淺析中學辦公室檔案管理效率

摘 要：隨著我國教育事業的不斷發展，學校的運行管理體系也不斷的完備，辦公室檔案管理作為內部管理的一項重要環節，提高辦公室檔案管理的工作效率在業務管理工作中也越來越重要。本文從管理制度、人員培訓、管理理念、信息系統、服務反饋機制五個方面詳細論述了提高辦公室檔案管理工作效率的方法措施，供學校相關人員參考。

關鍵詞：辦公室檔案；問題；重要性；效率；措施

對于中學而言，辦公室檔案是一項非常繁瑣的日常工作，與學校的各項工作緊密相連。

辦公室檔案工作繁瑣復雜，要求檔案管理人員提高自身素質，掌握多門學科知識。提高辦公室檔案管理工作效率對于提高學校教學水平和服務質量有著重要的現實意義。

一、當前辦公室檔案管理工作中存在的問題

1.檔案管理意識薄弱。辦公室檔案管理人員管理意識薄弱，多數管理人員不是科班出身，沒有接受過系統的檔案管理學科教育，多是從檔案管理兼職人員做起的，對檔案管理的重要性認識不夠，進而導致辦公室檔案管理工作中經常出現檔案收集不齊全、遺漏、整理不規范等現象。檔案管理人員的工作責任心、保密意識還需進一步加強。

2.檔案管理方法落后。隨著信息技術的快速發展，越來越多單位的辦公室檔案管理實現了數字化和信息化，而許多中學的辦公室檔案管理依然是傳統的紙質檔案管理，管理方式落后，工作效率低。

3.檔案管理人員素質不高。由于學校領導沒有深刻認識到辦公室檔案管理的重要性，進而導致管理人員也不重視檔案管理工作，而且檔案管理人員往往是無法擔任其他崗位工作或是即將退休的教職工，或者說辦公室檔案管理工作是由辦公室秘書或是文書人員兼任，沒有為辦公室檔案管理設立專門的崗位，管理人員沒有接受系統的教育培訓，專業性不強，檔案的收集、整理、歸檔、保管工作不能及時落實到位，造成檔案資料的流失。

4.辦公室檔案編研工作滯后。辦公室檔案管理工作缺乏整體系統的規劃設計，往往著眼于局部和眼前工作，工作積極性和創新性不夠。采用傳統管理理念、觀念和方法，尤其是“等、靠”思想嚴重，辦公室檔案管理嚴重滯后于學校各項相關工作，容易出現檔案整理不及時、檔案內容缺失等問題。辦公室檔案具有學科交融性、復雜性等特點，許多檔案管理人員只是將資料簡單收集起來，忽視編研工作，開展編研工作能力有限，檔案資源的開發利用不夠，影響了辦公室業務的正常開展。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的措施

1.轉變辦公室檔案管理理念。第一，學校領導要轉變思想觀念，深刻認識辦公室檔案管理的內涵和重要性，將辦公室檔案管理工作納入到日常工作中來，設置專職崗位，聘請專業人員從檔案管理工作。第二，依托互動模式開展教育培訓工作。根據中心辦公室檔案管理的實際情況聘請專家教授到學校開展講座，講述最新的檔案管理動態和發展趨勢，講述最新檔案管理技術知識和方法，開闊檔案管理人員的視野，更新其觀念，使其主動學習新知識，提高自身素質。第三，加強《檔案法》宣傳教育。利用校園網、廣播、校報、宣傳欄、校園活動等加強《檔案法》宣傳教育，開展座談會、知識競賽、展覽等活動，逐步提高每一個管理人員的法律意識和保密意識，逐步提高檔案管理的規范性。第四，對專業水平高、能力強的檔案管理人員開展學術研討和交流會，找尋當前教育檔案的特點和規律，研究本校辦公室檔案特點，分析當前工作中存在的問題，找到今后努力的方向，為辦公室檔案管理工作起到鳴鑼開道、推波助瀾效果。第五，創新管理理念，落實到“服務”上。打破傳統辦公室檔案管理理念，從經濟角度分析檔案管理帶來的巨大效益，提高管理人員的服務意識，提高檔案的利用率。

2.提高管理人員素質。第一，引進高素質應用型人才。要提高辦公室檔案管理工作效率，必須提高管理人員素質，根據崗位的要求招聘引進高素質應用型人才，保證檔案管理工作的順利進行。第二，加強現有管理人員的責任素養培訓。辦公室檔案管理是一項非常枯燥的工作，它要求管理人員具有默默奉獻、孜孜不倦、耐心謹慎的工作精神。因此，學校必須加強現有管理人員的責任素養培訓，提高工作人員的法律意識、保密意識和社會責任感，減少工作失誤，提高工作效率。第三，提高管理人員的專業技術水平。檔案管理工作的專業性很強，加上信息技術的利用，提高管理人員的計算機技術、檔案管理專業技能是非常必要的，培養一專多能隊伍，提高辦公室檔案管理工作效率。

3.拓寬資金來源，建設信息系統。信息系統建設是一筆巨大投資，而學校資金有限，財政預算只能是信息系統建設的資金來源之一，學校應拓寬資金來源，積極建設信息系統，實現辦公室檔案管理的信息化，提高工作效率。比如說，將本校辦公室檔案管理信息系統建設納入到城市電子政務建設和地方信息化建設規劃中，從而獲得更多的撥款，為信息系統建設提供資金保證。將本校信息系統建設納入到地方信息化建設規劃中，可以做到資源共享，節約資金；可以減少軟件平臺的開發資金，提高資金利用率。建設信息系統有利于提高辦公室檔案管理工作效率，在軟件開發上，學校還可以充分利用人才優勢，開發適合本校的檔案管理軟件系統，通過檔案管理軟件對辦公室檔案實現高效管理。

4.建立辦公室檔案服務反饋機制。辦公室檔案服務反饋機制能及時有效的掌握各方面信息，促進教學管理的改進，促進檔案利用率的提高。反饋信息包括信息系統的檢索工具是否實用、檔案價值高低、檔案以什么樣的形式進行傳播效果最好等，反饋的信息具有很強的針對性和適用性，也非常具體，有利于工作人員根據反饋信息轉變服務內容、方式、機制等，并逐步完善辦公室檔案管理機制，充分發揮每一份辦公室檔案的價值，促進學校的可持續發展。通過反饋的信息不斷改進辦公室檔案管理方法和模式，做好教育檔案的編研工作，提高辦公室檔案利用率。通過良好的檔案管理帶動學校發展，促進教學活動的順利開展，為培養創造型、開放型人才奠定良好的環境基礎。

三、結語

辦公室檔案管理與辦公室各項工作密切相關，在辦公室工作中起到重要作用。對于高職成人繼續院校而言，辦公室檔案管理與教學管理、校園文化、學風建設等內容密切相關，必須努力提高辦公室檔案管理工作效率。本文從管理制度、人員培訓、管理理念、信息系統、服務反饋機制五個方面詳細論述了提高辦公室檔案管理工作效率的方法措施，供學校相關人員參考。學校要加強檔案管理的信息化建設，實行科學化、規范化管理，不斷提高辦公室檔案管理工作效率，提高檔案的使用價值，使其在學校可持續發展中充分發揮作用。

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