軍隊院校系專業資料室服務新探①

田苗

(解放軍西安政治學院軍事法學系，陜西西安710068)

軍隊院校系專業資料室(以下簡稱“軍校資料室”)是為保障軍事相關學科教學和科研而設置的專門信息資料情報中心，也是學術輔助機構，對系專業教學和科研工作的開展有著重要而深遠的意義。隨著新軍事變革的發展和軍事斗爭準備的需要，如何更好地滿足現代化新型軍事人才的需求，是當前軍校資料室服務中亟待探索的問題。

1 軍校資料室的服務現狀

軍校資料室存廢問題的探討在業界喧囂多年后，越來越趨向于認同，即它的存在是高校信息資源建設和發展的必由之路。高校的發展主要依賴于具有精、深、博、廣業務水平的高素質人才的推動，以培養應用型人才為目標，而人才質量須通過高校提供的知識信息儲備獲得保障，這必然要求學校具備廣而博、專而精的資源建設系統。圖書館具備廣博的藏書體系，資料室則是實現精?？蒲械淖罴淹緩?。軍隊院校要培養出打贏信息化戰爭的高素質人才，走培養精兵之路，就必須構建具有專業化特色和新時代特征的數字化的資料室。目前軍校資料室的服務現狀如下:

第一，軍校資料室獲得了一定程度的發展，但體制依然不健全。軍校資料室在經歷了一定階段的發展后，具有自己特定的管理體制、一定量的專業資料規模和相對穩定的讀者群，是圖書館職能向專業學科延伸的一種形式。但因許多軍校圖書館與軍校資料室各自為政的分散管理模式，不能真正實現圖書館對資料室的業務指導、管理，它們之間因為沒有統一的采購規范，資源重復建設嚴重，造成一些不必要的浪費。

第二，對軍校任職教育轉型缺乏有力支持。第十五次全軍院校會議決定，軍隊院校教育任務要以學歷教育為主轉向以任職教育為主。該決定將一度為學歷教育服務的軍校資料室至于困擾之中。如何保障新的教學需要，滿足轉型后的教學需求，更新軍校資料室的信息儲備，以便適應信息化條件下戰爭規律和軍事訓練轉變的要求，成為軍校資料室當前必須面對的問題。

第三，軍校資料員的綜合素質有待提高。信息時代要求資料員不僅具有對學科信息資源的組織、加工、管理和開發能力，還應具備追蹤學科前沿、捕捉信息變化的水平，這必然要求資料員提升信息管理水平，具備豐富的專業知識結構、較強的信息組織能力和全面的個人綜合素質。軍隊從2005年正式實施《文職人員制度》以來，只有少數軍隊院校聘用地方高校畢業的大學生從事資料員崗位工作，更多院校的資料室管理人員是軍人家屬或兼職教員，在知識結構或工作精力上也無法真正實現對資料室的高效管理。

第四，不同軍校資料室之間開展室際互借的需求不足。軍校資料員和讀者對不同軍校資料室之間開展室際互借的意識淡薄。資料員創新思維不夠，僅立足資料室服務現狀，沒有進一步拓展服務新途徑。讀者囿于對資料室傳統借閱服務模式的思維慣性，加之資料室對此服務缺乏探索與宣傳，讀者很少有提出對校際間資料室聯合服務的需求。

第五，服務水平不高，缺乏聯合服務系統平臺。目前，多數軍校資料室的服務缺乏利用網絡資源等多種形式提供主動服務的內容，信息資源利用率不高，軍校資料室的現代化服務水平不高，就難以實現校內資料室與圖書館資源聯網，以便進一步實現校際間資料室的協作。目前只有個別軍校圖書館之間實現了聯合服務，依托于圖書館聯網服務的校際資料室極度缺乏聯合服務的平臺。

第六，區域性軍校之間資料室互借中的物流問題。參考館際互借中的物流問題，可以得知，對于距離較近的不同軍隊院校的圖書館聯盟，在初步實行區域性館際互借時，其運行模式中大部分采用通過交通工具運輸紙質文獻的傳統，從而使負責文獻借出與返還運輸的物流體系參與進來。而通過此種方法傳遞文獻資源手續繁雜、運轉周期長，讀者也需支付一定的費用補償館際運輸中的花銷。這些因素都可能影響讀者最終對文獻的快速獲取。

