流程管理在高校設備購置管理中的應用研究

趙志強, 黃 松, 王 旭, 王 磊, 康建明, 吳 兵

(首都醫科大學 設備與實驗室管理處, 北京 100069)

流程管理在高校設備購置管理中的應用研究

趙志強, 黃 松, 王 旭, 王 磊, 康建明, 吳 兵

(首都醫科大學 設備與實驗室管理處, 北京 100069)

通過對學校設備購置管理工作進行認真梳理和分析,使用流程管理理論,對相關工作流程進行了優化,運用信息管理系統技術,構建運行高效的設備購置工作管理平臺,切實優化，完善了學校設備購置管理工作。

設備購置; 流程管理； 信息系統

高校儀器設備是高校教學、科研工作的重要支撐條件,是高校辦學水平評估的主要指標之一,也是高校國有資產的主要組成部分。加強高校儀器設備的管理,提高設備的利用率,充分發揮其使用效益,是保障高校教學、科研工作順利進行的重要條件[1]。

高校儀器設備的采購要經歷從設備計劃的立項申報、項目論證審批、招標采購、驗收以及使用等一系列的工作流程。隨著高校辦學規模的擴大,儀器設備的采購數量不斷增加,因而在設備的立項申報、論證、審批、采購、驗收等工作流程中有大量的數據需要處理,數據匯總非常困難,工作量巨大。人工處理這些信息,不但管理效率低,而且共享比較困難[2]。因此構建一個流程規范、管理先進、運行高效、數據共享、公開透明的儀器設備管理平臺已勢在必行。

1 流程管理

流程管理是對業務流程進行梳理、分析、完善和監控,通過對業務流程的不斷優化,有效地降低業務處理成本,提高業務處理效率,進而提升決策反應能力。其核心思想是持續地進行流程分析和改進,從而提高核心流程的工作效率,最終實現效益最大化[3]。

流程管理在高校物資設備購置管理中的應用,是一場管理思維的變革。流程管理不是取代以前的管理理論和管理方法,而是對以前的管理理論與管理方法予以修正和補充,以提升服務效率和服務水平。

2 流程管理的優化

規范化的流程是實施流程管理的基礎,在流程管理中,考慮到流程管理的實施難度和流程管理需要一個過程,一般需要選擇核心流程來予以規范和實施,然后根據實施的情況逐步將其他的業務活動予以流程化,最后所有的工作都進行流程化的管理。

高校儀器設備管理者只有結合高校自身的特點,準確把握流程管理的內涵,靈活運用流程管理思想,才能真正優化和改善高校物資設備購置工作流程[4]。通過對于首都醫科大學儀器設備購置工作的現有流程進行梳理和分析,細化規范了整個工作情況,對工作流程進行了優化,全部工作流程涉及到各學院申報教師、經費管理部門、設備管理部門、設備采購部門,財務部門等,并將其工作劃分為4個階段:申報審核階段、參數整理論證階段、執行采購程序階段、查詢與統計階段[5-6]。

(1) 申報審核階段。各單位根據需購設備進行申報,填寫設備購置申請表。由相關經費主管部門同意蓋章后報相應設備管理部門。

(2) 參數整理論證階段。由設備管理辦公室對所報的設備進行審核,確認項目的數量、名稱、金額、采購類別等相關信息,建立原始項目庫。包括財政批復的項目庫信息、項目統一打包編碼、項目執行動態表、最終項目執行后的還原表。充分利用數據功能,建立便捷查詢的信息庫,實時更新信息。由于各表格有統一的關鍵編碼,各表之間有一定的關聯度,非常方便工作信息及時溝通、查找信息、掌握工作進程等。儀器設備的使用單位按政府采購法規的要求提供完整的配置清單和技術參數等數據。

(3) 執行采購程序階段。高校執行釆購工作的主要方式就是采取協議供貨和招標采購,其中招標采購又是主要工作方式。通過校內組織招標的方式確定招標代理機構并與其簽訂委托代理協議,形成合作關系,委托其代理學校的政府采購招投標工作[5]。招標文件形成后,由招標代理機構聘請技術專家再次審核論證技術參數。在尊重用戶意見的同時,由專家嚴格把關,按照政府采購要求,對技術參數進行嚴格審核,排除不合理的技術參數要求以及帶有明顯傾向性的內容,調整詳細的參數等,用戶與專家現場交流，在充分理解的基礎上完成參數論證。對有疑問的問題,經過專家與用戶溝通后,使用戶進一步明確自己的客觀教學、科研使用需求,并繼續由用戶進行市場調研,對技術參數做出相應的修改。然后由招標代理機構執行招標程序。招標完成后,與中標廠商簽訂合同。設備到貨后,辦理驗收及入庫手續[7]。

(4) 查詢與統計階段。對于設備申報,要經常詢問自己的設備已經進行到哪個步驟；對于項目管理人員,需要知道經費落實情況；對于設備處管理人員,需要知道哪些設備已經到貨、哪些款項已經匯出，經費執行情況如何等[8]。

通過在流程管理上進一步的優化和完善,形成新的高校儀器設備購置工作的流程管理模式,使購置管理、工作質量、工作效率最優化[9]。優化后設備購置程序分類及工作流程分別見圖1和圖2。

