實驗教學示范中心儀器管理信息系統的設計與實現

羊海棠, 彭采宇, 王園朝, 陳國建, 費婷虹, 宋艷江

(1. 杭州師范大學 材料與化學化工學院, 化學實驗教學示范中心, 浙江 杭州 310036；2. 杭州師范大學 錢江學院, 浙江 杭州 310036)

實驗教學示范中心儀器管理信息系統的設計與實現

羊海棠1, 彭采宇2, 王園朝1, 陳國建1, 費婷虹1, 宋艷江1

(1. 杭州師范大學 材料與化學化工學院, 化學實驗教學示范中心, 浙江 杭州 310036；2. 杭州師范大學 錢江學院, 浙江 杭州 310036)

梳理了儀器管理的信息流程,結合實驗中心網站建設,探索儀器管理的新方法。設計了適用于校院二級管理的理工科實驗教學示范中心的儀器管理信息系統,通過申購、計劃報批、招標采購、入庫、領用和庫存管理等多個模塊,實現對儀器自始至終的全程信息管理,使過程信息實時更新并相互反饋,達到對儀器精確、有效的管理。

儀器管理信息系統； 系統設計； 全程管理； 管理效率

1 實驗教學示范中心的儀器管理

在國家、省市有關部門的部署下,實驗教學示范中心的建設已成為高校建設的重要內容。實驗教學示范中心為學生提供了實踐平臺,有利于學生充分發揮自主性和能動性,培養科學研究能力和創新思維[1-6]。

實驗教學示范中心擁有大量的實驗儀器,一般將儀器分為高值大型精密儀器和通用教學儀器,如何管理好這眾多的實驗儀器成為實驗教學示范中心十分重要的工作。高水平的儀器管理信息是保證實驗教學的有序開展和提升實驗教學水平的重要基礎[1,6-7]。對于大型精密實驗儀器的監控和信息的管理,已有很好的管理辦法[8-10]；而對于通用實驗教學儀器,一些學校的管理則較弱,仍然由各實驗崗位自建儀器賬目,由管理部門進行匯總。這種管理方式雖能基本建立起實驗儀器的信息,但因為常規實驗教學儀器量大面廣,依然存在著下述缺點。

(1) 管理效率低,實驗員工作量大。教學儀器的管理是一項具體、細致而又復雜的工作[1],雖然當前實驗儀器的管理都會借助計算機進行,但主要是使用Excel等辦公軟件進行登記和統計,管理效率仍然不高,對每臺儀器的進出信息進行登記往往會力不從心。

(2) 易出現賬物不相符的情況。由于管理效率低、工作量大,容易出現賬物不相符的情況。另外,由于入庫儀器的登記信息往往來自申報表,容易出現儀器規格參數填寫不完全、與實際參數不符等情況。

(3) 缺乏信息反饋。各實驗崗位申報多種儀器后,在校院二級管理的多次審批中往往會對數量、參數等進行更改,而這種審批的信息卻無法及時、準確地反饋到對應的申報崗位。

(4) 沒有與儀器的采購計劃管理、招投標管理相關聯。招標過程中更改過的儀器參數無有效反饋,使實際購入的儀器無法滿足采購人的特殊需求,甚至于出現采購到位后尚不清楚該儀器是哪個崗位申報的情況。

(5) 儀器在使用過程中無法追溯到廠家、采購代理商的信息,不利于維修保障。

借鑒大型儀器的管理方式,搭建起通用教學儀器管理網絡信息化平臺,將成為實驗教學示范中心提升儀器管理效率的首選[2,7,11-12]。筆者認為應當遵循以下原則解決通用教學儀器管理信息化的問題:

(1) 儀器從計劃、采購到報廢的全程信息跟蹤[7]；

(2) 儀器申購和招標過程中的信息要有互動、有反饋；

(3) 能有效遵從校院二級管理的模式；

(4) 借助計算機和互聯網,實現信息公開和及時更新[11-12]。

杭州師范大學化學實驗教學示范中心對儀器管理信息系統進行綜合設計,結合實驗教學示范中心網站的建設,充分考慮當前校院二級管理的特點,構建了從儀器申購、計劃報批、儀器招標采購、儀器入庫和儀器管理的一體化綜合儀器管理信息系統。該系統可通過杭州師范大學材料與化學化工學院化學實驗中心網站進行訪問(網址:http://cyzx.hznu.edu.cn)。

