定圖形而明方向 論會道以啟新生

《××崗位工作手冊》、《××部門管理手冊》、《××現場搭建手冊》、《××標準及名稱》、《××常規流程》、《××應急處理規范》、《××工作人員SOP》……當把碼起來足有半米高的一本本手冊與規范流程展示在記者面前時，見證的是一個行業一路走來，萬千從業者鋪成的一條標準化大道。這是一個我們熟悉且年輕的行業，其歷史不超20年，卻用“標準化”成就了今天的輝煌，描繪著明天的燦爛。

觀人鑒已，見賢思齊。如今的會議行業雖有標準，卻不完備；隨著國家行業規范系列政策的不斷出臺及配套措施的實施，會議行業、會議產業鏈及相關企業的標準化、規范化和特色化已經成為大勢所趨。而在新形勢下，會議相關機構如何求創新、求生存、求發展？如何科學管理，規范經營？如何組建一支卓越的運營隊伍？如何打造場館特色？如何提高會議的效果和質量？如何做好更細致的會議服務？如何達到高質量的會議結構？如何有效保障會議的安全？等等，這一系列問題都引向了一個核心，那就是相關標準的科學制定和行業認可?？墒裁礃拥臉藴什攀切袠I標準呢？在會議及相關活動的標準化進程中，哪些方面應該形成流程、設立標準，哪些方面應該百花齊放、各自爭先呢？針對會議行業在標準化進程中的這些話題，本刊特別邀請了一些業內資深、企業領導和崗位負責人參與了此次討論。所謂，定圖形而明方向，論會道以啟新生；有理由相信，這些大家之言、高端之悟，必將成為會議行業標準化進行中的時代強音！

鄭智中國城市會議展覽業協會聯盟創會榮譽主席、廈門市會議展覽業協會 會長

“會議的標準化”是一個很有意思的議題。聽起來挺時尚的，做起來有難度，但，如果能做好，則對促進會議產業發展有很大的意義。

按照詞典的解釋，“‘會議’是指有組織有領導地商議事情的集會?！逼湫问健热?、目的和意義千姿百態，難以有相同的衡量尺度。但，是不是在各地高度重視發展會議經濟的今天，就不需要有一套統計、評判標準呢？不是的，我認為在會議業成為一種新業態的今天，按照一定的尺度，就行政性會議和商業性質會議進行區分，將政府主導性會議和市場化運營的會議進行區分，將國內、地方性會議和國際性會議進行區分，將會議的規模按照一定的標準進行區分還是十分有意義和必要的，有了標準才能有準確的統計數據。這對各地政府制訂推動會議產業發展政策是很重要的。目前在境外不同的國家也有不同的評判、統計標準。作為經濟總量達到全球第二、發展速度進入“新常態”的中國，應該有自己的會議統計、評估標準，建立中國的會議統計、評估體系也已經具備了市場需求和條件。

會議的服務也應有一定的標準，但這是另外一個體系。中國會議飯店聯盟有一個會議型飯店建設標準，我覺得很有意義。各地是否都在推行不敢說，市場經濟嘛！以投資者對飯店的功能定位而定。廈門經多年的探索，制訂了會議型飯店的認定條件（標準），今年已正式實施，是否可行，還在試驗之中，還應經受實踐的檢驗。

古話說：看菜吃飯，量體裁衣。具體到會議的服務標準應按采購者的需求和提供的“菜”和“體”來確定。至于安保標準，不是會議業的事，公安部門會有它的要求和標準。本人認為中國的會議標準應該是簡單、易懂、易操作，同時能反映對經濟效益的貢獻率。

魏維松北京華毅東方展覽有限公司 高級設計師

關于“會議的標準化”這個專題，我覺得你們提出的很好！因為它的建立和實施，首先會讓會議活動的標準內容更加充實豐富；其次，它的建立和實施也客觀的促進了我國會議活動的健康發展。

首先，我們不能籠統的去把會議活動建立標準，會議是有明確分類的，我們要根據會議的類型具體問題具體分析。比如政府性質的會議就需要標準化，它的審批程序就很嚴謹，并且有一整套的規范流程，各個環節細致入微，這里不做詳細闡述。再有就是協會類會議和公司類會議。拿公司類會議來說，公司類會議相對前兩者靈活性更強一些。這類會議通常是由一些會議活動公司去運作，隨著我國經濟的飛速發展，公司類會議活動異常繁榮，但是我們不能忽視掉它的規范性和嚴謹性。這就需要我們從會議活動的策劃公司入手，要規范行業標準，公司要有明確的定位，與所服務對象要有一個對等性。再者，對于一些規模較大、參與人數較多、涉及領域較敏感的會議活動，國家相關部門要對這類會議活動進行審批。

