醫(yī)院檔案規(guī)范化管理初探

劉艷

摘 要：檔案管理工作作為醫(yī)療領(lǐng)域不可或缺的重要組成，伴隨著新醫(yī)改各項措施的推進而日顯重要，使得醫(yī)療單位在迎來機遇的同時也面臨著更多新的挑戰(zhàn)。與此同時，信息化技術(shù)的大面積普及，也為醫(yī)院檔案管理提供了強大的技術(shù)支撐。基于這一大環(huán)境下的傳統(tǒng)檔案管理效率顯然與發(fā)展脫節(jié)，亟待加強規(guī)范化管理以與時代相適應(yīng)，旨在更好地服務(wù)于醫(yī)院經(jīng)營管理，推動我國醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域日趨完善與長足發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院管理；醫(yī)院檔案；規(guī)范化管理；優(yōu)化途徑

醫(yī)院檔案載錄了醫(yī)院始建至發(fā)展歷程中的點點滴滴，而科學(xué)、規(guī)范化的檔案管理不僅能夠為醫(yī)院文件查閱與利用帶來極大便利，提高醫(yī)院的檔案管理水平，同時也為醫(yī)院未來發(fā)展提供了強大的資源支撐。

1 新時期醫(yī)院檔案規(guī)范化管理工作的意義

社會主義市場經(jīng)濟的深化帶動了國內(nèi)各領(lǐng)域、各行業(yè)的發(fā)展，同時也迎來了更多、更大的挑戰(zhàn)與沖擊，改革創(chuàng)新已呈必然之勢。作為與國計民生息息相關(guān)的醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域則更是如此。其中，醫(yī)院檔案管理工作又是醫(yī)院管理中至關(guān)重要的有機組成，故應(yīng)給予其足夠的關(guān)注，使之得以穩(wěn)定發(fā)展。

醫(yī)院檔案載錄著醫(yī)院發(fā)展的各個時期的印記，是醫(yī)院展現(xiàn)其歷史與案例的重要平臺，是解決新問題、應(yīng)對新挑戰(zhàn)的咨詢手冊，也是醫(yī)院制定未來發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的指南針。何以衡量一家醫(yī)院管理現(xiàn)代化水平的標(biāo)尺，便是視其檔案管理水平的高低。醫(yī)院檔案內(nèi)容包含了醫(yī)院上下、一線或后勤等一系列資料信息，如記錄醫(yī)院財政收入和支出的財務(wù)檔案；記錄醫(yī)院行政相關(guān)文書、印章的保存、管理，以及醫(yī)院行政工作登記備案的行政檔案；記錄醫(yī)院工作人員基本信息與人員流動情況的人事檔案；記錄相關(guān)病史與病歷研究資料的醫(yī)療檔案，等等。基于上述可知，每一份檔案都各有其收錄與管轄范圍，中心內(nèi)容已各不相同，但卻都與醫(yī)院發(fā)展與運作密不可分，必須予以高度重視，加強檔案的規(guī)范化管理，以期不斷提高醫(yī)院檔案管理的整體水平。

2 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作存在的常態(tài)問題

（一）醫(yī)院檔案利用率偏低。一方面受限于相關(guān)人員的檔案資料利用意識不強，對檔案的借閱沒有形成既定意識，或是認(rèn)為借閱檔案的流程較復(fù)雜，而不愿意查閱檔案；另一方面受制于檔案管理機構(gòu)的工作不夠到位，認(rèn)為檔案的保存工作優(yōu)先于檔案的利用，甚至只注重增創(chuàng)醫(yī)院經(jīng)濟效益，等等都造成檔案信息資源的開發(fā)力度欠缺，利用率偏低。因此，檔案規(guī)范化管理勢在必行，其目的就在于實現(xiàn)有效且高效的檔案利用率。

（二）乏于規(guī)范化檔案管理。檔案管理制度是檔案管理的依據(jù)，規(guī)范化管理是促進檔案管理的有效保障。但就目前大多醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀來看，很多醫(yī)院實行的檔案管理制度并未參照規(guī)范化、科學(xué)化的管理理念，對于如何管理醫(yī)院檔案，又或是如何應(yīng)對管理過程中已出現(xiàn)的失誤等阻礙，都沒有設(shè)定明確、清晰的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。例如，因缺乏制定規(guī)范化的檔案管理制度，導(dǎo)致部分醫(yī)院在檔案管理中長期存在分工不明確，遇到責(zé)任相互推諉的種種負(fù)面事件頻頻發(fā)生；同時，也正由于制度的不規(guī)范，使得部分檔案管理人員漠視管理工作的保密性，出現(xiàn)醫(yī)院機密檔案泄露的問題，給醫(yī)院形象造成了嚴(yán)重的負(fù)面影響。