2 軍校資料室的服務

2．1 服務特點

軍校資料室是軍校圖書館的延伸和補充，主要表現在服務對象、文獻資料范圍、工作重點和管理模式上。比圖書館具有更強的專業性、學術性和針對性。它主要面向本系的教員和研究生，以收藏專業圖書期刊資料和檔案資料為主，提供較強指向性的信息情報服務，具有由所屬院系行政管理、圖書館業務指導和教保處硬件保障三位一體的聯合管理模式。它能夠深入教學科研，貼近本系教員，把握課題方向，追蹤學科動態，是本系教研人員的一線服務機構，起到輔助和導航作用。

2．2 服務內容

第一，借閱、閱覽。讀者只有通過對室藏資源進行閱讀，才能獲取知識，軍校資料室也只有通過和讀者之間進行了信息傳遞才能實現其存在價值。借閱、閱覽服務是軍校資料室最基礎的服務，也是必備性服務。

第二，代查、答疑。由于讀者對資料室的藏書布局、檢索路徑所知有限和讀者本人的時間、精力有限等原因［1］，到資料室后不能很好地通過自身快速、準確取得所需。資料員應該在讀者需要的基礎上主動詢問他們的意圖，幫助讀者獲取資料。如果資料室缺藏其所需，還應借助查詢其他資料室、圖書館、檔案室以及聯網院校資源來獲得。在院系網站的資料室鏈接上，進一步增設“讀者咨詢臺”，提供虛擬咨詢服務。對讀者咨詢的問題應做到準確回復，如有困難，也可通過查詢紙質文獻、網絡檢索和向專業人士請教等方式，在最短的時間內答復讀者。

第三，查新、定題。在教研人員對科研課題的申報、立項及研究生撰寫論文等科研活動的準備前期，協助其開展查新工作。根據教員已選課題方向，幫助他們搜集資料，占有最新信息，為教學、科研人員減輕教學、科研中的低層次勞動負擔，提高效率，配合科研活動及早順利完成。定題服務是針對當前教學、科研中亟待解決的重要問題，借助各種途徑，以提供教學、科研參考文獻的方式，為研究人員全程提供快、精、準、深的對口情報服務。定題服務具有極強的專業性和針對性，能有效滿足科研學者的需要。

第四，文獻深層加工服務。資料室的服務對象主要面向文化層次高、專業性強的教師和研究生，他們需要的情報資料須具有專業特色和一定的學術水平。這就要求資料員具備情報意識，擅于挖掘利用信息資源，能夠對大量的一次文獻進行系統地搜集、分析研究、歸納整理，形成綜述、研究報告及專題總結等，或制作成匯集、文摘、目錄和索引等形式，編制出高質量的二三次文獻，定期或不定期地傳送給教學科研人員，從而進一步提高服務質量。不過，由于軍隊局域網和地方互聯網各自獨立，在文獻資料的搜集范圍和途徑上，增大了難度，這就對資料員的工作能力提出了更高的要求。

2．3 服務拓展

為適應當前越來越多的軍隊院校教育轉型的需要，軍校資料室只有積極開拓創新，緊跟教、學、研的步伐，貼近任職教育前沿，才能真正發揮其現實職能，遠離被淘汰的危險。根據任職教育特點，軍校資料室可從以下幾方面完善服務。

第一，豐富、完備專業基礎性藏書。任職教育要滿足部隊實際工作的需要，是一種從“實踐－理論－實踐”的教育。參訓學員把實際工作中的問題帶到學校，通過學習，找到解決問題的方法。教員必須針對這些實際問題，找到聯系實際的理論結合點。因此，要豐富專業藏書，方便教員找到解決實際問題的理論依據。

第二，及時收集、整理熱點、難點問題的特色性藏書。任職教育學員從實際工作中帶來的問題也是現實部隊中的熱點和難點問題。對于一些缺乏部隊基層代職工作經驗的教員來說，講授中很難針對問題舉一反三、觸類旁通。收集當前社會熱點、難點問題的專業相關藏書，可豐富教員知識結構，彌補其經驗不足。例如，可征集教、學員在部隊工作實踐中遇到的熱點、難點案例，編輯案例素材集。教員通過查看案例素材，可及時貼近部隊現實，消除與基層部隊生活的距離。

第三，搜集、提供上級公開下發的軍事法律文件。教員解答任職教育學員的實際工作問題，必須依據國家法律法規，在中央精神的指導下完成。而教員平時受制于繁重的教學、科研任務，沒有充足的時間、精力盡快獲悉最新的規范性文件，軍校資料室應及時為教員提供這類信息，讓他們能根據中央最新指示，依據明確的法律條文，對部隊現實做出準確、全面和深入的分析。

