科研經費管理中存在的問題及對策［Z］.中華醫學會第十三次全國醫學科學研究管理學學術會議.海口，2012.

［4］ 劉彬.醫院科研經費管理存在的問題及對策［Z］.中華醫學會第12次全國醫學科學研究管理學學術年會，成都，2010.

［5］ 梁公文，王丹蕾，王兵，等.醫院科研經費精細化管理策略的探討［Z］.中華醫學會第12次全國醫學科學研究管理學學術年會，成都，2010.

［6］ 吳錦藝，張志堅，羅彩琴，等.綜合性醫院科研管理信息化建設探討［J］.福建醫科大學學報，2013，14(3):27 －30.

［7］ 顧國青.醫院科研經費管理的實踐［J］.衛生經濟研究，2013(6):45－46.

［8］ 李慶虹，李進，許文濤，等.基于工作流概念的科研經費信息化管理［J］.解放軍醫院管理雜志，2011，18(3):232 －233.