芻議OA系統在醫院行政管理中的作用

摘 要 在信息時代的新形勢下，OA系統（辦公自動化）在醫院中的應用越來越廣。辦公自動化是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式，目前已經發展到第三代。自動化辦公系統的應用不僅方便醫院管理者實現透明化管理的工作，還能讓醫院辦公人員通過網絡實現移動互聯和協同工作，對醫院各類信息傳遞、降低辦公成本和提高醫院整體工作效率有著至關重要的作用。

關鍵詞 OA系統 醫院行政管理 作用

中圖分類號：R193 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2015.11.070

Discussion on the Role of OA System in Hospital Administration

ZHANG Hao

（Dazhou Central Hospital， Dazhou， Sichuan 635000）

Abstract In the new situation of the information age， OA system （office automation） application in hospitals and more widely. OA is the modern office and computer network functions to combine a new way of office， it has now developed to the third generation. Application of office automation system is not only convenient hospital managers to achieve transparent management of the work， but also to the hospital office staff work together to achieve mobile Internet and through a network of hospitals of various types of information transfer， reduce business costs and improve the overall efficiency of the hospital has to crucial role.

Key words OA system; hospital administration; role

行政管理工作在任何行業都具有非常重要的意義，醫院行政管理部門的工作質量、效率的表現，直接地影響著醫院其他部門工作的正常開展，間接地影響著為病人服務的質量。傳統的醫院行政辦公方式是紙張作為數據的基本載體，紙質文檔既費時又費工，嚴重影響辦公效率及質量。辦公自動化系統（OA系統）是將日常行政管理工作中的行政公文運作、醫務工作監控、基本信息查詢、醫院檔案管理、醫務綜合信息管理等功能在局域網的環境下實現信息共享化和一體化，通過在系統進行流程設計，醫院內各科室、部門的行政工作都按照系統設計的程序流轉，規范管理，降低了辦公成本，機關行政管理人員的個人負擔減輕，醫院行政管理工作的質量和效率顯著提高。

1 OA系統的概述

OA系統（辦公自動化系統），是將計算機應用、計算機信息技術與網絡信息技術相互結合起來的一種現代辦公方式，屬于信息化社會的產物。OA系統是上世紀七十年代中期發展起來的將日常辦公、計算機技術、網絡信息技術、網絡技術等融為一體的現代行政辦公綜合性信息技術處理系統。我國的辦公自動化是從上世紀八十年代末發展起來的，而醫院辦公自動化則開始于上世紀九十年代。經過一段時間的發展，目前OA系統已經發展到第二代，正逐步向第三代發展。

2 OA系統在醫院行政管理工作中應用的必要性

國家衛生部在 《2003-2010 衛生信息化遠景規劃》中提出了：“各級各類醫院要逐步實現辦公自動化、醫院基礎信息交換和醫院間醫療資源的共享，提高醫院行政管理水平”的新要求。在醫療改革的新形勢下，各級各類醫院爭先恐后嘗試利用計算機科學技術改變醫院目前的傳統辦公方式，那么實現醫院行政辦公自動化就成為大多數醫院改變傳統辦公方式的首選，OA系統充分利用計算機網絡技術和信息處理技術，徹底改變傳統的行政管理方式和方法，理順了醫院的管理程序體制，降低了醫院辦公成本，對提高醫院管理水平，提升醫院整體工作質量和服務效率具有十分重要意義。

3 OA系統的主要功能

OA系統具有公文處理功能強大、群體可接受性強和具有較強擴展性等功能特點，主要設有公文管理、醫務協作、文檔管理、基本公共信息查詢等4個功能模塊。

（1）公文管理。公文管理模塊中包含有收發文管理、公文流程管理、行政公文信息查詢、行政公文交換等基本子模塊計。其中流程管理的子模塊在公文收文開始階段就對整個流程進行實時監控和督辦，可以準確了解公文流轉的具體情況，免除了在傳閱過程中的等待和聯系。

（2）醫務協作。醫務協作包含新交辦事項、代辦事項、待辦事項、超期需督辦事項等子模塊。其主要功能是通過對交辦事項進行全程跟蹤了解督辦，解決了涉及需多單位、多部門、多科室協調配合辦理工作事項的協作辦理問題，很好地提高了辦公效率。

（3）文檔管理。文檔管理中的子模塊包含：個人基本信息文檔、醫院重要檔案性文檔和醫院病患的基礎信息查詢。醫院的辦公人員在辦公自動化系統中完成文檔處理后，將被OA系統直接自動保存到相應的子模塊中。同時，可以設置管理權限方便相關人員進行查詢。

（4）基本公共信息查詢。基本公共信息版塊包括醫務檔案管理、職工信息管理、醫院新聞宣傳、醫院科室業務討論情況、醫院其他工作安排等5個子模塊。醫院職工在登錄系統后會看到一個彈出的窗口，通過窗口，醫院每一位職工可以利用平臺了解醫院最新行政信息和業務信息，還可以進行互動交流，實現全院職工信息共享和快速檢索，同時也使醫院內部的信息交流渠道更加快捷、通暢。

