出版社檔案管理的 特點、問題及改革措施

摘要：近年來，我國出版社發展迅速，相關檔案也隨之增多，給檔案管理工作增加了許多困難。本文主要闡述了出版社檔案管理工作的特點，分析了當前出版社檔案管理工作中存在的問題，并提出相應的改革措施，以期推動出版社檔案管理工作的良性發展。

關鍵詞：出版社 檔案管理 特點 問題 改革措施

一、出版社檔案管理工作的特點

出版社的檔案管理工作具有以書籍出版為工作中心、檔案資料繁雜、檔案使用頻率高等特點。由于大多數出版社實行企業化管理，工作中心明確，其所有工作都是圍繞圖書的出版發行而展開的，所以出版社的檔案涵蓋范圍非常廣，包含了編務、書稿、樣書、質量、發行、印務等多個方面。每一個工作階段都有詳盡的檔案資料，它們充分反映了出版社的工作內容和流程。

二、出版社檔案管理工作存在的問題

1.缺乏專業檔案管理人員

目前，許多出版社在人員配置上存在一些不合理現象。按照相關規定，出版社的各工作室應配備一定數量的檔案管理人員，但是一些出版社的工作人員數量不足，各部門間也缺乏合作交流。

2.出版社檔案資料數量大幅增加

書稿是出版社中常見的一種資料檔案，它不僅數量多，而且內容多樣，僅這一項，就加大了管理工作的難度。但是，除了書稿之外，出版社的資料檔案還包括人事檔案、質量抽檢材料、庫房資料等材料。隨著出版行業的發展，出版社出版的圖書日益增多，而且增長速度極快，甚至有的出版社達到了每年新增四十多萬卷的程度。

3.管理工作不到位

根據規定，出版社的檔案管理工作需要其領導機關開展監督、檢查和指導工作，各地新聞出版局是每個地區出版社的領導機關，理應對當地出版社的檔案管理工作采取相應措施。然而，大多數新聞出版局沒有履行自己的義務，對出版社的檔案管理工作關注度不足，監管不到位。

三、出版社檔案管理工作的改革措施

1.健全檔案管理人員隊伍

首先，出版社應開展招聘工作，增加工作人員的數量，按照規定配給各部門相應的人員數量，保證每個部門都具備三名以上的檔案管理人員；其次，出版社應加強各部門之間的交流與合作，可在各個部門的檔案管理人員中選出代表進行部門間的交接與合作。由于出版社的檔案管理工作需要按照收集整理、立卷、歸檔管理、移交的順序進行，所以需要依靠編輯室、主編室以及檔案室共同合作完成。出版社只有重視并促進各部門之間的溝通，才能保障檔案管理工作的順利進行。

2.運用信息化檔案管理制度

出版社應盡可能地把紙質檔案轉化為電子檔案，以便開展管理工作。此前，受信息化水平的限制，出版社通常采用紙質稿件和資料，來完成圖書的出版工作，所以存有大量的紙質的檔案。這些紙質檔案不易保存，容易缺失，且查閱難度大。然而，電子檔案比紙質資料更加便捷，不管是在保存方面，還是在查找方面。鑒于此，出版社可以建立相應的信息化檔案管理制度，轉變資料的保存和管理形式。

在建立信息化的檔案管理制度后，出版社要在各個環節上安排相應的工作人員。如在存儲時，出版社可以派專人負責檔案的存儲和整合，以避免資料存儲的重復或缺失。

3.加強出版社檔案管理工作的監管力度

首先，各地新聞出版局要注重落實國家的相關規定，積極并嚴格地履行工作職責，正確認識到出版社的檔案管理事務并非只是出版社的內部事務，應加強對檔案管理工作的重視；其次，各地新聞出版局要按照規定辦事，監督、檢查以及指導當地的出版社。出版社也可向上級反映情況，提高當地新聞出版局對出版社事務的重視程度。兩者的相互督促有利于加快檔案管理工作改革的步伐。

四、結語

出版社的檔案與其他檔案類型存在較大區別，所以出版社不能依賴傳統的管理模式，而要根據出版社的發展情況，結合新思想與新技術，合理地調整工作策略，有針對性地解決傳統管理模式帶來的問題，進而推動出版社檔案管理工作的進展。

參考文獻：

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[2]呂萍，高淑英.建立健全信息化書稿檔案管理制度[J].黑龍江檔案，2003，（4）.

（作者單位：吉林東北亞出版傳媒集團有限公司）