淺議醫院檔案信息化管理

鐘燕萍

（廣東醫學院附屬醫院，廣東 湛江 524001）

醫院檔案是醫療信息和管理信息的重要存儲載體，存儲著大量醫療成果和技術資源。在當前迅猛發展的信息社會下，醫院檔案信息化和醫院檔案信息化建設已經成為檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然要求。

1 醫院檔案管理的現狀

隨著醫院信息化管理的建設與發展，以紙質為主要載體的檔案的傳統管理方式也在逐步改變，但由于對檔案信息化管理不夠重視、檔案管理標準化程度較低、檔案管理軟件系統開發相對落后、檔案信息管理人員的素質偏低等種種原因，醫院檔案管理還處在比較落后的手工管理階段。這使得檔案開發利用率低，發揮的作用不大，醫院檔案信息化管理的廣度和深度遠遠無法跟上時代的腳步。在檔案管理格局方面，以我醫院為例，綜合檔案室一般只管理文書、科研、會計、音像檔案等，而人事檔案、病歷檔案、各種檢查影像圖文檔案分屬不同業務部門管理，這樣就不符合集中統一的管理原則，也不利于檔案的保管和利用。這些情況已嚴重阻礙了醫院檔案事業的發展。

2 醫院檔案信息化管理中存在的問題

2．1 信息化管理意識不強，領導不夠重視，導致檔案信息化建設速度緩慢

就目前而言，很多醫院都不具備深刻的檔案信息化管理意識，尤其是有些領導干部，對檔案管理意識比較淡薄，沒有認識到檔案信息化管理的重要性和必要性，更沒有在醫院內部構建可行的檔案信息化管理方式。

2．2 基礎設施落后，檔案軟件開發滯后、硬件投入不足

由于很多醫院的醫療用房緊張，導致檔案用房狹小，不符合檔案安全保管的要求。雖然計算機技術被廣泛應用，但運用計算機及網絡技術管理檔案的醫院為數不多，醫院局域網的建設、辦公自動化系統的設備比較陳舊，尤其是醫院檔案管理軟件方面更為欠缺，檔案管理軟件的開發速度和水平明顯落后于計算機硬件技術的發展，隨著醫院各類檔案數量的快速增長和社會對檔案信息需求的增加，版本較低的計算機與醫院的信息系統無法連接，缺乏可兼容性和可擴張性，已不能適應醫院發展需求，急需升級更新。

2．3 醫院檔案信息的標準化程度低

就我醫院而言，現階段的收費系統、統計系統、病歷病案系統、檢驗系統、影像檢查系統、檔案管理系統等都是規格各異，存在著接口、存貯檔案數據方式不同和無法交換兼用等問題，導致檔案信息資源無法實現共享。在醫院建設局域網中，檔案信息系統和網絡建設各行其道，規格層次不同，導至規范、共享和服務程度低，不同步。由于沒能完全統一數據的格式和分類的標準體

系，限制了檔案數字信息利用向深度和廣度進一步發展，不能實現檔案信息共享，影響了檔案信息化建設的步伐。

2．4 提升檔案管理人員的信息素質

隨著信息技術的快速發展，對檔案人員的綜合素質提出了更高的要求，醫院的檔案管理工作者不但要了解專業醫學知識、檔案管理知識，還需要具備一定的信息技術素養，檔案人員現有的知識水平已跟不上時代的發展步伐。

3 醫院檔案信息化管理的應對措施

3．1 提高意識，重視檔案信息化管理

每個人在思想上必須充分認識檔案信息化的重要性，特別是各級領導干部應當對其加以重視，更新觀念，認識到信息化的發展要與醫院業務同步規劃、同步發展。檔案管理人員要樹立服務意識，因為檔案管理的最終目的就是向社會和有需要的人提供利用，所以檔案管理人員要多渠道地開發檔案信息資源，提高其使用價值，為利用者提供多方面、有實效的信息，提高檔案在醫院管理中的地位和作用，促進檔案信息化的建設。

3．2 改善基礎設施，加大對軟硬件設施的投入

檔案信息化管理的基礎設施配備，主要包括信息化管理所需要的硬件設備和軟件設備，醫院要實現檔案信息化管理，首先要增加檔案庫房，再根據自身的實際情況配置穩定、可靠和安全性能較高的信息化軟硬件設施，同時要注重檔案信息化建設應與醫院的網絡建設同步進行，力爭形成網絡系統，以實現資源互補和檔案管理的自動化、現代化。

3．3 檔案信息化管理體系應標準化、規范化

根據國家檔案局有關檔案信息化建設的要求，檔案管理的硬件、軟件應具備適應多種文件存儲格式、滿足多種格式轉換及兼用的標準，適應醫院文檔一體化管理、業務流程管理和信息資源開發利用的需要，其適應范圍要廣，通用性要強，只有這樣醫院各系統（收費系統、統計系統、病歷病案系統、檢驗系統、影像檢查系統檔案管理系統）網絡之間檔案信息的存儲、交換才能順利進行，才能達到檔案管理標準化、規范化的要求。

3．4 提升檔案管理人員素質，強化檔案管理人員隊伍建設

檔案學、文書學、信息傳播學等專業知識不僅是檔案管理人員應該掌握的，隨著信息化的快速發展，檔案管理人員還應懂得計算機應用技術及軟件開發、信息網絡知識、數據庫生產和服務，勝任文檔存儲、編輯、檢索、利用等實用操作。檔案管理信息化不僅取決于工作人員原有的知識與水平，更大程度上取決于其知識的補充和更新的速度，所以要加大力度對現有檔案工作者進行培訓和再教育，加強人才隊伍建設，提升檔案管理人員理論水平和業務素質，及時調整和完善其知識結構，從而實現現代化的檔案信息管理。