醫院會計檔案管理存在的問題與對策

摘要：由于全球經濟水平的提高，使得我國市場經濟也有了較大的發展，這在較大程度上獲益于我國的醫療行業，而醫院會計檔案管理的地位也隨之提高。對于醫院的管理工作而言，會計檔案管理是非常重要的一環，它記載了醫院的主要經濟活動，屬于醫院經濟發展的重要表現。所以，強化醫院會計檔案的管理，對醫院擴大規模和提升效益非常關鍵。

關鍵詞：醫院；會計；檔案管理

隨著社會的不斷發展，百姓的生活質量有了明顯的提高，健康問題成為了很多人重視的問題。持續壯大的醫療團體創造出十分驚人的醫學檔案信息，而醫院會計檔案則顯得非常引人注目。醫院會計檔案記載和體現了醫院經濟業務的真實情況，也成為了審核醫院財政制度以及財政執法的主要證據，成為了醫院平時管理生活中非常重要的部分。

1 醫院會計檔案的重要性

①醫院會計檔案能夠預算出醫院的財務支出，針對醫療成本費用進行細致、合理的控制，體現出醫務人員的工作狀況，分析并構成一整套會計檔案，而且通過會計檔案的記載和分析，醫院的管理人員可以給醫院制定真實可行的規章制度與管理方法，進而有利于管理醫院的內部人員。②對于上級部門蒞臨審查時，醫院的會計檔案就變成了較好展現醫院內部財務情況的主要方式。透過會計檔案，可以非常清楚的看出醫院在每個時期的經營情況以及運轉狀況，對醫院此后的管理政策在修改和擬定方面有了較大的助益。③會計檔案在記載方面還能夠給以后的管理人員以及上級管理部門提供查詢的記錄，也體現出醫院經濟活動以及遵紀守法的重要表現，面對醫院此后的發展以及規模的擴大，有著非常重要的影響。

2 當前醫院會計檔案管理存在的問題

2.1會計檔案管理工作欠缺重要性意識 有的醫院，領導以及財務人員并沒有加強會計檔案的工作，通常只關注平時的財務工作，忽略會計檔案管理。面對會計檔案的理論，尤其是關于檔案規范化知識的了解過少，并且不存在專業的會計檔案人員，通常整理出來的會計檔案并不能符合要求，也無法實現科學化的管理。

2.2會計檔案的案卷質量較差 會計檔案指的是會計憑證、財務會計報告、會計賬本等關于會計核算專業的材料。它記載并體現出經濟業務的主要資料及證據。會計檔案作為國家檔案最為關鍵的構成部分，也成為了各個單位的主要檔案。它是對一個單位經濟活動的體現和記載。透過會計檔案，可以非常熟悉每項經濟業務的情況，可以審核一個單位是否按照財經紀律進行工作，對于會計資料里是否存在弄虛作假、違法亂紀的行為[1]。會計檔案還能夠給國家、單位供應非常詳盡的經濟資料，給我國制定的宏觀經濟政策和單位制定的信息提供決定策略，所以會計檔案的質量體現在會計人員收集和審查、監督會計資料等方面。

可是在真實的工作當中會因為會計職能不強，使得會計的監督職能無法較好的體現出來，無法體現出會計資料的合法性以及真實性，或者會使得合法的會計資料將非法經濟行為進行掩蓋。并且，因為裝訂是會計人員進行完成，通常由收集方進行裝訂，無法確保統一的整齊性。

2.3財務部門沒有及時將會計檔案移交到檔案部門 通過《會計檔案管理辦法》的制度建立檔案部門，早期的會計檔案，在會計年度總結后，可以暫時通過會計機構進行保管，一年期滿之后，原則上要通過機構編制清冊移交單位的檔案部門進行保管。會計機構一定要按時把會計檔案進行歸檔，從整體上轉移到檔案部門。可是在實際的工作當中，會計機構為了有利于查詢，或者因為裝訂歸檔不及時，就會將會計檔案長時間放置在財務部門，不是沒有按時移交到檔案部，就是沒有向檔案部進行移交[2]。

