淺談施工企業項目管理組織形式與合同管理

1山東省青島市中國石油集團海洋工程有限公司 266520；

2中國石油集團海洋工程有限公司 266520

摘要：合同管理的重要性受到了普遍的關注和重視。對于施工企業來說合同管理工作直接決定了企業的盈利能力。而合同管理目標能否實現受項目管理組織的影響和制約。組織的目標的實現程度受組織組織的構形式的影響。而合適的組織結構形式的選擇取決于組織要完成的目標的性質。合同管理是一項復雜的動態管理工作。因此，要確保合同管理的效率，必須使現有的項目管理組織形式適合于合同管理工作的需要。

關鍵詞：施工企業；合同管理；效率；組織結構形式

現在施工企業對合同管理的重要性有越來越深刻的認識。合同管理對于施工企業來說是成本控制的關鍵。合同管理的質量和效果直接影響到企業的盈利能力。合同管理也是一個涉及施工企業各個部門的一項管理任務。需要各個部門的協調和配合。而管理組織則規定了各個部門的分工合作和協調關系，直接影響到決策的程序和效率。因此管理組織對合同管理的效率和效果有很大的影響。但是在實際工作中管理組織的組織形式對合同管理的影響卻被忽視了。在現實中即使其他合同管理的條件都完全具備了，如果合同管理的組織和決策形式不同，合同管理效率和效果也會有很大的區別。

1 組織結構

組織結構規定了對工作任務如何進行分工，分組和協調合作。合理的組織結構形式取決于組織的戰略目標，組織的規模以及組織完成目標所使用的技術，和組織的運行環境。組織結構形式決定了各個部門之間的任務分工和協作關系，也決定了各個部門的責任和義務的界限。組織的戰略任務的性質決定了最優的組織形式。如果組織的任務是完成具有確定性結果的任務，則對于組織決策的效率沒有很高的要求。為了確保組織目標的實現，必須使組織結構形式和組織的任務相適應。

2 施工企業合同管理的特點

合同管理是一個復雜的動態的管理過程，時間上從施工企業作出參加投標的決定開始直到項目交付使用或者質量保證期到期為止。在整個合同期間，不僅需要施工企業內部各部門之間的合作，而且需要項目相關各方之間協調合作。為了實施一個施工項目，施工企業需要與各方簽訂合同，這些合同組成一個復雜的合同體系。它們之間相互聯系，相互制約。

（1）合同管理需要企業內部各部門之間協調合作

在施工企業合同管理過程中，要特別注意各部門之間的合作。首先在投標階段，需要施工，技術，營業等部門的積極配合。由技術部門提供相關的技術支持，特別是對于設計施工承包合同，設計直接影響能否中標，以及項目的盈利水平；由營業部門進行招標文件詳細分析和制定投標策略；由工程部門提供施工組織設計。只有這些部門積極配合才能提供一個高質量的投標文件，提高中標的機會。

（2）合同管理需要項目相關各方之間協調合作

合同是施工企業完成項目得到支付的重要依據。合同明確地規定了合同雙方的責權利關系。施工企業與業主的主合同規定了項目的范圍，質量等。但是在合同實施的過程中業主經常會做出這樣那樣的變更指令，這些都需要施工企業與業主協調決定。

（3）合同管理需要動態管理

由于施工合同是一種不完備的合同，在合同中不可能就施工過程中可能出現的所有問題做出具體的規定，需要根據項目實施過程中的具體情況協調項目相關各方，對合同作出必要的修改和補充，因此合同管理是一項動態的管理工作。

3 常用的施工項目管理組織

我國施工企業項目常用的組織結構形式有直線式組織結構和矩陣組織等結構形式。

（1）直線式組織具有決策快，責權利關系清楚等優點。在直線式組織中組織的效率直接取決于位于頂部的項目經理的能力。在這種組織中，位于中間的各部門之間往往由于權利之爭而導致合作困難。因此這種組織結構形式一般適用于小型的項目。采用這種管理組織形式的項目，在進行合同管理的時候，合同管理的效率取決于項目經理的能力。

（2）矩陣式組織富有彈性，有自我調節的功能，能更好地適合于動態管理和優化組合；能在保證項目盡力對項目最有力的控制前提下，充分發揮各專業職能部門的作用，具有較短的協調，信息和指令途徑。但是這種組織具有雙重領導，雙重職能，雙重的信息流，工作流和指令，容易產生職能爭執，形成對抗。這種組織形式適合于特大型項目，或者能分解為許多小項目的工程。采用這種管理組織形式的項目，在進行合同管理的時候，由于合同管理人員既要接受合同管理部門的領導和指令，又要接受分項目經理的領導和指令，如果雙方指令存在分歧，則容易產生混亂，延誤合同管理決策的最佳時機。

4 項目管理組織形式的改進

由于合同管理的效率和效果直接影響到施工企業在該項目的盈利能力。為了彌補目前的項目管理組織形式的缺點，充分發揮它的優點，我們需要對目前的項目管理組織形式作出適當的調整使之適合于合同管理工作的需要。

（1）直線式組織

對于直線式組織可以通過對合同管理部門經理授權的方式，提高合同管理部門經理在組織中的位置。在施工過程中，可以授予合同管理部門經理協調各部門確保合同順利實施的權利，也就是說，合同管理部門經理位于項目經理之下，對于合同管理相關事件具有對其他各部門發出協調配合指令的權利。在項目管理組織中，合同管理部門經理位于項目經理之下，但高于其他各部門經理。這樣才能夠確保一旦合同事件發生的時候，項目經理能在第一時間決策，同時確保各部門積極配合，保證合同的順利實施。

（2）矩陣式組織

特大型項目，或者能分解為許多小項目的工程采用矩陣式項目管理組織時，合同管理的工作被分解為若干小項目的合同管理工作，由分項目管理組織中的合同管理部門完成。這樣的管理方式由于條塊分割，容易造成各個分項目的合同管理與整個項目的合同管理脫節。各個分項目之間由于資源的競爭造成沖突。在這種組織中，可以建立一個合同管理的團隊。該團隊由各個分項目的合同管理人組成。通過團隊的分工合作理念，確保各個分項目之間協調共進，提高合同管理的效率。

5 結論

合同管理不僅影響到合同能否順利實施，而且決定了施工企業的盈利能力。合同管理的效率取決于項目管理的組織形式。而合適的組織形式的選擇取決于組織的目標和任務。合同管理是一項復雜的動態管理工作。為了提高合同管理的效率就必須對項目管理組織形式進行改進，使之適合合同管理的需要。對于直線式項目管理組織要確保其合同管理的效率，可以通過對合同管理部門經理的授權來實現。對于矩陣式組織，可以通過建立合同管理團隊來綜合協調各個分項目的管理工作，進而保證整個項目的合同管理的效率。

參考文獻：

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作者簡介：

羅猛，（1986-），男，漢族，河南省商丘市人，職稱：助理工程師，學歷：本科學歷，單位：中國石油集團海洋工程有限公司，研究方向：招標采購。