信息時代下企事業電子檔案管理探討

摘要：本文第一部分為前言;第二部分將闡述信息時代下企事業單位電子檔案管理的特點;第三部分將探討信息時代下企事業電子檔案管理的措施;第四部分為結束語。通過對信息時代企事業單位電子檔案管理內容的討論，筆者希望拋磚引玉，讓更多的有識之士來參與到企事業單位電子檔案建設的工作中去;并希望為廣大同行業者提供一定的參考依據。

關鍵詞：信息時代;企事業;電子檔案;管理

電子檔案的應用是檔案管理中的一個關鍵版塊，對企事業機構電子檔案管理工作進行探討，對提升電子檔案管理效率有著實質性的幫助。檔案管理系統是指一類對人們活動進行記載的媒介，它記載歷史、承襲文化，并為社會保留重要的資料。而信息年代的檔案管理體現了時代的特征，隨著當代信息技術的日新月異，檔案管理呈現出儲蓄智能化、管控自動化、應用網絡化的新態勢，電子檔案管理信息化是大勢所趨。

一、信息時代下企事業電子檔案管理特點

在信息時代來臨之后，企事業單位的檔案管理工作已經與時俱進，透過信息技術，企業能夠達到內部檔案信息資源的共同分享和運用，進而減少企事業單位在電子檔案管理中的投資并提高企事業單位檔案管理的質量。

電子檔案的信息化已成為目前企事業單位檔案管理建設的重中之重，更無法脫離準則化的約束以及參數的支撐。之中信息技術的運用開始遵循一系列準則，具備了普適性;準則化呈現出企事業單位電子檔案管理的集成性;而電子參數的搜集和儲蓄則必須對有關電子參數實行實效性的處置，具備了動態性。因此，信息技術在企事業單位檔案管理的運用具備了普適性、集成性以及動態性。（下附信息時代的檔案管理例圖）

二、電子檔案企事業單位檔案管理中的運用措施

（一）技術保證

電子檔案在企事業單位檔案管理中的運用首當其沖的需求就是對檔案信息處理體系進行設立并完善。企事業單位以多媒體技術、互聯網技術以及數據庫技術為支撐，讓企事業機構中的檔案管理設施能夠更新換代。與此同時，應對檔案管理軟件系統進行研發和利用，對檔案資源進行一致的策劃和集約化管控，在企事業單位檔案管理的實際管理工作中，構造便利迅捷且功能完善的電子檔案管控體系，進而讓檔案管理中的訊息搜集、訊息的分門別類、訊息的鑒別、訊息的保存以及訊息的調度逐漸向精尖技術靠攏，并使檔案管理實現智能化與自動化，保證檔案訊息在使用中的便利迅捷，所提供的信息安全、可靠。

電子檔案與紙質檔案最大的分別就是儲蓄媒介的不一樣，而在利用這類儲蓄媒介時，電子檔案管理在使用時必須依靠先進的檔案功能，并利用軟硬件來支撐電子文檔的儲蓄。因此，軟硬件的及時更新就顯得十分關鍵。之中，軟硬件設施包含：互聯網設施、文字信息化設施、伺服器以及它類支撐檔案工作的基本設施等等;對軟件的需求則是：軟件必須平穩、安全工作，并提供高質量的信息。

（二）人才系統構建

人才系統的構建在電子檔案管理工作中有著舉足輕重的地位。利用電子檔案的過程中需要有專業的技術，所以電子檔案管理工作中的人才系統的構建就十分重要：

1.技術改良以及電子檔案管理模式的過渡，必須有專業人才作為支撐;

2.電子檔案管理效率的提升，必須有專業人士予以支撐;

3.在電子檔案管理條例的標準化進程中，必須有專業人士予以支撐。

因此，企事業單位在利用電子檔案時應關注研發型人才、管理型人才以及實操性人才的培育，并依據企事業單位的實際狀況對這三類人才實施科學調配。

在人才培育的工作中，需要企事業單位在聘任和運用人才方面不可偏聽、偏信，應聘用適合企事業實際的人才。企事業單位應意識到年輕人才是檔案管理工作中的新鮮血液，在注重和完善檔案管理人才培育模式的前提下，應考察新上任員工的電子檔案管理技術是否過關。

（三）安全保證系統的構建

在電子檔案的應用中，安全問題一直是一個老生常談的問題，構筑安全保證系統能夠提升企事業單位電子檔案管理效率，并且對電子檔案存檔效率、使用率以及服務質量都有著至關重要的影響。

企事業單位電子檔案安全保證系統的構建包含硬件設備安全系統構建、互聯網安全系統構建以及運用系統安全功能構建三大類。

在硬件設備安全系統的構建中，應對伺服器進行動態監督和追蹤，注重電子檔案日記的記錄，并強調對計算機房環境的監督，并對老舊的設施和電路實行整改。

在互聯網安全系統構建的過程中，必須對儲蓄于客戶機與伺服器之中的檔案文檔實行特定時間段的檢驗和掃描;在對瀏覽進行約束的前提下，規避黑客襲擊或病毒侵襲，并透過防火墻技術來科學管控內部網絡和外部網絡，并在內部網絡與外部網絡的連接上進行限制。

而在運用系統的構建中，必須先建立客戶訪問媒介以及日記檔案中心;然后，應依據系統的升級來檢測所運用的安全舉措是否能起到作用。

此外，應使企事業單位從上至下樹立安全理念，實現安全管控。（下附安全性管理例圖）

三、信息時代下企事業單位電子檔案管理的意義

（一）信息時代下，電子檔案管理的信息化能讓檔案管理工作實現高效化

紙質的檔案管理媒介必須以人力來搜集、整頓和存檔，對人力資源的依賴性較強，工作強度高且管理質量差強人意。而檔案管理試行信息化管控后，可以透過互聯網來管理檔案。信息的記錄更為高效、便利，且能反復利用，儲存也將變得更為快捷;與此同時，還能共同分享信息。

（二）檢索查閱便利

以往的檢索模式，檔案管理者需要進入檔案房逐本逐本的翻找，時間和精力大量揮霍后，其效果卻不甚理想。檔案管理信息化之后，能夠做到實時檢索，在檔案數據庫中也有海量的數據可供利用，這在很大程度上減輕了工作人員的工作強度。

（二）提升檔案管理機構的工作質量

檔案管理信息化之后，檔案管理機構的工作人員可以從繁重的查找工作中抽身，不再成為檔案的“保存”和“記錄”人員，并實現高效率的檔案搜集、編寫、記錄和研究，提升檔案管理機構的工作質量。

結束語：

信息年代的檔案管理應該與時俱進，需要創新性;而不應固步自封或畫地為牢，將檔案管理工作做成又累、效率又低的材料記錄工作，而這在信息化時代有著巨大的現實意義。

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