其次，關于相關標準的制定原則，我覺得，應該遵循以下六點，即：規范審批程序、嚴格審批事項、規范會議活動類別等級、控制規模、提高工作實效、節儉有度。

而如何保證這些會議標準的施行，我個人覺得應該從三個方面入手，即：

一、行業內的引領者們應該結合自身多年的從業經驗草擬出一個行業內部已經被大家默許的標準，再與當前政策相融合。

二、保證會議標準的實施還需要我們大家提高自覺意識和自身素質，無論是會議活動的發起者還是會議活動的策劃者。

三、由國家相關部門監督指導。

總之，無論是政府類會議、協會類會議（特殊會議除外），它的立項和實施一定是要按照規范實行的，但是對于相對靈活的企業類會議，應該針對企業自身的文化辦出自己的特色，但不能盲目的夸大，如果形成一定規模，觸及敏感領域，相關部門要進行行政干預。

何淑媚北京筆克展覽展示有限公司 會議活動經理

從簡單模仿到內涵提升，近年來，隨著相關政策的出臺和行業結構的調整，會議的標準化成熟度取得了顯著發展。而于此時探討“會議的標準化”，必將對保證會議活動的質量、減少意外情況發生、提升會議活動效率等產生切實和積極的影響。

在國內的相關會議活動中，我覺得最需要在從業者的資格、后期總結、會議活動結果這三個環節先建立一定標準。

以從業者資格為例；在現今國內良莠不齊的活動策劃服務商中，沒有活動專業知識僅憑實戰經驗操作的比比皆是。以此造成了會議活動策劃的單一性、惡性的壓低預算及活動中的意外“事故”頻頻發生。

以后期總結為例；國內對活動后期總結要求不多或內容簡單，通常以簡單的文字、現場圖片、突發事件及解決方式一并構成了所謂的“總結報告”。缺乏從活動初期開始的追蹤、與客戶間的溝通推進、活動參與者的感受等更全面的總結，從而為下次合作或同樣的活動起預警作用。

以會議活動結果為例；會議活動結果常以甲方少數代表的簡單評論為定論。但一場會議活動真正的好壞還應由與會者決定，是否接收到了甲方希望藉由此次會議活動傳達的信息與目的，是否有其他附加感受等都是一同衡量會議活動結果的參考因素。

當然，在制定這些標準時必須要遵循一些原則。比如，在從業者資格相關標準的制定時，應嚴格考慮不同領域的專業技能及相關活動類型的工作經驗，同時從業者在活動中的職位相關經驗。在活動后期總結的相關標準制定時，應做到全（范圍全且周期全）、精（內容精準和數字精確）、多視角（從組織方、客戶方、與會方等多方角度審視過程問題）、獨一無二（不能以大框架扣總結報告，以圖片填充頁數，每次總結報告應該和活動一樣是獨一無二的才能起到總結的作用）。在制定會議活動的評判標準時，除了硬件（搭建、印刷品、餐飲……）、軟件（服務、流程……）還應考慮與會者感受、口碑等。

其實，在會議及相關活動的標準化進程中，除了策劃創意都可以形成標準化，只不過實施過程中的困難將增加，但歸根結底會對整個行業產生積極地推動作用。也正因如此，我覺得，要想保證相關會議標準的施行，應當由甲方牽頭，乙方遵守；同時，行業內每一個人的共同努力以慢慢改變現狀，也是必須。

溫忠東鄭州國際會展中心 總經理

如果說標準的建立和施行，可以讓所有會議主辦方形成一個對于機制、標準上的認同，并能夠積極響應和遵守；同時，這些標準的建立能夠得到國家的支持，那么整個行業將會秩序井然，會議舉行及承辦將更加高效，同時，整個行業也將更加透明化。

我認為在會議相關活動中，場地、主題以及會議舉辦的時間等相關環節中最需要建立標準。因為，自2013年國家頒布《中央和國家機關會議費管理辦法》，對厲行節約反對浪費的會議要求作出全面規范，從嚴控制各類會議活動；于是整個會議市場出現了低迷，尤其是政府會議方面，表現尤為明顯；會議主辦方控制會議成本，減少會議次數已成為主流。

面對如此形勢，我覺得在會議主題的選擇上，以及會議與會議之間的時間間隔上，應該出臺相應的標準，將整個會議市場規范化，正軌化，市場化。同時，應減少政府會議比重，增加商業會議比重。而作為未來會議的發展方向，專業化已經被公認為會議產業的重點發展方向，特別是承辦國際會議，更要體現專業性。2015年蒙特梭利模擬聯合國大會在鄭州國際會展中心舉辦，尤為突出的便是此次會議由“硬”向“軟”的轉變。以模擬聯合國大會為例，品牌突出，國際化程度高，會議質量極高。而這其實都是可以預見行業規則制定之后的前景。

