高職院校檔案管理的創新與優化

寶雞職業技術學院 張曉蘭

高職院校整體工作環節中必不可少的一節就是高職院校檔案管理工作，其也是衡量高職院校教育水平和管理水平必不可少的一個環節，加強對檔案的工作與管理已被納入各個部門的管理制度和議事日程中。研究和探索高職院校檔案管理工作將具有重大意義。

一、高職院校檔案管理存在的問題

1.從業人員素質有待提高。檔案工作管理本身就受到專業限制，但是由于檔案管理工作不被重視，高職院校檔案管理人員專業素質偏低，后期從業人員的培訓工作沒有跟上，學校欠缺專業的從業隊伍和管理手段，因此高職院校檔案管理工作存在問題。同時，由于從業人員工作重視度不夠，必備的基本技能沒有達到，電腦操作水平低，與其他部門聯系較少，獲得消息來源渠道少，消息閉塞，從而嚴重阻礙了高職檔案管理工作水平的提高，使管理工作存在短板。

2.檔案管理工作在學校地位低。檔案管理工作是一項服務性工作，很難產生所謂的較為明顯的、直接的辦學效益，雖然對于高職院校來說，檔案管理工作是一項基礎性管理工作，但仍然避免不了檔案管理工作所處的劣勢地位。這種劣勢地位更突出了檔案管理工作在其他管理工作中的鋪路石和綠葉地位，更加不顯山不露水。某些高職院校雖然在思想上認識到檔案管理的重要性，但在工作中由于陳舊思想的制約，人為以機構改革為借口，趁機削弱其管理職能。資料老舊沒有及時更新是高職院校在管理檢查中經常性出現的問題。

3.檔案收集、檔案開發利用受到限制。由于過去技術水平的落后，工作人員依靠手寫來完成檔案工作的編輯、分類和編目等，不僅影響檔案完成時間，耗時、費力、工作量巨大，而且以手工翻閱目錄查詢易受檔案形成時間和題目不清楚的影響，給查閱帶來困難。同時受從業人員水平的限制，檔案內容單調、門類不全，以文字檔案為主，實物、聲像、照片檔案等幾乎沒有。雖然隨著科學技術的發展計算機及其應用正在普及，但由于檔案利用方式和編寫仍然以傳統手工為主，造成檔案利用電子化、無紙化、網絡化程度不高，檔案管理仍游離于先進技術之外。受傳統保密思想的影響，檔案管理信息處于封閉或半封閉狀態，從業人員主動性的缺乏和服務意識的淡薄，致使檔案利用率低，受重視程度不夠，沒有發揮應有的作用。

二、高職院校檔案管理工作的創新

1.提高檔案管理人員的自身素質。綜合性高、涉及知識面廣是檔案管理這門學科的特點，高職院校應當將提高人員從業素質落實到實處，選擇有專業基礎的從業人員，不是專業人才不予錄用。崗位繼續教育是提高從業人員技能的另一重要途徑，通過在職培訓，以擴寬從業人員的知識面，優化其知識結構。培養從業人員的榮譽意識和競爭意識，鼓勵從業人員有高度的責任感和無私奉獻的精神；對新進人員嚴格把關，對在崗人員定期考核，對考核成績實行淘汰制。學校管理機構應當制訂獎懲分明的管理制度，對能吃苦耐勞、嚴格執行崗位責任的人員進行獎勵，優勝劣汰，提高整體團隊的能力和水平。同時，協調合作能力的提高是檔案工作管理人員的重要途徑，協調好檔案工作管理者與上級領導和各部門之間的關系，為檔案工作管理創造良好的條件。

2.提高認識水平。可持續發展道路是高職教育發展的歸宿，高職教育的管理者要跟上時代發展的步伐，與時俱進，以發展的眼光看問題，跳出檔案管理的傳統思維，充分認識高職院校檔案對學校發展的價值和意義。高職院校的重要信息來源之一就是高職院校檔案，通過對檔案內容的研究科學管理學校，提高教育教學質量和工作效率。另外，衡量高職院校管理水平高低的一個重要指標就是高職院校的檔案管理工作水平，它可以集中體現學校的教學秩序和管理水平，高水平高質量的檔案管理可以成為學校管理的寶貴經驗。因此，認識到檔案工作的寶貴之處是學校提高水平的必經之路。

3.引入現代化手段，開發檔案信息資源。檔案信息處理計算機化是現代技術發展的進步。加強檔案信息化基礎的建設，推進信息化管理是高職學校改革的方向，利用現代信息處理技術對各種紙質檔案、錄音、視頻等各種載體進行數字化處理和儲存，建立檔案目錄數據庫建設，通過研究電子檔案的接受、保管和利用技術以制定電子檔案的管理辦法。檔案室通過對電子檔案的積累、鑒定等工作的監督和指導，以保證電子文件的內容真實可靠，利用網絡實現信息采集實時化，信息儲存數字化。

眾所周知，機考現在已經成為了一種廣泛被采用的測試方式，而機考的反撥作用逐漸凸顯。然而這種反撥作用的出現所引起的探討和機制的制訂正是實現檔案管理現代化最實質性的保障條件。我國各級檔案工作主管部門應與檔案工作者齊心協力，建立起檔案信息化、數字化的標準，為提高其管理的現代化水平鋪平道路，積極主動的為實現高職院校的管理現代化創造條件。同時，應加大推廣軟件管理和研發的力度，提高檔案管理的現代化技術水平和應用條件，全面促進檔案信息交換和檔案資源共享。

三、總結

高職院校檔案工作的管理仍然存在著缺點和短板，積極創新、科學管理是檔案管理的必走之路。檔案工作管理人員提高素質要求，加強服務意識與精神，多途徑嘗試信息的收集與分類，創新利用現代信息化技術的發展，加快檔案承載的信息由靜態向動態轉變，檔案部門服務方式由靜態向動態轉變，提高高職院校檔案管理的效率，為高職院校健康發展創造條件，以適應高職院校新的評估要求。

[1]夏 婷.高職院校檔案管理工作創新的意義及途徑[J].人才資源開發，2015

[2]劉艷春.論高職檔案管理的創新與優化[J].泰州職業技術學院學報，2014

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