文書(shū)檔案的信息化管理工作探析

摘要：作為新時(shí)期檔案管理不可或缺的重要部分，我國(guó)文書(shū)檔案的管理也迎來(lái)了新的機(jī)遇，從傳統(tǒng)的手工方式實(shí)現(xiàn)了信息化的管理，本文主要介紹信息化建設(shè)的構(gòu)成與功能，提高信息化管理水平。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；信息化；管理；問(wèn)題；對(duì)策

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，高速大容量的檔案影像管理系統(tǒng)已經(jīng)日漸普及。綜合文書(shū)檔案的建立與管理亦急需專業(yè)化。為了實(shí)現(xiàn)檔案長(zhǎng)期保存、高效管理和快速查詢，節(jié)省檔案存放空間，迫切需要實(shí)施檔案信息化管理。

一、文書(shū)檔案管理信息化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)

在生活學(xué)習(xí)及工作中記載的具有保存意義和價(jià)值的文字或其它形式的對(duì)個(gè)人過(guò)去的真實(shí)記錄叫做檔案。國(guó)家規(guī)定其下面的檔案管理部門(mén)根據(jù)自己部門(mén)的實(shí)際情況進(jìn)行有序統(tǒng)一的計(jì)劃安排和具體組織工作。大范圍應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)重新對(duì)檔案及相關(guān)的文書(shū)資源進(jìn)行整理、管理。并建立一個(gè)電子系統(tǒng)方便其查詢和利用。若全面實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的信息化管理，運(yùn)用最多的是電子系統(tǒng)，其需要的管理資金就會(huì)大大減少文書(shū)管理經(jīng)費(fèi)。換個(gè)角度，對(duì)于文書(shū)檔案的特點(diǎn)，由于人們的需要，紙質(zhì)檔案會(huì)經(jīng)常被查詢，翻閱，時(shí)間長(zhǎng)了，紙質(zhì)檔案或多或少會(huì)受到一定的破壞，甚至有時(shí)會(huì)丟失。但是，在信息化背景下對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)對(duì)檔案信息進(jìn)行整理、記錄、保存、分類。這樣，完全信息化以后，檔案管理工作就會(huì)更加方便、簡(jiǎn)潔。會(huì)大大的降低文書(shū)檔案管理者的負(fù)擔(dān)與工作量。總而言之，文書(shū)檔案信息化在我國(guó)社會(huì)信息化發(fā)展中是絕不會(huì)缺少的。

二、傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

受到傳統(tǒng)思想的影響，很多企事業(yè)單位仍然采用傳統(tǒng)的方法進(jìn)行管理，采用傳統(tǒng)方法進(jìn)行檔案的收集、整理與歸檔，導(dǎo)致管理中的問(wèn)題頗為突出，除了借閱的實(shí)效性較差，還有管理的難度較為復(fù)雜，每次都要進(jìn)行登記，同時(shí)，文檔非常容易破損，尤其是多次被借閱的文檔，常會(huì)導(dǎo)致文檔損壞，很多珍貴材料流失。

三、現(xiàn)階段文書(shū)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)分析

1.改善了辦公的效率

從計(jì)算機(jī)出現(xiàn)至今，大大改進(jìn)了信息處理水平，改善了傳統(tǒng)手工操作的弊端，強(qiáng)化了資料的完整性與齊全性。運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件后，文件的資料收集、儲(chǔ)存與分類等工作都更加完整且整齊，工作變得更加簡(jiǎn)單，大大提高了辦公的效率。

2.實(shí)現(xiàn)了新信息的共享

傳統(tǒng)的手工操作無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息共享，導(dǎo)致大量信息被閑置，導(dǎo)致資金浪費(fèi)，獲取信息難度增加。計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用后，傳統(tǒng)的檔案管理從案卷級(jí)深入到文件級(jí)，實(shí)現(xiàn)體系化管理。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速進(jìn)步，檔案信息與載體被分離開(kāi)來(lái)，與其他信息系統(tǒng)建立合作關(guān)系，改進(jìn)了工作的效率與質(zhì)量。同時(shí)，也改進(jìn)了信息的查準(zhǔn)率，降低了空間的制約。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)也可以在第一時(shí)間了解到檔案部門(mén)的工作狀況，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化的控制管理。

3.保存文件的穩(wěn)定性有了明顯提升

電子文件的優(yōu)勢(shì)在于保存壽命長(zhǎng)，這是與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案最大的區(qū)別，受外界環(huán)境的影響較小，尤其是近年來(lái)科學(xué)技術(shù)水平不斷提高，電子技術(shù)水平不斷提高，電子載體設(shè)備日益完善，可以根據(jù)需求選擇合適的載體，便于傳遞，易于存儲(chǔ)，穩(wěn)定性有了明顯的提高。

4.改善了文件傳遞的便捷性與安全性

過(guò)去，在傳遞文件的過(guò)程中常會(huì)受到不同因素的影響出現(xiàn)破損或丟失的問(wèn)題，過(guò)于依賴傳統(tǒng)的郵政速遞方式，受到距離影響較大。同時(shí)，受到環(huán)境等因素的影響，也常會(huì)導(dǎo)致文件丟失或延誤，造成檔案人員工作的困擾，而計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用則徹底改變了這一問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)傳輸，提高了傳遞的速度與安全性。

四、文書(shū)檔案信息化管理中存在的問(wèn)題

1.降低了文件的保密性

受到信息化特征的影響，電子文件的保密性要低于傳統(tǒng)文件，形式多變，常會(huì)被別有用心的人更改，而且沒(méi)有痕跡，盡管防偽造的技術(shù)在不斷提高，但其內(nèi)容的變動(dòng)仍要大于紙質(zhì)文件，應(yīng)用的人無(wú)法了解檔案的原貌，對(duì)其原始性認(rèn)識(shí)不夠，而且無(wú)法為每份電子文件蓋章、簽字處理，無(wú)法憑借這一媒介判斷文件的真?zhèn)危@都給電子文件的保密工作者提出了新的要求。

2.對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求

隨著電子技術(shù)的應(yīng)用，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式無(wú)法滿足需求，因此，在當(dāng)前形勢(shì)下要加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的應(yīng)用水平。這是當(dāng)前制約我國(guó)檔案管理水平提升的首要問(wèn)題，尤其缺乏復(fù)合型的檔案管理人員，影響檔案管理的信息化技術(shù)水平，盡管現(xiàn)代化設(shè)備在不斷增多，但利用水平低，實(shí)現(xiàn)信息化成為一種口號(hào)。

五、幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)方法

文書(shū)檔案的信息化應(yīng)用在發(fā)展過(guò)程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來(lái)說(shuō)，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對(duì)在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中遇到的一些問(wèn)題，本文提出以下幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)方法。

1.信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)安全最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇地放行一些地址進(jìn)入信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無(wú)論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過(guò)防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)

一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證明，只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過(guò)對(duì)這些設(shè)備設(shè)施的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是采取“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式，逐步形成終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代發(fā)展而不斷提高。通過(guò)不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高素質(zhì)的根本途徑，要對(duì)本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為業(yè)績(jī)考核的一部分。三是加大檔案部門(mén)間、區(qū)域間系統(tǒng)合作的力度，通過(guò)交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位利用檔案資源進(jìn)行知識(shí)轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門(mén)和檔案人員的信息源。

六、結(jié)束語(yǔ)

作為人類實(shí)踐活動(dòng)記錄的重要組成部分，檔案可以還原歷史真實(shí)，是信息家族的重要組成部分，因此，在新時(shí)期強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)迫在眉睫，是社會(huì)進(jìn)步的重要組成部分。