利用Excel辦公軟件實現人事數據與財務數據的無縫對接

人事部門與財務部門是單位相對獨立的兩個部門，人事部門負責職工薪酬標準的制定，財務部門負責職工薪酬的核算與發放，在紙質辦公時代，人事部門制定每位職工的薪酬標準后，通過紙質文檔或表格傳遞到財務部門，財務部門再按標準進行核算發放，形成兩個獨立的兩個工作環節。

進入辦公自動化后，人事部門和財務部門一般都有自己獨立的辦公應用軟件，兩個部門各自運用辦公軟件處理職工薪酬業務雖然都非常便利，但由于系統間數據往往難以兼容共享，因而兩個部門的數據往往難以直接對接共享，也就是說人事部門提供的工資數據財務部門還需通過人工再次錄入財務工資管理系統進行核算和發放，而且，兩套系統的購置費用和每年運行維護費用價格不菲。

我單位人事部門和財務部門在之前的工作中也一直分別使用兩套系統進行職工薪酬的制定和核發，但始終無法解決兩套系統的對接問題。后來為了節約辦公費用，嘗試應用免費的Excel表格進行數據處理，通過近兩年的實踐，我們發現運用Excel表格進行數據處理不僅節約了辦公費用，而且能實現人事數據和財務數據的有效對接共享，大大節約了辦公經費，減輕了兩個部門的工作量。

Excel是由Microsoft為Windows和Apple Macintosh操作系統的電腦而編寫和運行的一款試算表軟件。直觀的界面、出色的計算功能、圖表工具，使Excel成為最流行的微機數據處理軟件。Excel表格所具備的復制粘貼功能和數據匯總功能，使得表格之間的數據轉換和計算十分便利。

一、利用Excel表格實現薪酬標準制定與核發放的無縫對接

分別設計兩套Excel表格，第一套“職工工資薪酬標準表”表由人事部門負責錄入。

第一套表表樣如下：

第二套表由財務部門負責錄入，第二套表由三張表格組成，“表一”為“工資發放表”，“表二”為“工資發放匯總表”，“表三”為“工資發放單”。“表一”為基礎性表格，“表二”和“表三”分別從“表一”中提取數據。

第二套表格樣式如表1：

利用“職工編號”進行排序，始終保持人事部門與財務部門的編號順序的始終，這樣，人事部門提供的工資標準便能通過“復制、粘貼”的方式直接導入財務部門的工資核發表格。

利用Excel表格的公式計算以及自動匯總功能，財務部門在“工資發放表中”自動計算出每位職工每月應發工資額及實發工資金額，并自動匯總出單位的月工資發放數據。

利用Excel表格的表格間取數功能，還可將“表1”的這些工資發放數據自動調入“表3”“工資發放單”，并將匯總數據調入“表2”“工資匯總表”。

二、利用Excel表格實現“工資薪金個人所得稅”計算與扣繳的無縫對接

通過Excel表格的自動計算功能，財務部門還能在“表1”中設置公式，直接以每位職工的月收入為基數，自動計算出每位職工每月應繳稅金金額。由于Excel表格能夠隨意變換形式，還可將“表1”變化為能夠直接導入網上繳稅系統的“繳稅表格”樣式，完成工資發放與個稅繳納的無縫對接。

由“表1”變化的“繳稅表格”樣式如下：

該表能直接導入“網上自助辦稅系統”，由此大大減輕了財務部門計算和繳納職工每月個人所得稅的工作量，同時也能避免人工錄入的可能的失誤。

三、利用Excel表格實現公積金計算與扣繳的無縫對接

銀行計繳公積金的工作表也是Excel表格，因此，利用Excel表格的復制粘貼功能還能把通過“表一”直接計算出的職工每月應繳公積金金額，通過復制粘貼直接導入銀行公積金計繳工作表，完成職工公積金計算與扣繳的無縫對接。

銀行公積金計繳工作表的表格樣式如下：

上表中的職工身份證號碼可以從人事部的“職工工資薪酬標準表”直接導入，職工公積金月繳存額可從“表一”直接導入，繳存公積金月均工資可運用公式，由職工公積金月繳存額直接計算得出。

由此，通過Excel表格便完成了公積金計算與扣繳的無縫對接。

總之，在人事工作和會計工作電子化時代，不需要使用價格昂貴的操作系統，只要善于運用Excel表格，我們也能簡單、高效地完成大量的數據運算和導入工作，Excel表格所具備的強大功能還有待我們在日常工作中一一開發。