電子檔案原始性的保障策略

姚 軍 徐有法

（江蘇省檔案局，江蘇南京，210008）

當前，在電子檔案的管理中存在許多誤區(qū)和問題，嚴重影響到電子檔案的形成、管理和利用，以及電子檔案的安全和效力。作為檔案的一種新形態(tài)，電子檔案既有傳統(tǒng)檔案的一般屬性，也有其明顯的特性。我們應(yīng)認真總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，充分認識電子檔案的特點，在實際管理工作中正確地應(yīng)用各種技術(shù)，采取切實可行措施，科學有效地管理好電子檔案，為子孫后代積累寶貴財富，發(fā)揮其獨特的作用。

1 當前電子檔案管理中存在的主要誤區(qū)和問題

當前，在電子檔案管理中存在的誤區(qū)和問題主要表現(xiàn)為對電子檔案的認識誤差和基于此誤差而采取的錯誤方法。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）強調(diào)電子文件的特殊性，淡化電子檔案的檔案屬性，混淆兩者的邊界，摒棄傳統(tǒng)檔案管理的科學內(nèi)核，影響到了電子檔案的原始性、真實性、有效性。這一問題在當前尤其突出。

（2）對電子檔案的特性認識不清，找不到電子檔案管理的科學方法，在電子檔案管理、系統(tǒng)研發(fā)與應(yīng)用等方面始終離不開傳統(tǒng)檔案管理的影響，大量模仿傳統(tǒng)管理的細節(jié)，致使電子檔案管理全流程臃腫繁復(fù)，效率極低。

（3）從電子檔案管理的后端逆向研發(fā)和應(yīng)用，缺乏全流程一體化的頂層設(shè)計。OA 系統(tǒng)、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)、ERMS 系統(tǒng)和長期保存系統(tǒng)各自獨立建設(shè)，特別是對電子檔案的前端——電子文件的形成辦理缺乏有效的控制，影響到電子檔案的形成和交互，影響電子檔案的質(zhì)量甚至真?zhèn)巍?/p>

（4）把檔案數(shù)字化作為形成電子檔案的基本方法，把檔案數(shù)字化后的成果作為館藏電子檔案的基礎(chǔ)，對各機關(guān)單位電子檔案的移交重視不夠，導(dǎo)致檔案館檔案數(shù)據(jù)庫中電子檔案匱乏。

（5）單純注重檔案數(shù)據(jù)的異地異質(zhì)備份，不注意檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量，忽略對電子檔案原始性的長期保障。

2 對電子檔案本質(zhì)屬性的認識

在上世紀八、九十年代，我國檔案學者對文件的內(nèi)涵、檔案的定義進行了熱烈的討論，其中陳兆祦、和寶榮、馮伯群、王紹忠等學者都談到了檔案的本質(zhì)屬性，即原始記錄性。由于當時所有文件都是以紙質(zhì)文件為主，爭議并未像現(xiàn)在這么突出，人們對檔案原始記錄性的認識基本統(tǒng)一。《中華人民共和國檔案法》第二條規(guī)定，“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。這一定義基本得到公認。

隨著我國信息化進程不斷加快，電子文件的大量涌現(xiàn)，學術(shù)界就如何認定電子文件（檔案）的原始性問題開展了大量討論，如：曹書芝《電子文件原始性維護微探》（2005年6月），陳兆祦《建立和建設(shè)現(xiàn)代文件學是當務(wù)之急》（2006年10月），舒雪冬《高校OA系統(tǒng)的電子文件原始性保護機制探討》（2010年11月），蔡學美《數(shù)字時代檔案原始性的特征和應(yīng)對策略》（2012年7月）。目前，學界還未就電子文件（檔案）的原始性問題達成明確一致的概念。