4 OA系統在醫院行政管理工作中作用

（1）簡化了行政管理程序，提高了工作效率和質量，降低了辦公成本。OA系統是通過醫院局域網系統將辦公電子化、無紙化，把辦公室瑣碎的事務提升到計算機管理的水平，將需要多部門配合完成的、日常重復性的一般辦公事務在醫院局域網絡環境下處理，比如行政公文傳閱、重要會議的通知、醫院重要文檔的常規管理、重要信息跟蹤督辦等日常具體事務，精減了批示、傳閱等工作程序，大大減少了行政管理人員的工作強度，降低了辦公運行成本，確保了醫院公文、重要信息傳遞的有效、及時，使得醫院各職能部門之間的聯系和溝通更加便捷，有效解決了“辦事找不到人”的尷尬局面，提高了醫院的工作效率和質量，有效地保證醫院各部門正常、高效、高質地運行，為病患者提供更加優質的服務提供了有效保障。

（2）規范了辦公工作流程， 提高了行政管理工作水平。在辦公自動化系統中，醫院的每一辦公工作事項都有規范的工作流程，通過對網上請假審批、網上辦公用品申請進行信息化管理，提高了醫院醫務工作效率和質量，同時也有利于醫院對相關部門的經費進行準確、有效的管理。例如：我院對醫院辦公室的黨政公文進行信息化管理，取消了原有的打印復印室，減少工作人員2名。在OA系統的公文辦公信息管理流程對每一步驟進行了詳細設計，明確了各自的責任和義務，規范了工作流程，減少了因為人為原因導致的錯誤，使各部門的執行力和工作效率得到了明顯提升，使得行政管理工作逐步實現規范化、科學化和制度化管理軌道。同時，OA系統在公文流轉過程實行全程監控，各部門可以對未完成的待辦事項進行實時監督，確保件件有落實、件件有回音。

（3）提高了行政管理人員隊伍素質。OA系統對醫院的行政管理人員提出了更高的新要求，醫院行政辦公人員不僅要掌握系統的基本操作流程和具體使用方法，還需要行政管理人員在平時的日常學習工作中不斷學習計算機知識，提高自身的辦公自動化技能，才能適應OA系統下的行政管理工作和保障醫院日常工作辦公的順利進行，這在潛移默化中促進了醫院行政管理人員和醫務人員的整體素質水平的提高，從而讓全院的行政管理水平、醫務工作效率和服務質量都發生質的變化，間接地促進了醫院信息現代化建設。公立醫院使用OA系統，將擺脫日常辦公工作中對紙質文件的過分依賴，目前各類醫院實行績效考核，可用資源正在逐漸減少，無紙化辦公是符合當前時代發展的主流和“節能減排”的國家方針。在OA系統日常操作過程中，需要行政工作人員不斷進行業務知識的學習，來適應新的技術形式，從這個角度來講，OA系統的應用有利于督促醫院全體醫務人員不斷學習，以此來提升自身的計算機操作能力和日常業務工作能力，符合當前醫改形勢大背景下的信息化要求。

（4）促進決策科學有效，突顯管理工作人性化。OA系統的運用可以有效地提升醫院的管理水平，使醫院領導層所作出的決策更科學、更接地氣。醫院的領導層可以通過OA系統及時了解醫院各部門的運行情況和業務工作開展情況，比如基層醫務人員對某一問題的意見建議、年度、季度醫院財務收支狀況分析、就診人數統計（門診、住院、手術數）、后勤、課題等信息數據。通過OA系統能夠準確全面充分掌握醫院當前的實際情況和基層醫務人員和病人的意見建議，為醫院管理決策的制定提供了科學詳實的依據。同時，也暢通了醫院領導層與一線醫務人員之間的溝通和聯系，增強醫院領導與一線職工之間的感情，確保了醫院的民主化管理和決策工作的有效進行，有效地促進了醫院管理走向規范化、現代化、信息化。

（5）提高了醫務協作能力，促進了各職能部門間的交流溝通， 增強了醫院整體凝聚力。在突發公共衛生事件發生后，醫院相關部門的工作人員，能在通過OA系統在短時間內獲得醫院發布的各類權威信息，所有人員都可以通過辦公自動化系統及時獲得相關信息和工作任務，省去了信息傳送工作當中繁瑣的周轉環節，有效地提高了行政工作的執行力。另一方面，在OA 系統中，還提供了醫院內部信息交流模塊，比如討論區、職工家園、青年醫生俱樂部等，通過這樣一個交流平臺，醫院領導、醫院的專家骨干、青年醫生都能將自己在日常工作中的經驗和問題進行交流與討論，不僅有利于提高醫院醫務人員的整體業務素質，還有利于增強醫院廣大基層職工的醫務工作積極性和整體凝聚力。

5 結語

在醫院數字化信息化的大背景下，OA系統在醫院的應用，對醫院的精細化管理有著積極作用。OA系統是醫院各管理系統的核心部分，它將醫院的信息系統功能延伸到臨床科室應用領域，將極大地縮減病人的等待時間、提高醫生的責任意識和治療效率，使患者得到了最快、最佳的醫療服務。同時，通過OA 系統醫院的每一位職工按照相關要求可以查詢醫院發布的各種信息，比如：工資、獎勵和懲處情況，將所有信息放在陽光下，將充分調動醫院全體醫務人員的工作積極性，也有利于提高醫院行政管理工作效率和質量，對增強醫院基層醫務工作者的計算機操作能力和醫學業務能力，降低醫院的行政辦公成本有著積極作用，為推動醫院行政管理工作朝著無紙化、集成化、數字化、信息一體化發展拓寬了道路。

參考文獻

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