煤礦技術檔案管理的信息化建設

文/甘肅省平涼市華亭煤電股份有限公司華亭煤礦　馬文銀

煤礦技術檔案管理的信息化建設

文/甘肅省平涼市華亭煤電股份有限公司華亭煤礦馬文銀

在信息科技越來越發達的新世紀，各類企業為了適應新時代都積極采取無紙化、信息化以便提升辦公水平及效率，煤礦企業也不例外。煤礦技術檔案管理工作在煤礦其中起著至關重要的作用，本文就以煤礦技術檔案管理為例子來闡述當前檔案管理信息化建設的重要性及一系列問題。

煤礦；檔案管理；信息化建設

煤礦產業是一個傳統的工業，它有著很悠久的歷史，但是隨著社會的不斷進步，我國科學技術的不斷發展，使煤礦企業這個傳統工業中的部分工作在網絡上面有了可持續發展的空間，比如煤礦技術檔案管理工作。檔案管理工作是煤礦企業的經濟主體，它在企業中發揮著重要的作用，在二十一世紀，檔案管理工作已不再是采取手工管理的工作模式了，下面我們就來探討一下煤礦技術檔案管理的信息化建設。

一、檔案管理信息化建設的意義

檔案事業是我國企業建設中不可或缺的工作，在全新的二十一世紀，檔案工作也要隨著社會的發展一起進步。現在的社會是一個網絡化的社會，社會發展越來越快，網路信息技術在社會中扮演著重要的角色，許多企業工作都開始現代化和網絡化。同樣，檔案事業也離不開網絡信息化。眾所周知，煤礦技術檔案管理工作是一件十分不容易的工作，由于種種原因，煤礦技術檔案管理工作與其他的檔案管理工作有所不同，因專業的特殊性，所以在一些技術上面落后于其他檔案管理工作。現階段大部分煤礦企業檔案管理工作還停留在舊社會時期，處于半自動化階段，不少人員都是手工整理檔案，這種方式對于檔案的嚴密性沒有太大的保障，同樣也使工作人員在手工整理檔案的時候因為某些原因導致檔案的遺漏、損壞等一系列問題，所以，這也正是實現煤礦技術檔案管理信息化的意義。

二、檔案管理信息化的優點

（一）對于企業檔案具有保密性。檔案管理工作是對煤礦企業的發展史進行記錄，里面包含著企業的點點滴滴以及對于企業未來的構造藍圖，這個工作量無疑是非常大的，如果對于檔案管理工作方面還秉承著以往的方式，這有可能會造成煤礦企業內部消息的流失。檔案管理信息化具備對于檔案的保密性，網絡化的參與可以有效地保證企業檔案不會外泄這方面問題。

（二）降低企業成本。以往的檔案管理工作方式靠著人工工作的方式對于檔案進行分類、整理、編排等，大大地加強了企業對于檔案管理的人力、物力及經歷等各方面的耗費，而且還有可能因為人工而導致編排上的失誤，因此造成檔案不完成而無法對檔案進行查詢等情況，使檔案管理工作得不到有效的發揮。實現檔案管理的信息化之后，可以通過利用檔案管理自動化系統將文件進行整理、歸檔、編排等一系列的工作。通過檔案管理自動化系統可以將各個部門的基礎工作有效且可行地結合在一起，將各個部門的基礎工作通過系統科學地結合在一起，實現文件、檔案管理的一體化。這樣可以節省大量的人力物力開銷，也節省了工作人員的精力，把節省出來的部分可以很好地在其他工作上面發揮作用。

（三）促進檔案管理自動化、標準化。在現代企業的管理中，檔案管理的規范化及標準化關系到一個企業的制度規范，在檔案管理人員工作中，要時刻謹記這點。在實現檔案管理信息化之后，使用信息管理系統，可以有效地將檔案管理的日常都記錄在電腦里，工作人員可以不定期的把檔案進行統計，比如檔案的查閱記錄、檔案的銷毀記錄、檔案的更新記錄等，這些都使用信息技術來完成，讓檔案工作人員從煩瑣的工作中解脫出來。檔案工作人員還可以利用信息管理系統準確地將檔案進行標準的排序及歸納，這也真正實現了檔案管理工作的自動化和標準化。

三、檔案管理信息化的現狀

就目前來講，檔案管理工作人員對檔案管理信息化的觀念意識還沒有太深入人心，檔案管理信息化技術人才也比較稀缺，要想很好的實現檔案管理信息化的標準建設，更好的完善檔案管理信息系統，還需要煤礦企業人才的不斷努力才能得以實現。不過目前我國煤礦技術檔案管理工作已經實現半自動化階段，在手工操作的基礎上實現了電子文件和檔案管理的一體化，這使得檔案管理信息化有一個好的發展前景。

四、結束語

煤礦技術檔案管理信息化建設的成功，從各個方面來講都是對煤礦企業發展歷程有很大的重要性的，檔案管理信息化實現了網絡代替人工，加強了社會與企業的共同進步，減少了在檔案管理過程中人為因素的失誤及各種狀況，也極大部分調動了工作人員的積極性，促進了各部門的交流工作，實現了資源共享等好的發展。現在我國網絡信息急速發展，在這方面的人才也不欠缺，所以在不久的將來，煤礦技術檔案管理信息化的建設在目前的狀況下一定會有所改進的。

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