淺談應收及預付賬款管理與審計

□文/孫佳祺

（銅陵學院會計學院 安徽·銅陵）

由于應收及預付賬款是流動資產性質的債權，如果不能按期及時收回款項、產生的呆賬、壞賬，會影響企業的資金流入量，降低應收賬款的周轉率和資金的使用率，使企業債權人懷疑本企業的償債能力，影響與企業的合作關系；嚴重的可能會影響企業的生存和發展。而合理的應收賬款對于提高企業的競爭能力、擴大企業的經營規模和增加銷售量，起著重要的促進作用。應收賬款在企業的整個生產經營過程中是一條重要的資金鏈。預付賬款中存在預先付款后，不能按期收到所購貨物的風險，特別是大額的預付賬款占用企業的流動資金，一旦供貨方出現蓄意欺騙或經營情況出現問題，就會影響企業資金周轉，甚至會拖垮一個企業。如何管理應收及預付賬款成了企業一項重要的工作。

一、應收及預付賬款管理中存在的問題

（一）應收賬款管理中存在的問題

1、企業內部應收賬款管理制度不完善、不規范

（1）企業對客戶的資信評估不足，風險意識不強。企業為了搶占銷售市場和擴大銷售量，對購貨方的償債能力、資產、經營狀況及信用程度等情況未進行評估或不夠了解，輕易地將商品賒銷出去，增加資金收回風險。有的購貨方利用賒購商品的銷售款，用于自己企業運營周轉，拖欠、占有供貨方的貨款，為自己獲取一種無息或貼息貸款，獲取更多利潤，從而使供貨方資金被無償占用，形成呆賬、壞賬。

（2）企業有關人員利用應收銷貨款長期掛賬，購銷雙方彼此漁利。企業賒銷商品而產生的應收賬款，本應及時回收，但購貨單位為了長期占用應付貨款，銷售企業經銷人員和財務人員為了從購貨單位牟取私利，而共謀長期拖欠貨款及運雜費，造成企業應收貨款長期掛賬。

（3）財務人員素質和職業道德水平參差不齊。由于財務人員業務不精通、責任心不強，導致賬務混亂，賬面記載反映不清楚、不正確，使一些到期應收回而未收回的款項，未得到及時催收而發生壞賬。還有個別的財務人員職業道德低下，利用工作之便存在貪污、挪用公款等違法行為。

2、虛增應收賬款。企業有些部門年終為了完成銷售任務、利潤指標等，可能會出現虛構銷售業務或將不符合銷售條件的業務也列作銷售，從而虛增了銷售收入和應收賬款或將正常銷售收入轉為營業外收入的情況，為一些不法分子制造了機會。

3、應收賬款入賬金額不準確。根據《企業會計制度》規定，應收賬款的入賬金額應采用總價法。但在實際工作中，在存在現金折扣的情況下，可能出現按凈價法入賬的情況，這樣的結果就是使企業少記正常收入，客觀上造成應收賬款金額不實的結果。

4、備抵法運用的不合理、不正確，致使壞賬損失的處理不合理、不正確。根據《企業所得稅扣除辦法》規定，經批準可提取壞賬準備的納稅人，除另有規定外，壞賬準備金提取比例一律不得超過年末應收賬款余額的5‰，并根據“壞賬準備”賬戶年末金額大小計提壞賬準備金。計提的壞賬準備金，計入當期損益。在實際工作中存在著備抵運用的不合理、不正確，致使壞賬損失的處理不合理、不正確的現象。例如，企業在核算壞賬損失時采用備抵法，不能隨意將可能收回的應收賬款確認為壞賬損失，造成企業存在大量賬外資產。

（二）預付賬款管理中存在的問題

1、簽訂購貨合同時不謹慎、不合理、不合法。企業在簽訂購貨合同時不謹慎、不合理、不合法，造成了支付預付賬款后而不能按期收到合同規定的所購貨物，使預付賬款變成呆賬、壞賬，造成另一種形式的壞賬損失。

2、企業對供貨方經營狀況、誠信程度未進行考察輕易付款。企業對供貨方經營狀況、誠信程度未進行考察或不夠了解，輕易將購貨款預付出去，特別是購建固定資產或工程款等需要預付的大額款項，預付款后資金存有很大的潛在風險，一旦供貨方出現蓄意欺騙或經營情況等出現問題，就會直接影響企業的資金周轉，甚至會拖垮一個企業。