簡單地說，檔案是機構(gòu)和個人直接形成于社會實踐活動的原始記錄，其原始性是傳統(tǒng)載體檔案的主要特征，是有別于圖書、情報、資料、出版物等其他信息載體形式的根本特征。對紙質(zhì)文件來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，人們可以借助形式的原始性來證實和確認內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)在內(nèi)容和形式以及載體的統(tǒng)一，文件原件成為集多種原始性于一身的統(tǒng)一體。對電子文件來說，電子文件和電子文件元數(shù)據(jù)分別代表電子文件的內(nèi)容和形式，兩者經(jīng)常處于分離狀態(tài)，且電子文件與載體從表面上看往往也是分離的。因此，電子文件的原始性特征變得撲朔迷離，甚至于有人將檔案數(shù)字化成果看作是電子檔案。現(xiàn)在看來，人們之所以要強調(diào)電子文件的“四性”，甚至于只談“電子文件”不談“電子檔案”，一是因為從國際檔案信息化相關(guān)標準規(guī)范中吸取經(jīng)驗，同時也是回避了道不明說不清的電子文件原始性的問題。因此也造成目前電子檔案管理中的許多解不開的問題。

其實這個問題解決起來也很簡單，那就是返璞歸真。作為檔案，電子檔案必須具備檔案的本質(zhì)屬性，即原始記錄這一特質(zhì)，否則就不是檔案。這個認識統(tǒng)一了，是非曲直就清楚了，接下來就是在電子環(huán)境下如何認識和保障電子檔案原始性的問題了。

3 電子檔案原始性的保障策略

電子檔案原始性的認識之所以產(chǎn)生分歧，主要還是電子文件內(nèi)容和形式以及載體的特殊性所造成的，如果我們能夠科學地應(yīng)用相關(guān)技術(shù)和機制，就可以解決這一難題，好在現(xiàn)在的技術(shù)基本成熟，只要運用得當，電子檔案原始性完全可以得到有效的保障。

首先是現(xiàn)有的應(yīng)用技術(shù)。目前可以用于保障電子檔案原始性的相關(guān)信息化技術(shù)主要是數(shù)字簽名、電子封裝以及可信時間戳技術(shù)等。數(shù)字簽名技術(shù)是對非對稱密鑰加密技術(shù)與數(shù)字摘要技術(shù)的應(yīng)用，目前主要包括電子簽名、CA 認證和Key等。有數(shù)字簽名的文件的完整性是很容易驗證的，而且數(shù)字簽名具有不可抵賴性。簡單地說，所謂數(shù)字簽名技術(shù)就是附加在數(shù)據(jù)單元上的一些數(shù)據(jù)，或是對數(shù)據(jù)單元所作的密碼變換。這種數(shù)據(jù)或變換允許數(shù)據(jù)單元的接收者用以確認數(shù)據(jù)單元的來源和數(shù)據(jù)單元的完整性并保護數(shù)據(jù)，防止被人（例如接收者）偽造。電子封裝技術(shù)是將電子文件及其元數(shù)據(jù)按指定結(jié)構(gòu)打包的過程。XML 技術(shù)是目前比較通用的電子封裝技術(shù)規(guī)范。對電子文件進行封裝，其目的是利用標準的、與軟硬件無關(guān)的XML 語言將電子文件及其元數(shù)據(jù)按照規(guī)范結(jié)構(gòu)封裝在一個數(shù)據(jù)包中，以維護電子文件及其元數(shù)據(jù)的完整性，并保障兩者之間的可靠聯(lián)系，實現(xiàn)電子文件自包含、自描述和自證明。時間戳技術(shù)是利用守時監(jiān)測功能保障時間戳證書中時間的準確性和不被篡改。目前一般采用可信時間戳，是由第三方提供的可信時間戳認證服務(wù)，由國家授時中心負責時間的授時與守時監(jiān)測。

其次是技術(shù)的合理應(yīng)用。電子檔案的源頭是電子文件，所以保障電子檔案的原始性必須從電子文件的形成辦理開始合理地應(yīng)用相關(guān)技術(shù)，通過節(jié)點控制和轉(zhuǎn)移銜接的全程一體化管理，達到全程保障的目標。具體而言：一是在系統(tǒng)研發(fā)和應(yīng)用中，元數(shù)據(jù)格式標準應(yīng)在電子文件（檔案）管理中全程配置，實現(xiàn)元數(shù)據(jù)隨電子文件（檔案）管理的全流程直接形成（而不是后補），確保電子文件與其元數(shù)據(jù)的自然聯(lián)系，相互印證。二是在幾個關(guān)鍵節(jié)點應(yīng)用數(shù)字簽名技術(shù)和電子封裝技術(shù)或者可信時間戳技術(shù)，盡可能地保持電子文件（檔案）的原始狀態(tài)。這包括領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（電子文件生效的控制點）、檔案員賦予檔號歸檔保存（電子文件轉(zhuǎn)化成電子檔案的節(jié)點）以及數(shù)字檔案館賦予館藏檔號入庫（電子檔案進入長期保存狀態(tài)）三個節(jié)點。三是有條件的可以在進入各個節(jié)點前對電子文件（檔案）進行“四性”檢測。確認其符合要求后再進行下一步操作。

