關于檔案信息化建設若干問題的認識與思考

隨著科學技術和社會信息化的迅速發展，知識經濟正在悄然興起，并開始對人類社會活動產生了廣泛而深刻的影響，也對檔案工作提出了更高的要求。如何理性對待和解決好檔案信息化建設中出現的一系列問題，已經迫切擺在了我們面前。

一、檔案信息化建設的背景與內涵

1.檔案信息化建設的背景。我國信息化建設萌芽于20世紀70年代，20世紀90年代以來加速發展，形成了中國特色的信息化建設體系。在信息化革命的風暴中，檔案工作面臨更多的機遇和挑戰。一方面，檔案信息在社會中受到進一步重視，其價值不斷放大，以存儲和提供檔案信息為職能的檔案部門將被重新定位，檔案工作成為社會信息產業的基礎之一，檔案事業的社會地位將日益提高；另一方面，社會信息需求的不斷發展和信息技術的更新，將對檔案工作的質量提出更高要求。

2. 檔案信息化建設的內涵。檔案信息化建設是指綜合運用檔案管理學和信息科學的相關原理，以信息技術為手段，以高效、高質的信息共享為目的，對檔案信息資源進行科學管理和有效利用的過程。其內涵具體包括：（1）信息觀念。是深入實現檔案信息化建設的重要條件之一。（2）信息資源。檔案信息作為一種資源，需要達到一定的數量和質量。通過開發檔案信息資源產生更多的社會效益和經濟效益。（3）信息技術。重視信息技術在檔案工作各個領域的普及與應用，提高檔案工作的效益和效率。（4）信息共享。通過信息交流和拓寬檔案信息傳輸渠道，使檔案信息資源得到充分共享，檔案價值得到充分實現，為社會提供優質服務。（5）建設目標。檔案信息化是一個動態的建設過程，它以滿足國家對檔案信息的利用需求為最終目的，不斷提高檔案工作的經濟效益和功能。

二、檔案信息化建設面臨的問題

1.檔案信息的組織問題。從實體檔案轉化為電子檔案，不僅僅是將檔案內容錄入到計算機里，更主要的是需要應用計算機技術對檔案信息進行重組，以方便利用者進行檢索、傳輸、摘錄和分析處理等。同時，由于電子檔案的信息內容是以特定的編碼形式記錄下來的并依賴于一定的系統軟件，而信息技術的發展會不斷出現新的編碼形式，涌現新的系統運行平臺，這樣，就給入庫數據的轉換和運行帶來了困難。

2.檔案信息的規范化問題。必須加強數據的標準化建設。數據標準化建設涉及數據庫結構和數據轉換格式等，一定要符合有關技術標準。只有解決檔案數據庫結構和數據格式的標準問題，才能在真正意義上實現檔案信息網上共享，這需要檔案主管部門盡快制定出這方面的規范。

3. 電子檔案的原始性問題。檔案在法律.L的憑證作用基于它的原始性，沒有原始性，也就沒有證據可言。因此，認定電子檔案的原始性，是保證其憑證作用的關鍵。電子檔案的易更改性和信息與載體的可分離性，使電子檔案在形成或傳輸過程中存在著被改動的可能。處理后的電子檔案是否與原來一樣，存在著認定上的困難。因此，科學界定電子檔案的原始性是檔案研究領域新的課題。

4.電子檔案的法律效力問題。電子檔案的可變性和虛擬性等特點，使歸檔后的電子檔案難以具有法律憑證效力。電子檔案的法律效力一天不解決，辦公自動化和文檔一體化就不可能實現。目前，各檔案部門實行電子檔案與相應的紙質文件檔案同時并存的雙軌制管理，其結果是費時、費力、費財，這是檔案部門當前面臨的一大難題。

5.電子檔案信息的安全問題。安全保密問題是檔案信息化管理必須重視的一個問題。國際互聯網是一個開放的系統，盡管在信息安全等方面有許多成熟的技術，但在蓄意竊密的“網絡黑客”面前仍然顯得蒼白無力。因此，在技術上要不斷更新保密手段，在管理上要嚴禁涉密信息上網，對已經上網的信息要做好系統和數據備份。

三、推進檔案信息化建設的策略

1. 爭取領導的重視和有關部門的支持。作為一個復雜的系統工程，檔案信息化建設不僅涉及新技術的應用，而且涉及到檔案管理體制、管理方法、思維觀念等多方面的創新和改革。同時，檔案信息化建設還是一項難度較大的工作，需要必要的資金作保證，這就必須得到領導的重視和支持。在檔案信息化建設過程中，積極爭取建設資金，提出需求報告，加強對檔案工作的宣傳力度，充分發揮雜志、學會、網站、各種會議及媒體的宣傳作用，讓信息主管部門及其它相關部門和領導認識到檔案部門管理電予檔案的實際意義，促使信息化建設順利進行。

2.實事求是進行檔案信息化建設。信息化建設要投入大量資金，而且涉及面廣，尤其是室藏檔案數字化處理，是一項高成本、花時間的工作。在信息化建設者中，要堅持實用、經濟的原則，實事求是，量力而行。在檔案目錄數字化和檔案原文數字化處理過程中，也要從實際出發，對關于檔案信息化建設若干問題的認識與思考館藏檔案進行篩選，確定數字化范圍，本單位檔案資料、具有特色的檔案資料和對經濟、科技、文化建設有利用價值的檔案資料進行目錄和全文的數字化處理。對室藏中利用價值不大的檔案則緩處理或不處理，這樣，既避免不必要的數字化浪費，減少數字化管理成本，又使數字資源有效增值。這樣才能推動檔案信息化建設。

3. 堅持把檔案信息資源建設作為基礎。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心。它包括數據庫建設、檔案目錄數字化、檔案全文數字化和多媒體檔案數字化工作。主要任務包含三個方面的內容：一是要加快現有室藏檔案的目錄數據庫和部分全文數據庫建設，以滿足快速檢索和利用。二是利用現有設備和技術，對一些重要的、容易受損的、利用頻率高的檔案進行數字化，加強珍貴、重要檔案的保護，提高檔案利用效率。三是對新產生的電子檔案，采取科學的管理方法和技術手段，收集好，管理好。保證歸檔電子文件真實、完整、有效，要研究探索電子檔案接收、保管、利用等的技術方法。

4.加強網絡安全系統建設。網絡是數字化檔案信息資源傳輸、交換和共享的必要手段，只有建設先進的信息網絡，才能充分發揮數字化檔案管理整體效益。目前網絡安全已成為世界各國在信息化建設過程中十分關注的一個問題。檔案是一種重要的信息資料，而且許多帶有一定的密級，因此，加強安全建設是數字化檔案管理安全運行的重要保證，一定要采取過硬措施。一是要實行網絡管理隔離；二是要制定全面系統的管理制度，從組織領導、系統建設、信息上網審批、訪問權限控制、密碼管理、涉密載體保管、網絡維護、檢查監督、獎勵懲罰等多個方面，做出具體規定，進行網絡管理和運轉秩序的規定；三是多技術并用，確保檔案信息防護安全可靠。充分利用防火墻技術、計算機病毒防治、訪問控制技術、加密技術等，阻止非法用戶入侵、計算機病毒的破壞和網絡黑客的攻擊。

總而言之，檔案信息化建設是一項迫在眉睫的任務，也是一項長期的、系統的工程，需要不斷研究，不斷投入。只要我們抓住機遇，努力學習和運用當代先進的科學知識和技術手段，推進檔案信息化建設，就能加快檔案工作融入信息社會的步伐，實現檔案事業的跨越式發展。