2 儀器管理信息系統設計

筆者認為,實驗儀器管理信息系統涉及儀器的采購計劃、招投標采購、使用管理乃至儀器報廢的全過程,且存在明顯的互動過程,因此必須進行綜合設計、理順管理關系。本中心開發的儀器管理信息系統包含儀器申購、計劃報批、招標采購信息、入庫、領用和庫存管理等多個模塊,通過圖1所示的流程實現對儀器信息自始至終的全程管理,注重把握信息的多元化反饋和管理的多層次特性。

圖1 儀器管理信息流程示意圖

3 儀器管理信息系統功能設計與實現

3.1 儀器從計劃、采購到報廢的全程信息跟蹤

儀器管理信息系統通過申購管理、計劃報批、招標采購信息(見圖2)、入庫管理、領用管理、調撥管理、報廢管理和庫存管理等8個模塊,實現對儀器從采購計劃到報廢的全程管理。

在儀器的計劃和采購過程中,儀器信息是多元化并且是在變化的。

首先,該過程中包含了初始的調研信息、上報的審批清單(“導出”功能)、招標參數信息、中標信息、維修保養信息、保管人信息、領用信息、調撥信息、報廢信息及庫存信息(見圖3)等多元化的信息。

圖2 招標采購信息管理模塊

其次,各儀器信息會有一些變化。例如“調研信息”在實驗教學示范中心進行匯總審批后,信息會有所變化；“上報清單”在學校批復后也需進行刪增；“招標參數”會有一定的補充與更新；“采購參數”也有確認和修改的情況。因此,實驗教學示范中心的管理者依據各實驗崗位的調研信息對申購儀器進行批復,并可在直接修改儀器單價、數量等信息后通過,或者駁回到原申報崗位修改后重新提交。

圖3 庫存儀器管理模塊

3.2 儀器申購和招標信息應當有互動、有反饋

系統對不同的用戶進行身份認證,對于申購過程和招標采購過程實施全程跟蹤,提示相應的管理員對儀器信息進行更新,同時該信息會自動反饋到申購者處。申購者的申購信息可以實時顯示,一旦審核有了結果,系統就會實時反饋至各申購者,極大地提升了審批的透明度,從而避免在不同時期、通過不同經費渠道重復申購儀器的事情發生。又例如系統可輸出采購申請匯總表和審核通過匯總表,在匯總表中清晰標注出申購人信息(見圖4),可有效避免儀器到位后與崗位的脫節現象,做到有史可溯、有檔可查,并可作為各實驗崗位后續申購的審批依據。

圖4 采購申請界面

3.3 能有效加強校院的二級管理

實驗教學示范中心在依托于二級學院的同時,還隸屬于校實驗室與設備管理處管理。在儀器申購管理模塊中,根據資金計劃和統一布局,對各實驗崗位上報的采購信息進行批復匯總后,還需將匯總表上報學校實驗室與設備管理處進行審批。在此環節的實際工作中,儀器的有關信息很可能會發生多項變動,甚至儀器購置經費總額都會發生變化,而這種變化需要學院能在短時間內做出確認。這在以往的人工管理中存在較大的隨意性,有可能導致儀器到位后與原申購情況不相符。因此,在中心級的申購管理基礎上,再通過“計劃報批”模塊實現對校級管理過程中信息變化的跟蹤,實時更新相關信息。

具體實現校院二級管理的實施流程為:申購管理模塊匯總各實驗崗位的申報之后進行匯總,由實驗教學示范中心進行審核,根據中心庫存情況、經費狀況和申報者的申購依據進行教學儀器采購的篩選和刪、增,然后匯總并輸出到計劃報批模塊,形成上報學校的申購清單。如果學校審核后,擬采購儀器的種類和數量等信息發生變動,則由管理員在系統的計劃報批模塊進行更新,再將數據發送至招標采購模塊,由各實驗崗位提供經批復后儀器的招標參數,匯總提交。

3.4 借助互聯網實現信息的公開和更新

通過互聯網,不但可以監控教學儀器管理的整個流程,而且還可以對所有的儀器信息進行統計管理,對儀器使用過程中的調撥和借用進行跟蹤。可以在實驗教學示范中心的網站上設置“年度采購”功能,借助互聯網實現信息公開和及時更新,便于儀器管理及后續的申購。

