芻議人事檔案信息化建設存在的問題與對策

山西焦煤汾西礦業集團發電廠人勞科

摘要：隨著高新技術時代的到來，人事檔案管理信息化建設已經成為人事檔案管理工作的主要目標之一。因此，本文就將如何加強企業人事檔案管理的信息化建設提出建議，以不斷促進企業管理的現代化建設，進而推動企業的發展。。

關鍵詞：企業；人事檔案信息化；建設

正文：

一、企業人事檔案信息化建設的意義

首先，信息化企業人事檔案管理有利于促進企業人事檔案管理水平提升。隨著信息網絡技術的發展，傳統的企業人事檔案管理已逐漸被信息化的管理手段所取代，實現了人事檔案管理與現代自動化企業管理系統的一致。因此，不斷提高自身的信息化水平可以更好的滿足于現代企業人事檔案信息化管理的發展要求。

其次，實施人事檔案信息化管理符合企業發展的時代要求。作為現代企業管理工作的一個重要組成部分，實施信息化、自動化人事檔案信息管理工作，對提升企業管理工作水平、功過效率及信息資料的利用率具有劃時代的意義。現如今，信息化已成為人們生產生活中所不可或缺的一項技術支撐，伴隨著人們對時效性強、價值性高的信息的需求度逐步加大，計算機信息化管理已成為當今時代發展的一項必然趨勢。在這種形式之下，企業人事檔案信息化管理模式是現代企業體制改革與發展的一個必然選擇。

二、現階段企業信息人事檔案信息化建設存在的主要問題

（一）對人事檔案管理信息化建設的不重視

在當前我國的企業管理工作中，其單位的高層領導并未意識到建設人事檔案管理信息化的重要性。也正是因為如此，企業人事檔案管理中，不僅不重視人事檔案信息化建設，還在建設企業人事檔案管理信息化中投入甚少，導致單位的人事檔案室設施不齊全全，極易造成企業人事檔案資料不完整的弊端，從而影響企業自身的發展。

（二）人事檔案材料不齊全

一些年度考核表、履歷表短缺或雖有表但未蓋公章。還有一些如學歷、培訓、職稱、獎懲等材料，仍在個人手中未能及時收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數職，有時只是將人事檔案材料作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，也是導致個人人事檔案中材料不齊全的一個重要因素。

（三）人事檔案管理方式和手段相對落后

管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案管理需要專人管理，單獨存放。但現在大多數事業單位的從事人事檔案管理的人員往往身兼數職，且大部分靠手工操作，未使用干部人事檔案電子信息化管理系統，費時、費力，效率低。

（四）缺乏必要的人事檔案信息內容安全的措施

企業中的有此人事檔案資料是與普通的人事檔案資料是不一樣的，可能會涉及到很多的國家機密信息，因此在進行信息化處理時要注意文件資料的安全。各個企業在進行信息化建設時，要首先切實保證涉密資料的安全。但是在日常工作時，有此企業很容易的忽視這個問題，從而威脅了涉密資料的信息安全。企業要嚴格按照有關規定對企業的人事檔案進行管理與公開，做到確保機密資料的安全。

三、加強企業人事檔案信息化建設的對策

（一）加強對人事檔案管理信息化的重視

在我國煤炭企業的人事檔案管理中，企業領導要提高對人事檔案管理信息化建設的重視，首先，轉變傳統管理人事檔案方式為現代化計算機人事檔案管理，以便可以為企業營造出良好的人事檔案管理信息化建設環境。其次，企業還應該做好建設人事檔案管理信息化平臺的推廣宣傳工作，要提高全體人事檔案管理人員的工作熱情，打開企業人事檔案管理信息化的新局面，使企業人事檔案管理工作越做越好。

（二）注重人事檔案材料收集。

提高人事檔案管理質量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎，隨著政治經濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。人事檔案管理人員必須及時收集與人事檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。

（三）加速企業人事檔案管理信息化基礎建設進程

人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現人事檔案管理現代化，是人事檔案服務于工作、制度改革與發展的需要，是我國整個社會主義現代化事業的一個具體組成部分，也是適應社會對人事檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求人事檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸信息，提高信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將人事檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存，根據需要，通過屏幕查閱有關內容。同時要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的人事檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的人才人事檔案信息服務，以實現人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質量，并大大提高人事檔案的利用效率。

（四）完善企業人事檔案管理制度

企業要堅持與時俱進，發展多元化信息化管理制度的建立，要結合人事檔案上作實際制訂科學的人事檔案管理制度，轉變人事檔案管理的職能，完善企業人事檔案管理實施辦法，嚴格按照企業人事檔案歸檔整理原則開展上作：在收集、歸檔過程，加強企業人事檔案管理的規范化和標準，促進人事檔案保管和人事檔案信息綜合開發制度的建立和完善，使人事檔案工作做到統一標準、歸檔及時整理有序、分類合理、查詢方便，保證企業人事檔案管理工作的規范化和標準化，促進人事檔案管理上作的健康、持續發展。

（五）加強人事檔案管理工作人員的綜合管理

在企業的人事檔案管理工作中，工作人員的素質水平直接決定了人事檔案管理工作質量的好壞和工作效率的高低，因此，在人事檔案管理信息化建設的進程中，企業要從長遠發展著手，不斷提高人事檔案管理人員的綜合素質和職業道德意識。首先，要求人事檔案管理員要具備人事檔案管理專業知識和技能，能夠根據現代化人事檔案管理的特點展開相應的工作，不斷豐富人事檔案信息化管理的實戰經驗，提高對人事檔案管理工作變化的適應性，能夠對人事檔案管理的變化的靈活工作。其次，企業也要加強對管理人員的培訓，在實際工作中要加強專業知識培訓以及計算機技術、網絡技術、數字化技術等方面的基礎培訓，以不斷提高管理人員的人事檔案管理水平。再次，要加強管理人員的信息安全教育和職業道德教育，提高管理人員對信息安全管理的意識，保障企業的資源安全和利益，同時也要教育人事檔案管理人員要熱愛本職上作，積極深入臨床一線進行調查研究其對人事檔案信息的需求，小斷總結人事檔案管理上作，推動管理水平的提高。豐富的決定了人事檔案信息化管理的水平。

參考文獻：

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