企業檔案社會管理模式探析

□文/祝亞英

（咸陽師范學院網絡與繼續教育學院 陜西·咸陽）

一、我國企業檔案管理現狀

（一）企業檔案管理對象發生顯著變化。自改革開放以后，我國由原來的國有制經濟轉變為國有制為主體多種所有制并存的形式，這個過程中，企業檔案的管理就發生了顯著的變化，原本的國有制經濟中，僅僅包含國有企業這一種成分，企業的檔案自然是由國家政府來進行管理，然而，當經濟體制發生變化之后，社會中的企業不僅僅有國有企業，更有私營企業、民營企業等多種企業，那么，對于企業的檔案管理，就不僅僅是政府與國有企業之間的事務，其管理對象也包含了國有企業檔案、民營企業檔案、私營企業檔案等多種。

（二）企業與政府之間的關系發生了變化。在以往的計劃經濟時代，企業的生產目標都是由政府來制定，政府對于企業發揮著根本的指揮作用。然而，當我國進入市場經濟時代之后，企業與政府之間的關系發生了極大的變化，在這個時期，政府與企業之間是一種財產關系，國家不再直接干預企業的生產經營活動，企業需要對自身盈虧負責。一方面為企業的自我管理提供了一個相對較為寬松的環境，一方面政府的職能也發生了變化，由原來的領導者變為了服務者，企業在經營中的作用被凸顯出來。

二、企業檔案社會管理模式的意義

（一）改善政府職能失靈的問題。當市場自我調節能力失靈，無法處理經濟發展中的問題時，政府就為調節該問題而出現，恰當地處理好公共事務，恢復市場的秩序。然而，如同市場一樣，政府也可能會出現職能失靈的問題，這將會導致企業檔案管理的一系列問題。為了改善這種問題，實施企業檔案社會管理模式，能夠有效地發揮企業管理的個性化，使企業獲得期望中的管理服務，避免因不同類型企業之間差異造成的管理不恰當的問題，讓企業都能夠得到公平的發展機會。

（二）增強檔案行政管理部門的實際管理能力。在企業檔案社會管理模式之下，檔案行政管理部門能夠將一些細致的、具體的檔案管理工作轉移給檔案中介機構，如此一來，檔案行政管理部門就不必再將大量的人力、物力放在那些繁重、簡單、效率低下的檔案管理工作中，而是能夠將更多的精力轉移到對市場經濟發展的宏觀調控中，更好地發揮自身的依法監督市場、服務市場的職能，從而運用更少的精力、資金投入，提供更好的服務，為社會經濟的發展發揮更大的作用。

（三）有利于制定科學、合理的檔案管理政策。在以往的企業檔案管理模式之下，檔案行政管理部門主要是依靠自身多年的管理經驗，結合國家與當地的管理實際情況，來制定檔案管理制度，他們的出發點主要是方便于自身的管理工作，卻很少征求企業的意見，難以反映出企業對于檔案管理工作的需求。而實施企業檔案社會管理模式，則能夠協調政府部門與企業在檔案管理工作中關系，從而充分發揮檔案管理人員的作用，結合企業發展的需求與政府部門管理工作的實際，制定出符合市場發展規律、能夠促進企業進步的檔案管理策略。

（四）激發社會的自我管理能力。企業檔案社會管理模式中，檔案中介機構的出現，為激發社會的自我管理能力發揮了重要的作用。企業能夠根據國家企業檔案管理工作的相關法律法規，根據本企業的經營方式、生產技術、企業管理等進行自我檔案管理，從而獲得更大的發展動力，將企業在檔案管理工作中由被動變為主動，為企業的管理工作注入更多的活力。

