探討檔案管理工作在信息化條件下如何改進(jìn)

檔案是對(duì)人或事件具體信息進(jìn)行記錄的一種文件形式，我國(guó)檔案管理工作仍處于發(fā)展階段，與發(fā)達(dá)國(guó)家檔案管理工作的理念和方式等方面都存在著差距。隨著經(jīng)濟(jì)和科技的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)社會(huì)生產(chǎn)和管理中應(yīng)用更加廣泛，面對(duì)這種形式，加強(qiáng)檔案管理信息化的建設(shè)是非常有必要的。檔案管理的信息化建設(shè)能夠有效提升管理工作的效率，避免在傳統(tǒng)人力工作中產(chǎn)生的失誤，降低因工作實(shí)施問(wèn)題而造成的損失。但是在信息化環(huán)境下，檔案管理工作的改進(jìn)仍需要依靠科學(xué)的理念和方式進(jìn)行實(shí)施，絕不能夠憑經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行工作方式的轉(zhuǎn)變，因此，本文對(duì)信息條件下如何改進(jìn)檔案管理工作進(jìn)行了探討。

一、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過(guò)程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因?yàn)榇鎯?chǔ)量大，檔案管理部門(mén)不能對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案材料，進(jìn)行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤(pán)、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的管理，以信息為管理對(duì)象，對(duì)形成的各種門(mén)類(lèi)的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過(guò)信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺(tái)利用的信息資源，檔案資源只有通過(guò)信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的價(jià)值和使用價(jià)值，它能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會(huì)繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù);它能創(chuàng)造最佳的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之真正成為未來(lái)信息社會(huì)國(guó)"民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

二、應(yīng)建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為此，人們要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案熔化管理的需要;其次，依據(jù)文件處理流程來(lái)進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì);再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。

另外，在電子檔案使用過(guò)程中，我們也應(yīng)注意到一是電子檔案安全性問(wèn)題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來(lái)的問(wèn)題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理;相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法;儲(chǔ)存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。三是電子檔案的法律效力問(wèn)題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來(lái)確定，電子檔案由于沒(méi)有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤(pán)、磁帶、磁盤(pán)等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

三、提高檔案管理人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化

傳統(tǒng)檔案管理工作方式通常是有人力進(jìn)行整體和查詢的，在工作方式進(jìn)行改進(jìn)的過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)的應(yīng)用，能夠大大解放工作人員的勞動(dòng)，提升工作的整體效率，但是人不能夠忽視工作人員在管理工作中的重要作用。不但如此，工作人員還需要對(duì)管理設(shè)備進(jìn)行全面的控制，因此，加強(qiáng)檔案管理工作人員的基本素質(zhì)是非常必要的，檔案管理工作隊(duì)伍的建設(shè)是檔案管理工作進(jìn)行信息化改進(jìn)的關(guān)鍵。

1、檔案工作者必須具有多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中在大量運(yùn)用迫使檔案工作人員支學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識(shí)，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)、生物學(xué)等學(xué)科的知識(shí)，它們對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。

2、從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)、再學(xué)習(xí)，上級(jí)檔案管理部門(mén)要積極創(chuàng)造條件，有計(jì)劃的選送檔案管理人員進(jìn)行深造，進(jìn)行離崗培訓(xùn)，還可以采取以老帶新、以強(qiáng)帶弱的辦法，互幫互學(xué)等建立復(fù)合型人才群和梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)。作為檔案管理工作者，應(yīng)看到自身素質(zhì)與新形勢(shì)對(duì)檔案工作需要的差距，以時(shí)不我待的精神狀態(tài)抓緊自身的學(xué)習(xí)提高，盡快使自己成為合格的檔案工作者。隨著設(shè)備的更新和引進(jìn)，檔案管理部門(mén)既要注重引進(jìn)具有豐富檔案專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，精通業(yè)務(wù)的各種人才，又要注意引進(jìn)相關(guān)學(xué)科的專門(mén)人才，合理調(diào)整檔案工作者的專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)。

信息化時(shí)代為人們生活帶來(lái)了巨大便利，同時(shí)也為工作效率提升產(chǎn)生積極作用。傳統(tǒng)檔案管理方式對(duì)于現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求來(lái)說(shuō)，已經(jīng)不能夠被廣泛地應(yīng)用，對(duì)檔案管理工作的信息化改進(jìn)，使其工作科學(xué)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是信息環(huán)境影響下的結(jié)果。加強(qiáng)檔案管理工作的改進(jìn)，需要從觀念和意識(shí)方面出發(fā)，只有重視工作的信息化建設(shè)，才能夠做好管理措施的改進(jìn)。當(dāng)然，不僅需要對(duì)工作人員的觀念進(jìn)行發(fā)展，更需要對(duì)其專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行提升，使其能夠在今后的工作中發(fā)揮出更大作用。

（作者單位：伊春市社會(huì)福利院）

種意識(shí)，多媒體課件盡管有很多作用，但不是所有情形下都一律適用。比如，對(duì)幼兒進(jìn)行木棍的粗細(xì)比較的教學(xué)，一種方案是制作多媒體課件畫(huà)一根粗一點(diǎn)的木棍和細(xì)一點(diǎn)的木棍進(jìn)行比較，另一種方案是直接拿一根粗一點(diǎn)的木棍和一根細(xì)一點(diǎn)的木棍現(xiàn)場(chǎng)讓幼兒們觸摸感知，很顯然，第二種方案更有效，第一種方案不僅效果不明顯，還剝奪了幼兒動(dòng)手操作的機(jī)會(huì)，不利于動(dòng)手能力的提高。在教學(xué)中，應(yīng)當(dāng)一切以學(xué)生為主體，就會(huì)選擇出最適合幼兒的教學(xué)方案。

三、小結(jié)

多媒體課件教學(xué)手段具有直觀生動(dòng)、感染力強(qiáng)的特征，符合小班幼兒的身心特點(diǎn)，易于被小班幼兒所接受，激發(fā)他們學(xué)習(xí)語(yǔ)言的興趣，提高他們運(yùn)用語(yǔ)言的積極性，增強(qiáng)感悟力，同時(shí)也能解決老師們的教學(xué)困惑，其作用不可小覷。但是我們也應(yīng)該清醒的認(rèn)識(shí)到，多媒體技術(shù)不是萬(wàn)能的，不是在所有情況下都是最優(yōu)的選擇，不能被濫用，應(yīng)該具體問(wèn)題具體分析，始終以幼兒為教學(xué)主體，一切從更好地促進(jìn)幼兒身心健康發(fā)展、智力得到開(kāi)發(fā)為出發(fā)點(diǎn)，選擇適合的教學(xué)方式，這才是優(yōu)秀老師的責(zé)任，是對(duì)幼兒負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。

（作者單位：江蘇省張家港市景巷幼兒園）