3 軍校資料室和圖書館、檔案室的聯合協調發展

隨著信息資源的大量涌現，負責一定資源收藏領域的不同信息儲存機構已遠不能滿足讀者對交叉資源的需求。因此，同一軍校內部的資料室、圖書館和檔案室必須開展聯合服務。

3．1 軍校資料室和圖書館的聯合

第一，加強管理，協作采購。在目前軍隊院校文獻資源購買力有限的情況下，加強軍校圖書館和資料室的協作，實現一體化管理體制。圖書館加強對資料室的全面指導，集中盡可能多的資源，為教學科研提供支持。同時，繼續發揮資料室的優勢，保留資料室經費自主權，明確各自文獻收藏范圍。在書刊采購上，側重二者的分工協作，把握好資料室的專業性和圖書館的廣泛性［2］。軍校資料室根據本系教學和科研的需要，有針對性地采購圖書館收藏比較少而本專業急需的文獻資料。對于那些比較重要但又昂貴的文獻，則可采取由圖書館統一訂購的方法，優化資源配置。

第二，統一協調，聯合編目。在軍校資料室配置現代化網絡設備的基礎上，聯合共享校園網絡資源。依托校園網，將資料室的圖書資料信息鏈接到圖書館網絡，圖書館將資料室的這些信息按標準格式存入圖書館的主服務器，資料員可套錄聯合目錄數據庫中的編目數據，對文獻資源進行聯合編目，建立圖書館與資料室的聯合書目數據庫［3］。

第三，優勢互補，資源共享。在制定統一規章制度的前提下，可實現軍校圖書館和各系資料室之間的通用借閱，充分利用多方資源，發揮館室間資源優勢。對圖書管理系統的某些權限進行必要的設置。在保證系統數據安全的情況下，開通資料室借閱子系統，針對不同讀者的借閱權限，實現本地借閱。歸還圖書時，將初始借書地借到的書送還出處，做好歸還記錄，避免館、室之間借閱記錄的混亂現象。

3．2 軍校資料室和檔案室的聯合

第一，加強軍校資料室和檔案室的資料共建，提高工作效率。為適應現代化的發展節奏，豐富軍校資料室文獻收藏范圍，擴展服務領域，在學院部檔案室的統一指導、部署下，軍校資料室可增設教學檔案和教員業務檔案，創新服務內容，提供特色資源的個性化服務。其一，軍校資料室收集學院下發的各種教學文件，同時在本系內部收集教員多種學術成果等一次文獻，并對這些資料進行分類、整理、編號、錄入、附目錄、歸檔等步驟，完成建檔工作。最后，提交做好的資料數據至上級部檔案室進一步保存。這些檔案資料是院校部系資料的集合，是對龐雜數據做出的精細整理。因此，將資料室和檔案室聯合共建，資源共享，可分散機關檔案室在收集教員信息時的工作量，降低工作成本，提高工作效率。其二，建立教學檔案和教員業務檔案。建立教學檔案是對學院和學科建設、發展的軌跡做出系統描劃，方便讀者了解院系教學設置、教師教學任務和學生的學習進程等情況，明確個人定位，制訂發展規劃，利于學科和個人的進一步發展。因此，需要做好對本學院教學文件的收集工作。對教學組織、教學實施、教學研究、教員管理、學員管理等多種文件集中建檔，尤其注意收集內部資料、會議資料、交換資料、教學輔助資料、學術報告以及調查報告等灰色文獻，并對其專門建檔。建立教員業務檔案，是為各種評審活動做好原始憑證材料的收集工作。檔案內容可圍繞教員簡歷信息、教案、課件、科研成果等資料進行收集。

第二，建立檔案統一管理軟件系統，實現資料室和檔案室的數字化共享。建立檔案統一管理軟件系統，系部分別填報檔案資料信息，為保證檔案管理系統的完整性、保密性和安全性，須嚴格控制檔案開放權限。系資料室的檔案管理系統只向本系資料員開放，資料室只享有對本系檔案管理系統的登錄、修改權限，最后將本室數據上傳至部檔案室的終端管理平臺，部檔案室擁有查看各系數據的終極權限。

［1］周文軍．高校系院資料室情報職能及其實現探析［J］．科技信息，2007(24):199．

［2］董燕平．試論高校圖書館和院系資料室的協調發展［J］．河南科技，2008(2)上:20－21．

［3］趙曼娟．高校圖書館與院系資料室協調發展之我見［J］．科技情報開發與經濟，2006(12):38－39．