（五）有利于實現檔案資源社會化。企業檔案管理工作不僅是在為企業的發展服務，同時也是在為社會服務。在以往的企業檔案管理模式之下，企業只向政府部門提交一些未涉及到企業核心機密的檔案，政府通過這些檔案的管理能夠為企業提供服務，然而，企業檔案管理卻未能為社會帶來任何效益。然而，實現企業檔案社會管理，則能夠將企業檔案集中在一起，在不侵害企業利益的前提之下，實現企業檔案信息的共享，為社會大眾提供更多的服務，從而使企業檔案能發揮更大的作用，實現檔案資源的社會化。

（六）有利于實現人力資源社會化。檔案管理工作需要具有專業知識的人員來進行，對管理人員素質的高要求是造成檔案管理人才短缺的原因之一。而企業檔案社會管理模式則是將業務外包給一些檔案中介機構，如此以來，就能夠使企業檔案得到更為專業人員的管理，而檔案行政管理部門則不需要再專門地招聘培訓大量的檔案管理人才，這就使得檔案管理人才資源的配置更為靈活。檔案中介機構中，具有多個方面的人才，如檔案部門相關工作人員、檔案管理專家等，將檔案管理工作轉交給檔案中介部門，能夠使這些專業人員充分發揮自身的作用，為企業提供更為專業、全面的檔案管理服務。

三、企業檔案社會管理模式的可行性

（一）具備企業檔案社會管理模式實行的條件。改革開放以來，我國的經濟體制由原來的計劃經濟向著現如今特色的市場經濟而轉變，形成了一種以國有制經濟為主體、多種所有制經濟共同發展的繁榮局面，在不同類型企業的相互競爭之下，促進了彼此的不斷發展。由于企業發展的需求，政府對于企業的管理模式也逐漸地發生了改變，政府不再發揮對企業絕對的領導作用，而是進行宏觀的調控，為企業提供財產、政策等方面的服務。隨著政府職能的轉變，檔案行政管理部門的作用也與之前不同，這為企業檔案社會管理模式提供了實行的條件。

（二）具有企業檔案社會管理模式實行的動力。社會經濟的發展，是進行檔案管理社會化的主要動力。首先，由于我國經濟體制的變革，各地逐步建立起了檔案中介機構，并且規模不斷擴大、業務逐漸成熟，為實現企業檔案社會管理模式提供了先決條件。其次，政府對于企業的運作的干預能力逐步減弱，使得企業獲得了更多的自我管理的機會。再次，人們對于企業發展的觀念也逐漸地改變，市民與企業發展的直接接觸越來越多，管理意識越來越強烈。最后，政府管理體制的改革，為實現企業檔案社會管理模式提供了直接的動力。

（三）堅實的企業檔案社會管理模式實行基礎?，F如今，我國為社會發展所提供的服務主要是要實現公共服務的市場化、服務職能的轉變、政府部門的改革等，并且要在保障政府部門基礎職能的前提下，讓市場自身來為其發展提供相應的服務，從而優化公共資源配置。檔案中介機構的出現就為政府職能的轉變提供了堅實的基礎，而檔案中介機構則是可以利用自身專業化的人力資源、完善的服務來參與市場的競爭，為自身獲得效益的同時，也實現了企業檔案社會管理模式運行的可能性。

（四）極大的企業檔案社會管理模式實行可能性。在特色市場經濟的環境之下，檔案中介機構建立并不斷地發展著，檔案中介機構的服務工作在很大程度上減少了檔案行政管理部門在企業檔案的管理、監督、企業運營指導方面的重任，使得檔案行政部門的基本職能得以轉變，政府由原來的直接干預企業運營，變為為企業提供相應的服務，其宏觀調控作用在市場經濟發展中的重大貢獻也逐漸凸顯出來。在一些較為發達的城市，檔案中介機構已經總結出了許多可靠的檔案管理經驗，能夠為其他檔案中介機構的管理工作提供參考依據。