在制定國內會議相關標準時，首先應遵循會議保護原則。要將哪些品牌突出、本地新興的會議給予價格上以及檔期上的幫助和扶持，讓其項目健康有序的發展，并讓其做大做強。同時，我覺得政府活動在給予一定的保障的同時不應再享有特權，將商業運作投入到會議運營中來，專注已有的會議活動，不貪，不爭，求穩，求真。

在制定這些標準時，我認為首先在會議服務運作，會議成本價格，會議流程安排上應該按照企業本身的實際情況不同對待，“分別”定制。而對于一些其他的基礎、共性的方面，可以實現標準化。而對于會議如何標準的施行，我覺得相關行業制度和規則出臺后，要第一時間對主辦方進行準確到位的傳達，要保證有書面的文字性解釋，同時配合網上公示；而相關標準的出臺機構，更應從自身做起，力爭捍衛行業標準，盡自己最大的可能做到一視同仁，不偏不倚。

竇式宇珠海市會議展覽業協會 常務副會長

“會議標準化”是一個很難的命題。難就難在會議五花八門，其主題、規格、規模、參與人群和目標各有不同。那么，該不該標準化？能不能標準化？如何標準化？如果說，標準化探討的初衷在于以此提升會議的品質、實效，尤其是在于提高同類會議的復制能力，以便于高效推廣。那么，我們要討論的問題首先應該是如何才能提升會議的品質和實效。毫無疑問，只有以高品質的會議模板作為標準，這標準化才有意義。也就是說，會議標準化的前提是會議的優質化。

什么樣的會議才算得上優質會議？評判的維度很多，但最根本的有兩條：一，主辦方的會議目的順利達成；二，與會者體驗良好、收益較大，評價較高，記憶深刻?？v觀這些年來國內林林總總，大大小小的各式會議，能同時達成以上兩個目標的鳳毛麟角。究其因，主要是會議主辦方或者策會者缺乏對會議屬性、功能、使命的深刻認識和透徹理解，尤其是對會議這個獨特產品的營銷手段缺乏深入的研究，也就是不可能在會議策劃時，從會議的根本目標出發，以參會者的良好體驗為歸依，對會議的時間、時長、地點、場所、規模、調性、氣氛、內容設置和議程安排等相關的會議要素進行精準的定位和系統性的掌控。其結果是，絕大多數的會議只是主辦方的一廂情愿，演講者的自娛自樂，而與會者更多的是游離于會議訴求之外的，既無實際收益也無美好體驗。倘若把這些傳統模式的會議放在互聯網+時代的背景下重新審視，確實顯得無情趣而難以為繼了。因此，如何創新未來的會議模式，自然成了我們在討論標準化課題時繞不開的話題。

綜上所述，在研討和制定會議標準化方略之前，我們必須先解決會議優質化的問題，正如我們想要推動一個品牌的全國連鎖之前，必先嘔心瀝血、竭盡所能，將自家的樣板店做到精彩。除此，別無他路！

諶立雄海南智海王潮會議展覽有限公司 總經理

會議是國內目前比較典型的經濟活動之一。隨著行業的發展，現階段，會議的標準化問題，確實已經成為國內會議行業發展的重大課題，亟需出臺相關的措施。但國內會議的標準化一直推動不快。原因在于：作為一種經濟活動，會議行業不像旅游等行業已經形成明確的管理機制，存在多頭管理，互相掣肘，各地區往往無人牽頭；社會和公眾對會議產業的認知一直不是很成熟，社會上會議很多種，哪些是創造價值的，需要制定標準的經濟活動的會議；會議本身又是一項極具個性的服務工作，精彩程度、個性化和超值服務往往也是會議服務競爭的重點，難于標準化。

會議的標準化要制定的，整體來講，應該是行業約束硬性標準。個體來講，應該是服務的最低標準，即下限標準。具體來說，行業管理，就是對會議行業當中，主觀上具有推動性，客觀可以標準化的，效果上進行標準化之后可以極大促進行業發展的部分，都需要制定標準。在會議細分上，如會議產業所指的會議是哪些？如商務會議、培訓會議等的定義、大中小型會議劃分、會議服務中風險管理、承辦國際會議規范等；具體到單項會議服務時，標準化確定的是服務的下限，其目的是保證會議安全、使服務質量達到一定標準；如服務人員的從業要求，不同規模的安保標準，會場服務標識等等。

