試論檔案管理存在問題分析及如何進行規范化管理

劉巍巍

摘 要：隨著改革開放的不斷深化，計算機網絡的不斷發展，規范化管理檔案工作顯得尤其重要。規范化管理檔案工作不但可以提升一個企業的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，還可以發揮檔案管理工作的自身價值，為經濟發展和社會進步作出應有的貢獻。本文就當前檔案管理存在的問題進行分析，并提出規范化管理的措施，以供廣大同仁學習交流。

關鍵詞：檔案管理；問題；規范化管理

引言：要規范化管理好檔案工作，就必須立足于我國現代企業管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢。使檔案管理工作走上科學化、規范化和法制化的道路，為經濟建設和社會進步發揮更大作用。

1.檔案管理的重要性

1.1企業發展要充分認識到檔案管理工作的重要性。特別是在市場開放發展的經濟浪潮中，管好用好檔案，對加快企業建設起著重要作用。企業檔案工作是貫徹企業生產經營全過程的一項重要工作，檔案是真實的歷史，檔案是產權的身份證明，檔案是效益的媒介，檔案是職工的權利和尊嚴。檔案來自于社會企業發展，具體地說，就是社會在發展的過程中，在企業活動中產生出來的。

1.2檔案工作又是企業一項綜合性的基礎管理工作，也是企業信息工作的核心，是企業信息工作的主要組成部分。在企業各項活動中，如果忽視了檔案工作，則會影響到企業的生產、經營和管理，影響企業的經濟效益的提高，影響企業在市場經濟中的競爭力。

2.檔案管理工作存在的主要問題

2.1檔案管理制度不完善

檔案約束機制不健全，部分單位部門沒有把檔案業績列入崗位目標責任制考核管理，監督管理沒有力度。部分檔案法規、規章及規范性文件存在“老化”情況，已不適應檔案事業發展需要，亟需修改完善。隨著改革開放和市場經濟的深入發展，檔案工作“產業化”，檔案中介服務機構走進單位部門中，一些工作亟需的檔案法規、規章及規范性文件還沒有制定出來。

2.2部分單位對檔案管理重要性認識不強

部分單位人員對檔案法律、法規的認知度很小，不少人還不知道有《中華人民共和國檔案法》，不清楚檔案法明確規定的檔案部門的職責、任務。不懂得檔案管理利用的重要性，不知道檔案對社會、政治、經濟的重要作用，更不知道違反檔案法規所要承擔的責任，因此導致在實際工作中違犯檔案法的情況嚴重存在，如，不按規定歸檔，不按期移交檔案，導致檔案丟失、被盜、損壞的情況時有發生，影響了單位檔案的完整與安全，嚴重的會對單位各項事業造成不可彌補的損失。

2.3檔案管理隊伍不穩定

在不少單位部門，檔案工作缺少獎懲激勵機制，所以頻繁調整的現象較為普通，此外，檔案管理員掌握的專業知識較少，檔案人員身兼數職。

3.加強檔案規范化管理的具體措施

3.1領導重視，建立健全檔案管理制度

（1）高度重視，加強領導

企業領導要充分認識檔案工作對促進企業發展的重要作用，切實增強做好企業檔案工作的使命感和責任感，將檔案工作作為企業發展的一項重要工作來抓。一方面，思想上要高度重視，將檔案工作納入企業建設和發展規劃，定期召開檔案工作會議，對檔案工作進行監督檢查。另一方面，企業領導在日常工作中要經常對廣大職工強調這項工作的重要性，只有領導重視了，才能引起廣大職工的重視，檔案人員才好具體操作。

（2）建立體系，健全制度

建立科學的企業檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。企業在國家出臺的各項檔案管理法規基礎上，還可根據自身實際情況建立和健全檔案管理制度，進一步健全和完善檔案在收集、整理、保管、檢索和提供利用等方面的規章制度，使檔案管理工作進一步規范化、科學化。同時，還可落實領導責任制，建立檔案內部的考核制度，建立約束、激勵、監督機制等。

3.2加強學習，提升檔案管理服務意識

（1）加強學習，提高人員素質

檔案管理是一門專業性很強的工作，要求檔案工作人員既要有高度的工作責任感，又要有扎實的檔案管理的理論知識，還要掌握現代化科技手段和先進的管理方法，因此，企業檔案工作者必須加強學習，優化知識結構，提高綜合素質。檔案工作人員要拓寬視野，了解工作領域的發展動態，運用檔案學科新理論、新技術來指導工作，特別要注重計算機知識、信息文化的學習；企業也應有計劃地委派檔案管理人員參加有關部門舉辦的各種研討培訓活動，全面提升檔案工作者政治、業務和技術水平。

（2）轉變觀念，增強服務意識

檔案工作不僅是一項業務性工作，同時也是一項服務性工作，企業檔案管理人員應該擺脫傳統觀念的束縛，牢固樹立“為企業運行服務、為領導決策服務”的意識。企業檔案管理人員要了解當前企業管理的需求，結合檔案工作的服務性特點，改被動服務為主動服務，提高服務質量，為企業的發展當好助手、當好參謀，使企業檔案真正成為一種財富、一種效益。

3.3與時俱進，加快檔案管理信息化建設

（1）認識檔案信息化建設的重要性

信息化時代的到來，對企業檔案管理工作也產生了巨大的影響，這就要求企業把檔案信息化納入企業現代化建設的總體布局，推進企業檔案管理與企業信息化建設同步進行，制定相關的規章制度，深入研究檔案資源的開發利用，并引進信息化人才，行之有效的開展檔案管理信息化建設工作。

（2）加快檔案管理信息化建設步伐

企業要加快檔案信息化基礎設施建設，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，實現對電子文件、電子檔案的全程管理；推動企業檔案信息資源的數字化和數據庫建設；建立網絡服務系統，實現資源共享，從而進一步提高檔案管理現代化水平。

4.結束語

總之，實現檔案工作規范化，標準化的措施還有許多，這需要在以后的工作中不斷總結，通過實行標準化、規范化的工作，為檔案管理的現代化進程打下扎實的基礎。

參考文獻：

[1]樊盛英.淺談如何做好檔案規范化管理工作[J].學理論，2011（08）.

[2]于元元.知識管理對檔案工作的啟示[J].檔案學研究，2007（02）.

[3]薛梅.淺談我國檔案工作的服務定位[J].福建檔案，2007（11）.