“批量”任務(wù)“巧”完成

摘 要：分析郵件合并操作在現(xiàn)代辦公中的應(yīng)用，以批量制作獲獎證書為例，通俗地論述了郵件合并的功能與使用方法，建立主文檔與數(shù)據(jù)源的連接，通過插入域合并相似文檔中的變化部分，大幅提高辦公效率。

關(guān)鍵詞：郵件合并；批量任務(wù)；

中圖分類號：TP3 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-12-00-02

在實際工作中，人們會處理大批量的各種各樣的調(diào)查表、人事簡歷表、檢測報表等，這些資料的格式都是相同的，只是具體的數(shù)據(jù)有所變化，很多單位的辦公人員仍然采用傳統(tǒng)的人工填寫，工作量大，很是頭疼，如何在繁雜的事務(wù)處理中提高辦公效率呢？在Word軟件中提供一項“郵件合并”功能，我們可以輕松、準確、快速的完成這些任務(wù)。

“郵件合并”是OFFICE組件中Word的一項高級功能，其名稱最初是在批量處理“郵件文檔”時提出的，主要用于批量制作或打印大量“相似”文檔。具體地說，就是在郵件文檔（主文檔）的固定內(nèi)容中合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組數(shù)據(jù)資料，批量生成需要的郵件文檔，從而大大提高工作的效率。

郵件合并適用于制作數(shù)量較多，且文檔的內(nèi)容可分為固定不變的部分和變化的部分的文檔。郵件合并操作除可以應(yīng)用于信函、信封等與郵件相關(guān)的文檔外，還可以輕松地批量制作工資條、成績單、準考證、明信片、獎狀、證書等，在學(xué)校管理、大型公司人事管理、會議組織等方面可以大大提高工作效率。

本文以制作一“批”競賽獲獎證書為例，探討利用Word2010“郵件合并”功能快速完成“批量”任務(wù)。……