在會議相關標準的制定時，應當遵循的原則有以下幾個：

一、簡化通用原則；目前會議業的發展出現多種模型，如商務會議、休閑會議、培訓會議等，要求不一，各省市區域的特點也都不一樣，不能完全搞一刀切，在不能制定完美標準的時候，建議從初步、簡化適用的標準開始進行。二、導性原則：標準的制定一定要有利于行業指導和發展，特別是利于政府管理部門、統計部門和行業管理部門工作。三、前瞻原則：標準的制定要有一定的前瞻性，可以引進國際上的一些有利、先進的要素。四、開放原則：既要利于保持服務的規范性，又要保持服務的個性；既要保證現時有一定的規范措施，又要保證能及時補充更新。五、權責適宜原則：標準的制度方，一定是行業的管理方，應當由承擔最主要管理職能的單位單獨或牽頭作出。

此外，在國內，會議的管理存在多頭情況，旅游口、商務口、會議局、貿促會、會展協會都可能有管理權限，國標、省標具體情況也有很大不同，為避免標準制定方和執行方不協調問題，因此，現階段制定標準，應當根據各地情況，以權責相宜原則進行。

對于“會議標準化”將對會議活動的發展產生何種作用？我覺得會議標準的建立和施行，將對會議活動產生積極影響！具體，我想到了五點。

一、有利于從宏觀上控制會議風險，保證會議質量。二、有利于推進行業專業化。三、有利于保證行業規范發展，避免進入惡性競爭。四、有利于政府和社會對會議行業的深入研究、指導和促進。五、有利于行業的人才培養。

作為會議服務機構，我們企業方提供“滿意+驚喜”的服務。根據這個原則：“滿意”服務的部分，應該形成流程，設立標準。如會議場地的基本要求、從業企業的要求、差旅等基本服務、安全保障、標識設立、風險管理和預案、服務人員技能，這些都需要設立標準，實際上，這些是所有的會議公司都應該滿足的共性標準。但“驚喜”服務，即按照市場規律，以競爭取勝的個性的部分，比如會議策劃、產品設計、個性服務、亮點創造、地方特色、甚至服務價格等宜百花齊放。

張波西寧亞博會展服務有限公司 總經理

說到“會議標準化”，我覺得這是每一位會議活動從業者都應該考慮的問題；因為在會議活動相關標準的討論過程中，如果相關環節及相關標準的制定有了自己的聲音，并得到大家的認同，不論是對企業發行、職業發行，還是行業發展，都是有百利而無一害的。

目前，在國內的會議活動內容不但多種多樣，而且千差萬別。每個會議的主題，以及主辦方會議方所需要達到的目的都不盡相同，無法統一，但唯有會議接待和流程卻是大同小異；雖然地域有所不同，提供接待細節時有一些花絮，但主干是相通的。

近年來進入會議市場的會議企業越來越多，多數企業是在旅行社的基礎上而增加的會議公司。這部分企業在做旅游接待和資源掌控方面都有著本企業優勢和獨門秘籍，并且同行業中有著姣好的口碑，但在轉入接待會議頻道后，卻發現自己的接待在服務上不能讓會議主辦方十分滿意；追根溯源，是在接待細節上沒有得到會議主體和客體的滿意，說到底，是接待流程沒有形成公式化、程序化，細節上沒有做好。所以，在制定會議活動的相關標準時，應博采眾多知名和優秀會議主（承）辦企業的接待流程和制度編制標準，以保證相關標準制定的通用性、權威性和可操作性。

當然，這些會議活動標準的建立，還應通過各級行業協會貫徹實施，并通過《旅游會展》、《中外會展》、《出展世界》等這些行業中的專業媒體進行宣傳、解讀，以使會議相關企業及早、全面的了解標準對會議成功舉辦的重要性；最主要的，是要讓會議活動相關企業知道，標準才是會議企業的生命線和未來的希望。這些標準的建立和施行將會減少主辦方和承辦方的溝通成本、降低人力專業資源的使用、增強會議從業者的信心！

題記：

在此專題調查之前，國家會議中心總經理劉海瑩先生在今年3月的署名文章中認為：“標準化的成熟度并不是由‘規范’的數量決定的，更重要的是看‘規范’的質量。質量又包括兩個方面：一個是制定的質量，另一個是實施的質量。”新展國際傳媒總經理趙偉先生在今年6月的一次內部會議上也說道：“純個性化的東西很難做大，可復制性的才可以放手去做開。建立制度、形成標準，從業者在模版范圍內去盡量發揮，才能實現企業（行業）的快速發展?！?/p>

而在參與此次討論的眾人中，限于篇幅，很多也只是談了觀點的一部分。比如珠海市會議展覽業協會常務副會長竇式宇先生，除了上文所述外，在采訪時，其還表示：“在談‘會議的標準化’之前，應先談‘會議的優質化’。因為，只有辦會‘優質’后，才會有模仿的對象，也才會有建立標準的依據。”

……

“會議的標準化”是全行業的一個共同話題，也是所有會議活動從業者值得觀注和思考的一個發展必然。此次調查，雖然只是冰山一角，但，見微知著，關于“會議的標準化”思考，看來很多業內人已經考慮了很多。