完善電子文件歸檔管理 推進檔案信息化建設進

程張君

摘要：本文針對電子文件歸檔管理中心的問題，具體提出推進檔案信息化建設的幾點建議。

關鍵詞：電子文件；歸檔；檔案信息化建設

電子文件的出現加快了檔案信息化建設的步伐，但電子文件歸檔管理問題又必須給予重視，及時加以解決。這是信息時代的呼喚。對此，本文加以探究。

一、影響電子文件歸檔管理的原因和表現

1.思維方式和觀念陳舊。電子文件歸檔管理是檔案工作的重要組成部分，然而有些人卻將其拒之門外。我市使用電子計算機進行辦公和事務性管理的單位，大部分是處于辦公自動化的起步階段，多數只用計算機起草文件，一般打印出紙質文件，作為計算機當中的電子文件就會被忽視。據了解，市直機關部分單位，已實現人手一臺或職工家庭自購計算機現象。為提高工作效率，職工在各自的計算機上起草打印一些不涉密的文件材料，不統一由單位指定部門負責打印，一旦紙質文件到手，電子文件就常常處于無人管理的狀態，導致每年產生的很多草稿性電子文件未被保留。而其中的另一部分文件材料雖由單位統一打印管理，存儲于計算機當中，但由于對電子文件歸檔管理重要性認識不足，未及時對其進行整理、歸檔，長久以來，設備陳舊、破損，導致電子文件遺失。這樣，我們將沒有像樣的檔案可以接收，與現代化進程相背離，人類的歷史將面臨斷代。

2.檔案管理人員素質亟待提高。對電子文件的歸檔管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案的管理理論、原則、方法和技術的管理人員就能勝任。也不是僅僅懂得計算機和網絡技術的人員所能勝任的。前者不懂得電子文件制作、存儲、傳輸、利用等技術，就無法對電子文件進行歸檔管理，無法達到長期保存和開發利用電子檔案的目的。后者不懂得檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環節，無法理解電子檔案長期保存的功用和意義，無法進行電子文件的收集、整理、鑒定、歸檔，也不可能采取一切必要的技術和措施，長期保存電子檔案，使人類活動的真實記錄不受損失。據了解，市直機關的檔案工作人員絕大多數也只是前者。我們不能盲目地認為凡是從事紙質檔案管理的人員，都能進行電子文件歸檔管理。也不能機械地認為凡是懂得計算和網絡技術的人員，都可以進行電子文件歸檔管理。

3.對電子文件歸檔管理設備的資金投入問題仍較為突出。盡管市委、市政府：以文件形式轉發了市檔案局《關于進一步加強電子公文歸檔和管理工作的意見》，意見中提出各單位要配備掃描儀、刻錄機、統一的數據庫管理軟件等必要的設備，完成電子文件管理工作。但檔案設備資金投入難問題并沒有得到根本解決，這仍是電子檔案管理難以逾越的瓶頸。一方面，很多單位不能自主創收，地方財政撥款是其資金構成的一個重要來源，這部分資金又對地方財政構成不小的壓力。另一方面，各單位所需設備不相一致。有的一直未能給檔案管理工作配備計算機及相關設備，有的配備了計算機、刻錄機，但又缺少軟件等。

這樣就需更新原有掃描儀，適應新軟件，造成了設備上的重復投入，浪費財力。總而言之，這部分資金不能足額到位，勢必影響我市檔案信息化建設進程。

二、完善電子文件歸檔管理的若干建議

1.高度重視，把電子文件歸檔管理工作放在檔案工作的突出重要位置。要從全市經濟發展的高度認識促進電子文件歸檔管理的重大意義。在國家實施東北老工業基地振興戰略的新形勢下，充分發揮我市電子檔案的社會效益和經濟效益，縮短與先進地區的差距，促進各行各業的振興。廣泛宣傳，在全社會營造有利于促進電子文件歸檔管理的輿論氛圍。市政府應責成有關部門建立面向全社會的電子文件管理信息平臺，利用網絡技術，把各行各業聯系在一起，宣傳國家電子文件歸檔管理規定，通報工作動態，交流工作情況，征求社會各社的意見，促進電子文件歸檔管理快速健康發展。要盡快建立健全管理體制，形成相對集中的電子文件歸檔管理服務體系。加強電子文件歸檔情況的統計工作，努力做到及時準確地反饋全市電子文件歸檔管理總體發展變化情況。

2.培養電子文件歸檔管理專業人才，降低資金供給成本。人才是經濟社會發展的基本要素，電子文件歸檔管理的主導要素無疑是高層次的人力資本，因此我們應有針對性地加大對檔案人員的培養力度。可以通過繼續教育培訓的方式，對檔案人員進行各種知識的全面武裝。即要讓他們掌握檔案管理基礎知識，如檔案學概論、檔案管理學、檔案保護技術學、文書學等。又要讓他們學習電子計算機技術、軟件技術、網絡技術、設備維護知識等等。針對他們應掌握的這些技能，以考促學，實機操作，做到人人持證上崗。

3.加強對“外腦”的引進和利用。在充分發揮現有檔案工作者管理經驗的同時，積極適應研究與開發國際化的發展趨勢，充分利用現代通訊和網絡技術，探索建立虛擬研發機構。高薪聘請域外有關專家和顧問，邀請海外本專業的留學博士、碩士和其他專業人員共同參加相關領域的課題研究，加快“外腦”引進和利用。為我市電子文件歸檔管理以及檔案事業的發展拓展思路，破解難題。

4.增強電子文件歸檔管理的開放意識。采取“引進來”和“走出去”相結合的戰略。著眼于世界電子文件歸檔管理發展的前沿，大膽吸收和借鑒一切有益的成果、一切先進的管理經驗和技術手段，為我所用，不斷壯大我市電子檔案管理的整體實力。同時，積極探索具有我市特色的電子文件歸檔管理機制，向全國乃至全世界傳播交流。

5.運用電子檔案自身優勢，努力吸引更多的財力支持。經濟社會的快速發展，檔案工作的經濟效益和社會效益日益突顯。電子檔案的利用與紙質檔案相比，顯著不同的是更快捷、更方便、更準確。其查準率和查全率是紙質檔案無法比擬的。建議市檔案局成立一個對外電子檔案（不涉密的）利用查閱機構，并建立相關網站，設電子檔案利用鑒定工作領導小組，針對不同查閱對象，對其所利用的電子檔案的形式、范圍、用途、效益等進行鑒定認證，并根據鑒定情況收取不等價值的有償回報。電子檔案利用自身不等價值取向有三種：一是向利用者提供拷貝；二是網絡傳輸，可以通過互聯網以電子郵件的形式來直接滿足利用對象的需求；三是網上直接利用，就是在市電子檔案利用網站上直接查詢，它可為利用者提供技術支援，同通信傳輸相比減少了大量的管理工作，可以使更多的利用者同時利用一份電子檔案。通過以上的這些渠道來吸引更多的財力支持，減輕了地方財政壓力，同時也為做好電子文件歸檔管理工作提供了強有力的物質保障。