淺談信訪檔案的管理

張彥賓

摘 要：信訪檔案是信訪工作全過程的詳實記錄。一份完整的信訪檔案，詳實地記錄了信訪新問題發生的時間、地點、事情的經過以及關聯的人物。本文以信訪檔案的管理為切入點，提出了從收集和歸檔、整理和編目、保管和利用等三個方面加強信訪檔案管理的觀點，為信訪部門有序開展信訪檔案管理工作提供了參考。

關鍵詞：信訪；檔案；管理

信訪檔案是指信訪部門在辦理各級領導批示交辦的重要信訪案件的查處和處理群眾來信來訪工作中直接形成的，具有查考利用價值的各種文字、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。信訪檔是一種專門檔案，它是信訪活動的真實歷史記錄，在國家檔案中占據非凡地位，應納入信訪部門檔案全宗，實行集中統一管理，維護檔案的完整與安全，便于各方面對檔案的有效利用。除具有一般文書檔案的原始記錄性、信息性、憑證性、價值性等特征外，還具有自身公正性的特征。

1 以制度約束為基礎，開展檔案的收集、歸檔

信訪部門應制定信訪案件檔案整理歸檔制度，明確歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。凡是在信訪案件查處過程中形成的，具有查考保存價值的各種文件材料均屬歸檔范圍。信訪案件處理完畢后，相關的文件應規范整理，及時歸檔。

各級信訪部門在信訪案件查處過程中形成的，應當歸檔的信訪案件類材料主要包括：來信來訪的登記、記錄及信訪人的申訴、舉報、控告材料；上級部門、領導交辦的重要信訪事項的函、批示及督辦和呈報材料；處理信訪案件中形成的各種文字材料；涉及信訪案件的其他材料；信訪工作計算機管理系統中生成的有數據的存儲介質。

歸檔的信訪案件檔案應完整、準確，字跡工整，載體和書寫材料要符合耐久性要求和有關技術標準，禁止使用純藍墨水、紅墨水筆、鉛筆、圓珠筆等不耐久字跡材料起草和簽批文件。信訪案件結案后，具體承辦部門的有關人員應及時收集、整理和歸檔，并在三個月內向本單位的綜合檔案室移交。

信訪案件檔案保管期限分為永久、長期和短期。人民來信來訪的文件材料中有中央、國務院、各部委領導要求上報的和兩辦領導重要批示的，對本機關、國家和歷史研究有長遠利用價值的，為永久；人民來信來訪的文件材料中有省兩辦領導的批示，反映比較重要的集體上訪、聯名信的案件，在較長時間內對本機關工作有查考利用價值的，為長期；在較短時間內對本機關有參考利用價值的，為短期。

2 以部門管理為原則，規范檔案的整理、編目

信訪案件檔案實行承辦部門整理的原則。辦案過程中形成的文件材料，由有關人員負責整理。并根據信訪案件來源不同，信訪案件檔案可分為重要來信來訪案件檔案和領導批示件兩類。重要來信來訪案件檔案可采用年度—地區—來信來訪人員姓名排列；領導批示件采用年度一批示人排列。信訪案件檔案整理采用一案一卷的原則。對辦結完畢的信訪案件材料可整理成獨立的保管單位一卷，每卷信訪案件檔案由若干份文件材料組成。重要來信來訪案件材料每卷內文件材料或按下列順序排列并編流水號：信訪案年辦結完畢后形成的匯總（匯報）材料；信訪案件審結單；各承辦單位辦理信訪案件的情況匯報，包括處理信訪問題的會議紀要、地方審結單等；要信、包括要信的正文和簽批稿；群眾來信來訪材料，包括信件正文、附件、信封、來訪登記情況、照片、錄音帶、磁帶、磁盤等。

領導批示件每卷內文件材料可按下列順序排列并編流水號：上報中央、國務院、各部委領導或省兩辦領導的匯報材料；信訪案件審結單；各承辦單位辦理信訪案件的情況匯報，包括處理信訪問題的會議紀要、地方審結單等；要信、包括要信的正文和簽批稿；上級部門、領導交辦的重要信訪案件的函、省兩辦領導批件擬辦單、《信訪情況通報》、《信訪情況反映》等。

信訪案件檔案應按卷（用軟卷皮）采用三孔一線裝訂。使用裝訂的材料應符合檔案保護的要求。按卷裝訂好的信訪案件檔案應填寫案卷封面，并依卷內文件排列順序農卷編制卷內文件目錄。按卷裝訂的檔案按分尖方案和時間先后順序逐卷裝入盒內，并填寫備考表、檔案盒盒脊。

信訪案件檔案號的編制應與本機關全宗檔案編號統一，并編寫信訪案件案卷目錄，信訪案件檔案按重要來信來訪案件類和領導批示件類的分類方案分別以卷為單位編卷內文件頁（張）號，卷內有照片的頁面，可把照片固定在芯頁上，再農頁編寫頁（張）號；為方便檢索，信訪案件案卷目錄中的信訪案卷題名應包括來信來訪人員姓名或批示人姓、信訪內容等必備要素。卷內有錄音帶、磁帶、磁盤等特種載體的，應另行分類整理編目存放，并填寫相應的參見號。可參照《磁性載體檔案管理與保護規范》和《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等有關標準整理。

3 以信訪部門為重點，促進檔案的保管、利用

各級信訪部門應根據檔案工作的要求，采取必要的保管和保護措施，配置防光、防高溫、防火、防盜、防潮、防蟲、防塵等設施。要定期檢查，確保信訪案件檔案的完整與安全。建立信訪案件檔案查閱和借閱制度，履行查閱、借閱登記手續。查閱檔案嚴禁對檔案勾劃、涂改、標記號、折疊、污損、撤換、添加內容等。外單位借閱信訪檔案，必須憑單位介紹信，經領導批準，并辦理登記后，方可借閱，并限時歸還。

在對檔案信息實行有效保密的前提下，積極利用各種現代化技術手段，建立信訪案件檔案數據庫，為統計匯總、綜合調研、分析決策、查找利用等創造便捷條件。信訪案件檔案的銷毀要嚴格按照檔案保管期限執行。到期的信訪檔案由信訪部門綜合檔案室提出書面報告，并編制銷毀清冊，經分管領導審批，到指定地點銷毀。

信訪檔案是信訪工作全過程的詳實記錄。一份完整的信訪檔案，詳實地記錄了信訪新問題發生的時間、地點、事情的經過以及關聯的人物，不僅有信訪人和機關的印信，而且有主管機關的調查處理經過和結論，上級機關的批復和當事人對處理結論的態度，保留著真實的歷史標記。