2.4會計檔案查閱環節有些薄弱 會計檔案只能在本單位進行使用，是不可以進行外借，如果有特殊需要就要通過主管單位或者單位的領導、會計主管人員進行審批。單位的內部人員在對會計檔案進行借閱時，應當通過會計主管人員以及單位領導進行審批后，進行借閱手續的辦理。借閱方應當將檔案借閱登記簿仔細填寫，把借閱人的姓名、單位、時間、數額、內容、歸期等狀況掌握清楚。可是在實際工作當中，對于節約會計檔案來講，因為檔案人員工作十分繁重，無法將工作進一步精細化劃分。因為查詢過于頻繁，檔案人員無法分身，只能任隨科室內部人員進行查閱，并不進行任何登記，直接借出會計檔案，會令監督以及管理具有很多薄弱的環節。

3 醫院會計檔案管理的對策

3.1強化操作技能培訓，加強審核、監督工作 對于不同的檔案收集裝訂問題，通過專人負責是解決問題最好的方式。因為會計人員身為會計檔案整理的第一負責人，會計人員面對會計檔案的規范化管理更加熟練，也令會計檔案案卷質量隨之提升或降低。所以，財務部門一定要強化會計人員的培訓工作，時常進行審核、監督與考評，把檔案規范化內容融入到平時的管理當中，由源頭把會計檔案管理工作做好，提升案卷的質量。

3.2設置專人管理會計檔案 大部分醫院的會計檔案工作都沒有專門的負責人員，而有些環節因為會計的兼職，使得有些方面根本沒有人執行，也就涉及不到會計的管理。醫院會計檔案和人事檔案、病歷檔案都非常關鍵，對于醫院擴大規模、改善就醫環境、提高生活水平、確保意識持續提升下，檔案數量也隨之增加，所以，創建獨立的檔案部門，分配專人進行管理顯得非常重要。

3.3強化往來款項的管理，及時將債權、債務結清，降低賬務查詢 財務部門本身查詢便利是由于沒有及時將檔案及時上交的原因，而最重要的原因是沒有將債權、債務繳清。所以，財務部門要具備加強往來款的管理，及時清理債務，盡可能降低賬務的查詢[3]。

3.4積極運用當前管理方式來管理會計檔案 會計檔案已經從過去的紙張檔案轉變成當前的電子式、磁質式，因為電子系統數據容易被更改，因此，要對計算機的授權及審批制度進行嚴格管理，強化安全保密措施，創建會計軟件，及時將數據進行維護并備份，以防有人進行惡意篡改、病毒入侵等令信息受到損失。

對于電算化會計的資料在分類、歸檔、整理等方面，有效運用優質的磁帶、磁盤、光盤以及微縮膠帶等方法進行保存，并且進行編號，注明時間和內容。分開管理，做到壓縮儲存空間，降低儲存成本的效果，對于信息化會計強大的核算能力，成為了會計發展的必經之路。

3.5會計檔案管理人才要具備復合型知識體系 強化對會計檔案管理工作的重視，一個主要方式就是有效發揮檔案的價值，只有意識到檔案不僅有用，并且有價值，才可以提升人們對檔案的重視程度，才可以提高人們對檔案管理的力度，所以，會計檔案管理人才一定要具備復合型的知識體系。

3.6理性對待會計檔案的鑒定銷毀 依照《會計檔案管理辦法》來看，醫院必須制定出積極可行的會計檔案鑒定銷毀制度，因為檔案機構可以向會計機構給予銷毀意見，編制會計檔案銷毀名冊，并且要在名冊上簽寫責任人名稱等。將往來款項的債權債務理清，已經超出規定期限的無法進行追款，要提前做好對獨立卷的管理。強化審計部門的審計工作，來及時對發現的問題進行改正。

4 結語

醫院會計檔案管理成為了醫院財政規劃、經濟監督、決定的主要證據。所以，所有醫院都會對會計檔案管理加強重視，從底層做起，努力提升工作能力，可以較好的讓會計檔案管理有效的服務于社會主義市場經濟。

參考文獻：

[1]張杰.醫院干部人事檔案管理問題及對策[J].科技信息，2011，（15）：240.

[2]金琦，梁增智.淺談會計檔案管理[J].云南檔案，2011，（07）：56.

[3]封曉玲.淺析電子檔案管理的有效措施[J].黑龍江科技信息，2011，（16）：110.

編輯/哈濤