3、防止利用預付賬款作為“中轉站”。企業的預付款業務必須以有效合法的供應合同為基礎，而實際工作中有的企業的預付款業務根本無對應的合同，而是利用預付款這一“中轉站”往來搭橋，為他人進行非法結算，將所得回扣或傭金據為己有；或利用該項業務轉移資金，隱匿收入、私設“小金庫”或私分。

二、應收及預付賬款審計查證

（一）應收賬款審計查證

1、企業內部應收賬款管理制度是否完善、規范。審查企業賒銷商品整個業務操作流程：在接到銷售單后是否經過認真審核該客戶的資信情況后，決定批準賒銷。銷售人員、倉庫保管人、負責運輸人、財務部應收賬款管理人是否履行自己的職責，是否嚴格按照企業內部的管理制度辦理核發貨物；相關單據是否完整的交給財務部門入賬；財務部門是否指定專人將每一筆的發貨、回款及時登記入賬，并將詳細的應收賬款信息按時反饋給銷售部門，是否做到每單都有跟蹤，對未及時回款的客戶，是否有及時查明、分析原因，進行催賬。

2、應收賬款記錄內容的真實性、合法性。在實際工作中，部分企業通過“應收賬款”賬戶虛列收入，或將未經批準的“應收票據”、“預付賬款”等賬戶的內容反映在“應收賬款”賬戶中，以達到多提壞賬準備金的目的。對此，審計人員應審查“應收賬款”明細賬以及記賬憑證和原始憑證，如果記賬憑證未附記賬聯或未登明細賬，則可能虛列收入，此時應函證與被審計單位有業務往來的單位，看其“應付賬款”賬戶的數額與被審計單位“應收賬款”的數額是否一致；必要時還需審查相關的原始憑證。

3、應收賬款入賬金額的準確性。企業賒銷商品，在存在現金折扣的情況下，應收賬款的入賬金額應采用總價法。審查中要注意是否有按凈價法入賬少記收入，造成應收賬款入賬金額不實。對此，審計人員應復核有關銷貨發票，看其與應收賬款、主營業務收入等賬戶記錄是否一致。

4、應收款回收期過長，周轉速度過慢。應收賬款是變現能力較強的流動資產之一，其回收期不能過長，否則會影響企業正常的生產經營活動。但在實際工作中存在著應收賬款遲遲不能收回的情況。因此，審計人員應審查企業是否建立定期檢查應收賬款明細賬和催收貨款的制度，對應收賬款是否進行分析，對于賬齡在1年以上的款項要查明其拖欠的原因，是否存在款項收回后未入賬，被某些人員通過不正當手段貪污、挪用等的情況。

5、準備金計提的不正確、對壞賬損失處理的不合理。我國目前普遍采用的是應收賬款余額百分比法，因此要審查壞賬準備的計提依據，年末應收賬款賬戶余額是否正確，計提比例是否正確；計提壞賬準備時是否考慮了壞賬準備賬戶的期末余額；審查計提壞賬準備的會計處理是否正確。審查已經確認壞賬并已經核銷后，又重新收回的應收賬款，是否重新入賬，有無被侵吞、挪用，嚴禁形成賬外賬。

6、應收賬款存在的真實性和正確性。審計人員可以通過對債務人進行函證來確認。應收賬款函證就是直接發函給被審單位的債務人，函證的目的是證實應收賬款賬戶余額的真實性、正確性，防止或發現被審單位及其有關人員在銷售業務中發生的差錯或弄虛作假、營私舞弊行為。審計人員應選擇大額或賬齡較長款項、與債務人發生糾紛的款項以及非正常的款項等作為函證對象。通過函證可以有效地證明債務人的存在和被審單位記錄的可靠性。

（二）預付賬款的審計查證

1、預付賬款的真實性、合法性。主要審查預付賬款發生前是否對客戶進行信譽調查，是否根據協議、購貨合同規定的金額預付。有關憑證、賬簿記錄是否齊全；預付賬款是否屬于企業正常經營業務需要，是否經過領導審批，數額計算有無差錯，如發現有遺漏、錯記等現象，應查明原因，明確責任。

