“關停并轉企業”會計檔案亟待盤點整理

張益君

（江蘇文峰集團辦公室，江蘇南通，226007）

上世紀90年代以來，隨著我國改革開放的不斷深入，不少國有企業、集體企業在計劃經濟向市場經濟過渡的過程中，不能適應發展形勢的要求，逐步被市場所淘汰，走向“關停并轉”。這些企業的職工雖然早已進行調配分流，企業資產也相繼作了處置，但企業遺留下來的檔案，特別是會計檔案很多還沒有進行盤點整理。這些企業雖不復存在，但企業會計檔案的歷史憑證作用并沒有消失，它在反映企業經濟往來、處理經濟糾紛、涉及民生利益等方面仍然具有重要的證據作用。因此，做好“關停并轉企業”會計檔案的盤點整理，其意義不言而喻。

一、“關停并轉企業”會計檔案盤點整理已成當務之急

近年來，“關停并轉企業”的會計檔案經常被查閱利用，有的是為解決經濟糾紛尋找證據而來，有的是為房產登記查找原始票據而來，有的是為辦理退休手續證明自己工齡而來，等等。查找利用的目的可以說是多種多樣，查找利用的人數也呈逐步增加趨勢。可是這些檔案早已物非原主，而且有的是幾易其主。因此，無論是這些檔案的管理者，還是利用者，他們面對一堆堆、一捆捆、一袋袋或一箱箱雜亂無章、滿是灰塵的會計檔案，往往是無從下手，要找到想要的材料簡直是大海撈針，相當困難。這是歷史遺留問題，也是當前亟待解決的一個問題。盡快對這些檔案進行盤點整理、登記造冊、上架歸位，為需求者提供利用服務，已成為當務之急，也是檔案工作者的應有職責。

二、從“關停并轉企業”會計檔案特點出發做好盤點整理工作

“關停并轉企業”在“關停并轉”之初，往往重視人員的分流安置、資產的交接處理等工作，而對企業檔案一般都擱置一邊，無暇過問。尤其是會計檔案，由于數量多、內容雜、利用頻次低，就像一個燙山芋，無人愿接，無人愿管，包包扎扎墻角放，蟲蛀鼠咬任由它。因此，“關停并轉企業”的會計檔案普遍都存在著時間跨度長、材料較為雜亂、完整性差等問題。

“關停并轉企業”的會計檔案帶有歷史檔案性質，我們對它進行盤點整理，首先要有一個重新鑒定的過程。

一是在初步考察企業發展歷史沿革的基礎上，對所有的會計檔案進行一次全面盤點，包括憑證、賬簿、報表等要按種類進行分類，按時間順序進行梳理排隊。通過盤點，摸清檔案的齊全完整和質量好壞情況。本著對歷史負責的精神，對短缺的檔案要通過有關單位部門想方設法給予查找彌補，盡可能收集齊全；對確實難以找到的檔案（少年缺月的憑證、賬簿等）或損壞嚴重、無法修復利用的檔案等，要做好相關統計和情況記載，以便日后備查。

二是根據會計檔案保管期限要求和檔案價值屬性，對這些檔案進行認真鑒定，作出取舍和處置安排。

三是對要銷毀的檔案進行登記造冊，制出清單；對要保留的檔案，如原來沒有全宗號的，重新確定全宗號，并視情做好保管期限劃分，以及重新包角、裝訂、修復、編號、貼標簽等處理。

對重新整理好的檔案，要做好編目編號、檔案系統電子錄入等工作，要讓其進“室”、進“館”，并制成紙質與電子雙重檢索工具，為方便查閱利用創造條件。

三、“關停并轉企業”會計檔案盤點整理要注意的有關問題

1.要統一思想認識，下決心做好盤點整理工作。

據了解，目前仍有不少單位和部門對“關停并轉企業”會計檔案是否要進行盤點整理還心存疑慮，拿不定主意，總認為這些企業早就“關停”、早就“并轉”，再重新整理這些會計檔案沒有必要；再說這些企業的會計檔案本身利用率就不高，花費一定的財力、人力進行整理有些得不償失。這是認識上的誤區，也是不應該有的態度。這些企業雖然已經“關停并轉”，但它們在歷史上曾有過輝煌，對國家和社會有過貢獻，整理好會計檔案，并提供利用，能從一個側面展示企業的發展歷史，也是企業檔案完整性要求的體現。這些會計檔案利用率不高，并不代表沒有利用需要。“關停并轉企業”職工是社會的弱勢群體，讓沉睡多年的檔案為他們提供查閱利用，無疑起到了雪中送炭的作用。所以，一定要提高認識，統一思想，下決心把“關停并轉企業”會計檔案整理好，讓它在服務民生中發揮應有的作用。

2.在盤點鑒定的過程中，要切忌“一刀切”。

“關停并轉企業”會計檔案，是企業在存續期間經濟業務狀況原始而真實的記錄。這些檔案一般都普遍存在整理滯后多年的問題。所以，在整理的過程中，應區別于一般性、常規性會計檔案，以歷史的辯證的觀點來分析對待。在檔案的鑒定、材料的取舍上，不能怕麻煩、圖省事，搞“一刀切”。在涉及保管期限等方面，要具體問題具體分析，靈活處理。對涉及財務管理、經營分析等屬于文書檔案范疇的材料，要另行組卷。特別要注意的是，對原分散裝訂在憑證中的企業各年度、各月份的“職工工資表”，要完整抽取出來，單獨裝訂，永久保存。這是反映職工從業經歷的重要依據，也是會計檔案查找利用最多的一項內容。

3.要加強組織領導，確保盤點整理工作有序進行。

“關停并轉企業”會計檔案的盤點整理是一個系統工程，也是一項“苦臟累”的艱苦工作，必須組織專項整理隊伍，有組織、有計劃地進行。目前社會上有不少單位或部門聘請專業檔案服務機構進行盤點整理，雙方制定合約，最后以整理好的檔案來計件付費，這也不失為一個很好的辦法。但是，作為“關停并轉企業”會計檔案的管理方、發包方，不能一“請”了之、一“包”了之，而要明確盤點整理工作的負責人、聯系人，及時掌握盤點整理工作動態，實時做好盤點整理工作的溝通指導和配合工作，為盤點整理提供應有條件，確保盤點整理工作有序進行，同時加強盤點整理過程中的安全保密防范工作，從而達到盤點整理的質量和進度要求。