淺談油品銷售企業如何加強非油品采購的財務監管工作

王晶晶

（中國石化銷售有限公司 財務處，北京 100728）

0前 言

油品銷售企業近年來憑借其自身的網點優勢，利用加油站的場地，針對加油的目標客戶群體，不斷拓展非油品業務。陸續開展了便利店、快餐、汽服、保險、廣告等非油品業務。經營規模不斷擴大、經營范圍不斷增加、經營觸角不斷延伸，但由于油品銷售企業多年來以油品經營為主，從事非油品經營的時間不長，加之非油品品類眾多、經營管理流程復雜、市場競爭激烈，經營理念、方法思路、控制手段都與傳統的油品經營有較大的區別，導致在實際經營管理中不可避免地出現一些需要加強監管的問題，特別是其中的非油品采購環節容易出現風險漏洞，滋生腐敗現象，極易導致采購的商品價高質次、不具有市場競爭力、積壓滯銷長期占用資金，損害企業利益，不利于企業長期發展。因此迫切需要加強對非油品采購環節的財務監管，做好財務監管有利于促進油品銷售企業降低采購成本、規范采購業務、防范風險漏洞、提升經營管理水平、提高油品銷售企業的盈利能力和市場競爭力，促進企業持續健康發展。

針對非油品的采購流程，需要加強供應商引進、合同簽訂及履行、采購資金支付等環節的財務監管。

1 供應商引進監管

在供應商引進環節中，財務部門應當參與其中，強化財務監管。財務部門應當會同業務、法律等部門，對于待選供應商的相關經營資質、經銷等級、貨品價格、配送方式、營銷支持、產品質量、售后服務、結算方式等多個方面進行聯合會審和盡職調查。

財務監管部門應充分運用自己的職業敏感度，對相關政策和供應商的優良情況進行仔細鑒別，要始終堅持公開、公正、公平以及科學、嚴謹的原則進行審核，協助優選最佳人選入圍供應商。在進行財務監管的過程中應當將重點放在供應商的相關資質證明、引進商品的未來盈利情況和發票及結算條款上。

（1）需要檢查供應商的稅務登記證、一般納稅人資格證、組織機構代碼證、開戶許可證等相關證件，必要時可到相關部門或網站進行查證核實。

（2）要關注引進商品的未來盈利情況，認真分析進貨價格、毛利率、進貨損耗、退換貨政策和供應商給付的各項費用及營銷支持等內容。并要求供應商留存加蓋公章的商品報價單、營銷支持承諾等資料備查。

（3）重點監督結算條款，必須對結算期、對賬結算方式、付款時間、違約責任等項目作出明確約定。供應商提供營銷支持或支付相關費用的，要關注費用收取的方式流程以及開具發票項目是否符合財務、稅法的相關要求。

2 合同簽訂及履行監管

在合同簽訂環節，應建立授權與審批制度。非油品部門與供應商簽定各項合同必須經公司授權，并且經過相應層級審批。未經授權及未經審批，無權簽定合同。一般應按照本企業的標準合同文本與供應商商談合同具體條款。財務部門會同法律等部門共同對合同進行審核。財務監管部門應當關注合同是否使用本企業的標準合同文本，是否履行必要的合同審批手續，重點監管談判所達成的共識是否落實到合同的具體條款中，特別是結算時間、結算方式、違約責任、供應商提供的營銷支持、相關費用等條款是否與引進階段商談結果一致，是否符合財務、稅法相關的規定等。

合同簽署后，非油品部門應當及時將合同副本送合同管理部門及財務部門備案。發生變更或解除合同的，應重新審批并及時報合同管理部門及財務部門備案。財務部門應監督非油品部門及時按照合同相關條款，在便利店系統中進行正確維護，確保進貨和銷售業務順利進行。

在合同履行環節，財務監管部門對送存備案的合同應嚴密關注其實際履行情況，針對不同合同建立不同的收入成本核算體系，制定有效的費用管理控制辦法。按不同項目建立明細分類賬，做到核算清晰、準確。

3 采購資金支付監管

實際業務中除煙草類、緊俏商品及特殊類商品外，非油商品一般采用貨到付款的方式結算，并于商品驗收并滿足合同約定的結算期條件后方可辦理對賬和結算付款手續。由非油品部門對采購訂單、驗收單及采購發票進行核對，依據合同約定確認無誤后，按照相關流程辦理采購資金結算手續。財務部門審核無誤后進行資金支付、發票開具及賬務處理工作。

（1）財務監管部門應根據合同條款審核執行結算業務。每次付款前對照合同監督檢查應收供應商的各項費用或實物是否已及時收取，確保租賃費用、服務費、營銷費等資金及時到位，凡未按合同條款履約的業務，財務部門有權拒絕付款，避免經濟收入流失。

（2）應監督檢查采購付款單據是否合法、合規、正確、無誤、手續齊全。重點監管以下內容：是否已簽署合同；對照合同檢查是否已到結算期；是否已在系統中完成與供應商對賬；供應商發票是否與結算單一致；是否按照內控審批權限履行全部必要的審批手續等。

（3）對于確需采用預付款方式采購的商品，必須嚴格執行信用管理審批流程，經企業信用審批領導小組批準后，方可允許采用預付款方式進行結算。財務監管部門需要嚴格監控預付款資金是否在信用審批期限和額度內執行。需要定期提供往來單位金額明細，組織業務部門與供應商進行函證對賬，督促供應商及時發貨，確保預付資金安全。

（4）財務監管部門應加強對煙草賬戶的監管。當地煙草部門規定必須單獨開立專用銀行賬戶的，應按照規定的流程報上級公司審批后方可開戶，并及時在資金管理系統中更新賬戶信息。煙草專用賬戶按照支出戶進行管理，除收取上級公司劃撥的結算款項、煙草公司退款及利息收入以外，實行資金專款專用，只付不收管理。

綜上，加強非油品采購環節的財務監管對于油品銷售企業來說十分重要，做好供應商引進、合同簽訂及履行、采購資金支付等環節的財務監管工作，能夠為油品銷售企業不斷拓展非油品業務提供支撐和保障，為企業健康持續發展奠定堅實的基礎。