圖1 優化后設備購置程序分類

圖2 設備購置工作流程圖

3 構建基于流程管理的設備購置管理平臺

工作流程雖然已經優化,但管理不能動態監控,需要依靠“人管人”戰術,督辦提醒費精力,工作進程易失控,工作中難以把握工作進度、完成情況、完成時間。把流程管理理念、方法與信息化技術結合起來,通過建立管理信息系統平臺,來準確且有效地進行流程管理[10]。該平臺對采購設備的申報、項目批復、采購執行和驗收結算等階段的工作進行綜合管理,實現所有工作任務可控、在控,高效運行[11]。

通過該管理平臺,各設備使用人員、項目負責人和職能部門相關人員都可以網上瀏覽或查詢采購信息,了解采購項目的執行狀態。統計分析功能可根據用戶權限的不同對數據庫相應數據進行查詢和統計,并生成統計報表。該管理平臺注重細節和實際應用,例如自動檢驗分包內中標金額總額與分包中標金額相等,否則顯示錯誤等細節。在每個模塊內部設計了針對性強的查詢功能,力圖對設備購置的各個環節進行高速有效的管理[12]。

管理平臺把儀器設備購置論證及審批、項目采購、協議采購、非政府采購、到貨驗收等業務流程的管理,形成包含動態數據在內的完整的設備采購技術檔案,完成設備管理部門內部信息共享,部門內部實現有效監督。可以進行實時工作信息查詢,有效溝通業務操作環節,形成完整的工作信息鏈條,有效地提高采購和管理工作效率,實現工作流程的規范化、程序化。通過對經費執行的全過程監控,實現公開、公正、透明；依托信息化管理手段,實現信息共享,落實服務效能。可以進行采購經費執行的全過程跟蹤、監督,實現項目負責人、采購執行人的信息共享、公開、透明,內控與外部監督并行,切實保證經費使用效益與安全。設備管理平臺功能流程見圖3。

圖3 設備購置管理平臺功能流程圖

4 結束語

通過對學校儀器設備購置管理工作流程梳理,利用流程管理理論分析目前工作流程與工作需求,對現有流程進行優化和規范,建立面向工作的流程化管理與服務體系。通過優化的工作流程和先進的信息技術手段,最大限度地節約人力和財力,加快采購速度,有效地提高采購效率和采購質量,構建了一個體現服務、突出效益、管理先進、運行高效、數據共享、公開透明的設備購置管理平臺。

將基于工作流程管理技術的管理信息系統應用到高校設備管理工作當中,可以規范和優化設備管理工作中的工作業務流程,實現流程的自動化,提高工作效率,同時對于提高資金、設備資產利用效率,具有非常重要的作用,符合高等教育發展新形勢的需要。

References)

[1] 朱玉紅,黃快林.運用系統思維理論指導高校物資采購工作的思考[J].當代教育理論與實踐,2012,4(8):45- 47.

[2] 荊明偉.經費使用與設備采購進程信息化管理的探索與實踐[J].實驗技術與管理,2013,30(3):102-105.

[3] 王喆.優化醫學院校資產配置的精細化管理方法[J].實驗技術與管理,2013，30(4):221-223.

[4] 陳靖,陳冬,龍躍.關于國庫集中支付背景下高校設備采購幾個問題的思考[J].實驗技術與管理,2012,29 (8):203:205.

[5] 李靜.當前高校后勤物資采購中存在的問題及對策建議[J].經濟師,2012(8):94-95.

[6] 田祎敏.基于PHP的職高設備采購管理系統的研究與實現[J].應用技術與研究,2012(4):45-46.

[7] 王喆,吳兵.高校政府采購預算管理的思考與實踐[J].實驗技術與管理,2011,28(4):186-188.

[8]徐國平,付玲.高校儀器設備采購管理信息系統的設計與實現[J].航海教育研究,2010(3):111-112.

[9] 林海旦,吳立群.高校政府采購流程規范化體系的研究與實現[J].實驗科學與技術,2011,9(3):167-169.

[10] 陳家勝.依托校園網絡實現高校設備采購信息化[J].中國教育信息化,2008(9):12-13.

[11] 王玉榮.流程管理[M].北京:機械工業出版社,2002.

[12] 陸會均,沈康.流程管理在醫院管理中應用的現狀及發展趨勢[J].中國衛生質量管理,2006,3(2):19-22.

Research on application of process management in equipment purchase management of colleges and universities

Zhao Zhiqiang, Hang Song, Wang Xu, Wang Lei, Kang Jianming, Wu Bing

(Department of Equipment and Laboratory Management,Capital Medical University,Beijing 100069, China)

This paper carefully combs and analyses the equipment purchase management in Capital Medical University.Working process is optimized by using the process management theory.An effective operation equipment purchase management platform is constructed through applying the technology of the information management system, which optimizes and improves the equipment purchase management in practice.

equipment purchase; process management； information system

2015- 01- 03

趙志強(1979—)，男，山西太原, 工學博士, 副研究員, 副處長, 從事設備與實驗室管理.

E-mail：zzqmr@ccmu.edu.cn

F253.2

A

1002-4956(2015)7- 0252- 04