四、構建企業檔案社會管理模式的方案

（一）構建企業檔案社會管理模式應當遵循的原則。一是遵循政府宏觀調控的原則。在企業檔案管理工作中，檔案行政管理部門應當適當地放權，將一些較為細致的、簡單的檔案管理工作，轉交給檔案中介機構，充分利用其專業化的人力資源，而政府部門則是要將更多的精力放在宏觀調控方面，并且要加強對檔案管理工作的監管，保證市場發展的正常秩序；二是遵循效益最大原則。對企業檔案進行管理的最終目的，就是為了能夠運用好企業檔案，使其獲得更多的發展機會。因此，對企業檔案的管理，不僅要考慮到政府部門在管理工作中所付出的成本，也要考慮企業的收益是否會受到影響，并且在這兩者之間尋找平衡點，使得其最終的收益最大化；三是遵循靈活管理的原則。企業檔案管理不僅要方式靈活，對不同類型的企業采取不同的管理方式，還要手段靈活，結合法律法規及企業發展情況，提供專業化、標準化的檔案管理服務，同時還要實現運行機制的靈活，建立起符合當地企業發展的運行機制，推動企業自我管理，實現政府、企業、中介共同為檔案管理而努力；四是遵循自主管理的原則。企業檔案關系到企業的切身利益，對于檔案的管理工作，離不開企業自身的作用。因此，政府部門在為企業提供檔案管理服務時，更應當采取相應的措施，鼓勵企業進行自主管理，這不僅能夠減輕政府部門的管理壓力，也能夠實現企業檔案管理的高效化；五是遵循創新性原則。企業檔案管理不能止步不前，而是應當與時俱進，隨著市場經濟的不斷發展，企業的生產技術、管理模式、經營方式都會發生變化，那么企業檔案管理也應當不斷地進行創新，使其符合企業發展的需求，從而為企業的進步和經濟的發展發揮更重要的作用。

（二）構建企業檔案社會管理運行機制。企業檔案管理的內部運行機制構建，首先，要建立與企業發展相符合的檔案管理機構，并聘用專業的人員，在科學合理的管理制度之下，進行檔案管理工作；其次，則是要做好檔案管理服務，凸顯檔案管理在企業運營中的重要作用，獲得企業管理者的認可，為檔案管理的進一步發展獲得更多機會；最后，則是要實現檔案管理與企業共同發展，為企業帶來更多的效益。

企業檔案管理的外部運行機制構建，則需要企業、政府、中介、協會等多個方面共同努力，一是要轉變檔案管理意識，是領導者意識到檔案管理的重要性，重視檔案管理工作；二是要建立健全檔案管理相關法律法規，運用法律，為企業檔案管理提供可靠的保證；三是要加強政府的行政職能，強化其依法監督的能力，維護好企業的合法利益。

（三）構建企業檔案社會管理模式應注意的問題及相應對策。檔案中介機構受到檔案行政管理部門制約，其主要原因是檔案管理觀念落后、二者關系混亂、管理機制不合理等。要解決這一問題，首先，就要轉變檔案管理觀念，認識到檔案中介機構在企業檔案管理中的重要作用，肯定其專業能力，并給予其法律、政策等方面的支持；其次，則是要理清兩者之間的關系，認識到檔案中介機構的主要職能，給予其應有的檔案管理權力，同時也對其進行嚴格的監督，保證其做好檔案管理服務工作；再次，則是要制定科學合理的檔案管理機制，使檔案中介機構在公平的競爭中不斷進行自我優化，為企業提供更高質量的檔案管理服務。

明確檔案中介機構的管理規范。檔案中介機構的管理工作不嚴格的主要原因就是沒有嚴格的法律來進行約束。這就使得檔案中介機構的管理工作帶有明顯的隨意性。要解決這一問題，就要建立健全我國的檔案管理法律法規。首先，國家應當建立起一系列具體的、具有可行性的檔案管理法律法規，而不同的地區，則可以根據當地企業的類型、規模等實際情況，制定詳細的檔案管理制度，通過這些法律制度，對檔案中介機構的管理行為進行嚴格的規范，使其檔案管理工作不斷趨于成熟，實現我國企業檔案的社會化管理。

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