2、預付賬款的實有額，確認其存在性。審計人員應選擇大額預付賬款，向供貨單位取得函證，確認其存在性。并將函證回單與賬簿記錄相核對，核對其是否一致，如有不符應查明原因。還應對大額預付款是否按時轉作有關資產或費用等情況，進行后續跟蹤審查，對有疑問的預付款要及時采取措施，盡量降低預付賬款形成壞賬的可能性和資金損失風險。

三、提出相應的建議

（一）企業在采用賒銷方式銷售商品時，必須制定規范的應收賬款管理制度

1、企業在采用賒銷方式銷售商品時，要對每個客戶進行資信情況評估、審查，根據不同的信用條件，制定不同的優惠政策。企業要建立營銷責任制，應指定銷售部門和財務部門專人管理應收賬款。對每個客戶都要建立檔案，記錄客戶的資信評估、聯系電話、單位地址、開戶行及賬號等信息。

2、加強回款管理，建立銷售臺賬。記錄每一筆業務的發貨時間、品種、數量、金額以及回款時間等詳細跟蹤情況。如果發現欠款過期未還或者欠款額度加大，企業應果斷采取措施，停止供貨。銷售部門和財務部應收賬款管理人員每個月都要對應收賬款余額進行核對、分析、催收。

3、建立催款制度，對于到期拖欠的應收賬款客戶，根據超過信用期限的不同，可以分別采取電話、發信、函證等方式“提醒”對方付款。對大額的、長期掛賬、拖欠不還的應收賬款，要查明拖欠不還的原因，制定相應的催收政策。如客戶確因財務困難而無力支付，則應與客戶進行溝通，甚至對客戶提供適當的幫助、尋求解決問題的最好辦法。如客戶欠款屬蓄意賴賬則應采取措施加強催賬力度，必要時向法院起訴追債。

（二）企業因經營需要購買物資、購建固定資產等，確實需要向供貨方預付購貨款，為了規避預付貨款后資金存在可能丟失的風險，必須制定規范的預付賬款管理制度。

1、在向供應商預付購貨款前：要對供應商進行信譽調查，了解供應商的資產、經營狀況、信用程度，評估預付款項的風險。

2、要根據所購貨物簽訂詳細的、合法的購貨合同，在合同中要簽訂所購貨物名稱、數量、單價、規格、金額、產品的質量要求、交貨地點、交貨時間、付款方式、包裝及運費的承擔方、售后服務期限和后期費用以及發生糾紛的解決途徑等事項。這樣做一旦預付款后，未按期收到或未收到所購貨物，發生經濟糾紛，可以有據可依。

3、在預付款時，財務部出納人員，要依據經企業授權領導審批的付款通知單和簽訂的購貨合同，核對金額相符后付款。預付款后，如果沒有按期收到或沒收到所購貨物，應及時查明原因，進行催收，防止形成壞賬損失。

4、對于大額的、長期掛賬的預付賬款要對其進行跟蹤、核查，防止供貨方出現蓄意占用、欺騙等不良行為，如果一旦發現此類問題要及時采取措施，盡量降低形成壞賬損失和資金丟失的風險。

（三）要強化審計職能、加強監督，加大執法力度

1、企業要建立健全審計制度，要對生產經營活動中的事前、事中、事后施行全面審計監督。通過審計查證可以發現管理方面存在的問題，及時糾正和控制各種差錯，同時通過審計查證發現的問題以及提出的整改措施，還可以不斷地完善企業的管理制度。

2、加大執法力度，對于發生呆賬、壞賬應查明原因，明確責任，根據企業的損失程度，追究其經濟、民事及刑事責任。

四、總結

企業要想科學、有效的管理應收及預付賬款，一方面企業要制定各項管理制度，規范操作流程；另一方面要強化審計職能，加強監督，加大執法力度；要對生產經營過程中每一個環節施行全面管理控制和審計監督；同時，還要充分調動員工積極性，加強會計人員業務知識培訓，提高會計人員職業道德認識，只有采取全面的管理配合，才能防止、降低呆賬、壞賬的形成，才可以有效的規避資金丟失風險和確保企業應收及預付賬款賬目的真實性和資金的安全性。

［1］荊新，王化成，劉俊彥.財務管理學.北京：中國人民大學出版社，2012.6.

［2］陳企華主編.單位負責人怎樣看報表和查賬.北京：中國紡織出版社，2004.8.

［3］楊衛，楊孟環編著. 財務管理. 長春：吉林大學出版社，2006.1.