（三）隊伍專業(yè)素養(yǎng)待強化。如今醫(yī)院檔案管理信息化的水平不斷提高，這既為檔案管理提供了先進的科技手段，也對檔案管理人員提出了新的要求。醫(yī)院在市場經(jīng)濟的調(diào)控和競爭之下，一直都將發(fā)展戰(zhàn)略重點投放在經(jīng)營上，對待檔案管理工作的態(tài)度可謂是一種可有可無的存在，由此對待檔案管理工作人員重視度不高，從而導(dǎo)致愿意投身檔案管理事業(yè)的人員逐年減少，即便在崗人員，也因長期缺乏專業(yè)培訓(xùn)而致使業(yè)務(wù)能力無法適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展進程。就如信息時代下，對于檔案信息化的建設(shè)不僅要求從業(yè)人員需要具備傳統(tǒng)檔案管理知識外，還需要熟練運用信息庫處理技術(shù)。然而，實踐中很多醫(yī)院檔案管理人員對信息技術(shù)的掌握度遠(yuǎn)不能滿足醫(yī)院電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與需求。

3 優(yōu)化醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的施行辦法

（一）更新檔案規(guī)范管理理念。此行不僅是提高醫(yī)院檔案管理水平的前提和基礎(chǔ)，還能夠使員工規(guī)范自身行為，維護醫(yī)院良好形象。對此，可開展座談會議、實例分析等活動來宣傳檔案管理工作的重要性，特別是醫(yī)院管理層應(yīng)以身作則，借以示范帶頭作用來端正醫(yī)院全體員工對檔案管理的認(rèn)知，同時，檔案管理人員自身也應(yīng)清晰認(rèn)識到本職工作的重要程度，藉以不斷強化專業(yè)技能，提高工作效率，樹立對本職工作的榮譽感和自豪感。

（二）強化全員管理業(yè)務(wù)素質(zhì)。專業(yè)水平的低下與之業(yè)務(wù)素質(zhì)的缺失，只會讓檔案管理工作散漫，無序可循。可見，檔案管理人員工作能力高低對于檔案管理水平的影響力之大。所以，對于在崗人員，應(yīng)定期開展專業(yè)技能培訓(xùn)，使其工作能力得到有效提升，并在實踐中得以有效運用。與此同時，還應(yīng)加大獎懲制度的實施力度，以激勵的形式來端正檔案管理人員工作態(tài)度，使其工作更加細(xì)致盡責(zé)，降低失誤、紕漏等風(fēng)險的出現(xiàn)機率。

（三）拓展檔案收編歸檔范圍。即不僅對于書面紙質(zhì)材料的收編歸檔，還要全面收集需要歸檔的音頻、視頻、圖表等信息化資料。在這一過程中，必須明確每一部門、每一崗位人員的工作職責(zé)，明確分工制度與相關(guān)人員的責(zé)任歸屬，確保每一環(huán)節(jié)的銜接有序。除此之外，對于檔案借閱的流程與制度亦應(yīng)加以完善，有如登記、審批、查閱、復(fù)印等各個細(xì)節(jié)都應(yīng)逐一載明，一方面可防止在借閱過程中檔案的受損或遺失，另一方面也可以在遇到問題時準(zhǔn)確追查，落實具體責(zé)任人。

（四）完善檔案管理規(guī)范制度。檔案規(guī)范化管理是醫(yī)院檔案管理工作開展的重中之重，所以對其管理制度的制定必須嚴(yán)格審視，參照實際情況與需求可能性，以及權(quán)衡各部門、各對象受眾的利益。比如，制度中必須對檔案管理工作的每一環(huán)節(jié)有明確的分工指引、具體工作細(xì)則、詳細(xì)的管理要求、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)莫剳痛胧⑼晟频膽?yīng)急預(yù)案等。此外，還應(yīng)對檔案的復(fù)印、備份以及保密等問題作嚴(yán)加規(guī)定，以提高檔案管理人員的警惕性，降低管理失誤風(fēng)險。

（五）推動檔案的信息化管理。身處信息化時代的每一行業(yè)都在積極推行信息化建設(shè)，由此，檔案信息化管理同樣也是醫(yī)院信息化建設(shè)的方向之一。信息化的檔案管理不僅使得檔案更便于相關(guān)人員的查閱與利用，同時亦有益于檔案資料的長久保存。有鑒于此，醫(yī)院應(yīng)吸取先進的管理經(jīng)驗，加大對檔案信息化管理的資金投入，根據(jù)醫(yī)院實際情況與經(jīng)濟實力合理適度地引入相關(guān)先進設(shè)備，對以往的紙質(zhì)檔案以電子文檔形式收編歸檔，同步設(shè)置電子檢索功能。但是，在全面推廣信息化管理的同時，須知道發(fā)達(dá)的信息技術(shù)也是利弊同在的，在享受信息技術(shù)為檔案管理帶來的便捷時，必須嚴(yán)防電子檔案遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊或惡意竊取等技術(shù)漏洞的出現(xiàn)。

4 結(jié)語

檔案管理水平是醫(yī)院綜合管理能力的重要方面，也是醫(yī)院綜合實力的重要體現(xiàn)。如今信息技術(shù)的發(fā)展為醫(yī)院檔案管理提供了新的可能和發(fā)展空間，同時也使醫(yī)院檔案管理面臨前所未有的挑戰(zhàn)，所以醫(yī)院管理層要抓住時機，不斷創(chuàng)新使之醫(yī)院檔案管理工作更為規(guī)范、更為高效。

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