儀器管理信息系統具有對儀器信息的搜索功能、統計功能和導出功能(見圖5),實現實驗儀器的信息化管理。例如可以進行特定儀器的搜索、對某一專業所對應儀器的輸出、對各類經費購入的儀器進行統計、對各年度儀器信息進行統計等。以我校材料與化學化工學院攀登工程專項經費購入儀器的信息為例,只需在儀器管理模塊中選擇相應的經費名稱進行檢索,即可得到和導出該專項經費購置儀器的信息,還可根據需要輸出報表(如圖5中的標引框所示)。

圖5 以攀登工程專項經費所購儀器信息導出示例

4 結束語

通過系統化設計,按清晰的管理思路建立了一體化、適用于實驗教學示范中心的儀器管理信息系統。該系統通過8個管理模塊實現對儀器從提出購置計劃、審批、采購直到報廢的全程管理。通過信息通道設計,實現儀器申購和招標過程中的信息互動反饋；通過審核機制的設計,有效遵從了校院的二級管理；借助計算機和互聯網,在網站上將上述管理系統與大型儀器平臺進行有效整合,實現了實驗教學示范中心對儀器的高效、開放與智能化管理。

References)

[1] 宋劉斌,肖忠良,曾世瀾.論地方高校實驗教學示范中心建設[J].實驗科學與技術,2013,11(3):116-118.

[2] 王佳,侯其考,孫歡.國家級實驗教學示范中心建設的探索與實踐[J].實驗室科學,2013,16(5):155-157.

[3] 李姝璇.三級實驗教學示范中心體系建設的應用與研究[J].實驗技術與管理,2013,30(6):96-98.

[4] 鄧克儉,陳棟華,伍明,等.基于化學實驗中心建設大學生創新創業基地的探索[J].大學化學,2013,28(2):22-24.

[5] 楊志強.強化實驗教學示范中心建設 促進創新人才培養[J].實驗室研究與探索,2013,32(12):130-132.

[6] 王森.實驗教學示范中心資源共享機制的研究與實踐[J].實驗技術與管理,2013,30(1):134-136.

[7] 王杰,劉曉鴻,馮璐,等.實驗教學示范中心建設實踐與體會[J].實驗技術與管理,2011,28(3):311-316.

[8] 盧斌,董書大.高校大精儀器信息管理系統的開發與應用[J].實驗室研究與探索,2013,32(12):247-250.

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[10] 彭紹春,張繼霞,史天貴.大型貴重儀器設備開放共享平臺的建設與管理[J].實驗技術與管理,2014,31(3):210-213.

[11] 王曉崗,朱仲良,張榮華.凝練“特色模塊”,建設化學實驗教學中心[J].實驗技術與管理,2011,28(7):119-121.

[12] 楊坪,石振明,唐益群,等.實驗教學示范中心網絡環境特色模塊建設與網絡化管理[J].教育教學論壇,2013(3):238-239.

Design of instruments management information system for experimental teaching demonstration center

Yang Haitang1, Peng Caiyu2, Wang Yuanchao1, Chen Guojian1, Fei Tinghong1, Song Yanjiang1

(1. College of Materials Chemistry and Chemical Engineering,Demonstration Center of Chemical Experimental Teaching, Hangzhou Normal University,Hangzhou 310036,China; 2.Qianjiang College,Hangzhou Normal University,Hangzhou 310036,China)

The present situation in the management of instruments information in teaching center of experiments was considered.The management process of instruments information was organized logically.The novel way for instruments management information was explored through proper design combined with the construction of the network Website of experiment center.An instruments information management system,which fits for the demonstration center of science and engineering experimental teaching that is co-managed by colleges and university,was designed by Hangzhou Normal University.This system consists of the following modules:applications flow,plans & decision,bid information,instructions confirmation,applying and receiving service,instruments inventory management,and so on.A global process management from “beginning” to “end” of all instruments was well-designed and well-supervised,aiming at maintaining and ensuring updated information for any instruments.The system would improve the accuracy,visibility and efficiency of instruments management for the science and engineering experiments.

instruments information management system; system design; global process management; management efficiency

2014- 12- 07

杭州師范大學“本科創一流”攀登工程項目

羊海棠(1980—),男,浙江磐安,博士,講師,主要研究方向為高分子復合材料結構與性能、實驗教學管理.

E-mail：yhaitang@126.com

G482

A

1002-4956(2015)7- 0148- 04