第三是建立健全科學的保障機制。除了技術(shù)保障外，還要建立健全有效的保障機制，杜絕人為因素的影響。一是實行電子文件（檔案）全程一體化管理。檔案部門應(yīng)根據(jù)檔案法的要求，除了對數(shù)字檔案室和數(shù)字檔案館進行業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)外，還要配合電子文件管理主管部門加強對電子文件形成辦理及其歸檔的業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)，確保電子文件的原始性。二是電子文件（檔案）管理的現(xiàn)代化。按照現(xiàn)代管理標準化、規(guī)范化、程序化和系統(tǒng)化的要求，實行電子文件（檔案）的全流程管理，在軟件研發(fā)與應(yīng)用、各個環(huán)節(jié)與節(jié)點相互聯(lián)系和制約等環(huán)節(jié)層層遞進、道道把關(guān)，分工明確、職責清楚，形成制度體系，嚴格執(zhí)行。三是在不同網(wǎng)段建立“三庫”管理模式。即電子檔案信息管理庫、數(shù)字檔案信息資源總庫和電子檔案信息共享利用庫。電子檔案信息管理庫是指過渡性的電子檔案信息數(shù)據(jù)庫，一般架構(gòu)在需要接收電子檔案信息數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)或數(shù)字檔案館局域網(wǎng)中，主要用于接收和管理數(shù)字檔案信息的系統(tǒng)，是原始數(shù)字檔案信息的唯一來源；數(shù)字檔案信息資源總庫是數(shù)字檔案館（室）保存原始數(shù)字檔案信息數(shù)據(jù)的專用數(shù)據(jù)庫，專庫專用，與任何網(wǎng)絡(luò)實行物理隔斷，又稱為數(shù)字檔案館（室）“核心數(shù)據(jù)庫”，其數(shù)據(jù)盡可能保持不變，有條件的館室可以設(shè)置專用機房，實行高等級防護；電子檔案信息共享利用庫是架構(gòu)在各種網(wǎng)絡(luò)上提供數(shù)字檔案信息共享利用的數(shù)據(jù)庫，其數(shù)據(jù)來源可以是數(shù)字檔案信息資源總庫，也可以是電子檔案信息管理庫以及其它網(wǎng)絡(luò)或系統(tǒng)。

第四是法規(guī)、標準以及制度建設(shè)。作為檔案的一種，電子檔案管理也屬于傳統(tǒng)檔案法規(guī)標準體系以及制度的調(diào)整范圍，同時又有其特殊性，需要制定和實施相應(yīng)的新法規(guī)、新標準和新制度。如電子檔案的載體因技術(shù)原因通常是不耐久的，不能像傳統(tǒng)檔案那樣永久保存，因而載體的變化是必然的，這就需要從法規(guī)、標準以及制度方面做出新的規(guī)定，使得這種變化合理合法，有規(guī)可循，達到人為控制的效果，確保電子檔案的原始性不因載體的變化而受到影響。再如電子檔案信息數(shù)據(jù)備份工作也是不能回避的一項重要工作，也必須做出新的規(guī)定，確保電子檔案信息數(shù)據(jù)備份與電子檔案的原始性保持法理統(tǒng)一。

4 結(jié)語

電子檔案是隨著社會信息化發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案，它既符合檔案的一般屬性，也有其特殊性。這就需要我們在掌握其基本性質(zhì)的同時研究其不同的特性，并有針對性地采取措施，達到科學有效管理，這是我們這代檔案人的共同使命。這其中電子檔案的原始性是本質(zhì)問題，這個問題得不到科學解答，就不能采取有效策略，那么電子檔案的科學管理就是空中樓閣。當然，電子檔案管理是一門新的學科，需要大量的實踐總結(jié)和理論研究支撐。謹以此文作一次探討，望能引發(fā)更多的實踐經(jīng)驗總結(jié)和理論研究成果。