高校財務檔案管理信息化建設研究

□文/伍賀飛（邵陽學院 湖南·邵陽）

高校財務檔案管理信息化建設研究

□文/伍賀飛
（邵陽學院 湖南·邵陽）

隨著我國高校教育改革的不斷深入，高校財務檔案出現了一些新的特點，不僅給高校財務檔案管理工作帶來新的挑戰，而且也對高校財務檔案管理工作提出新的要求，加強高校財務檔案管理信息化建設已刻不容緩。本文深入分析當前高校財務檔案管理信息化建設存在的主要問題，并提出相關策略。

高校；財務檔案管理；信息化

收錄日期：2015年2月2日

高校財務檔案管理信息化是指高校財務檔案管理部門在科學收集、整理、歸檔、開發、利用、存儲和管理各類高校財務檔案時大量運用包括數字化、網絡化在內的現代信息技術，最終形成財務檔案信息資源科技含量高、財務檔案資源存儲便捷安全、財務檔案信息查詢迅速準確、財務檔案管理全面電子化、財務檔案載體實現環保無紙化的高水平的高校財務檔案管理。目前，隨著我國高校教育改革的不斷深入和發展，高校財務檔案出現了一些新的特點，如信息量增大、時效性增強、內容更新迅速、標準變動頻繁等。高校財務檔案的新特點不僅給高校財務檔案管理工作帶來新的挑戰，而且也對高校財務檔案管理工作提出新的要求，而加強高校財務檔案管理信息化建設無疑可以主動應對和適應這些新特點的有效措施，進而全面提高高校財務檔案管理的現代化水平。

一、高校財務檔案管理信息化建設存在的主要問題

1、領導重視不夠，基礎設施投入不足。高校財務檔案管理信息化建設成功與否在很大程度上取決于學校領導的重視程度。高校財務檔案管理信息化建設是一項系統工程，是一個關乎高校發展全局的工作，做好財務檔案管理信息化建設需要高校各部門的配合和協作。目前，許多高校領導對于財務檔案管理信息化建設重視不夠、認識還不全面，導致高校財務檔案管理信息化建設速度滯緩。有些學校將財務檔案信息化看作是財務部門的事情，檔案管理部門仍然采用傳統的管理模式，按照以往的思路辦事，財務部門提供什么樣的檔案就保存什么樣的檔案，沒有進行必要的歸檔和整理。此外，高校財務檔案管理信息化建設的重視程度不夠及認識不到位也直接導致高校在財務檔案管理信息化建設方面投入的人力、物力明顯不足，軟件、硬件等基礎設施達不到應有的要求，影響高校財務檔案管理信息化建設的進程。

2、管理制度不完善，建設目標不明確。高校財務檔案管理信息化建設的相關提議盡管早年就已經被提出，而且一些主管部門也為該項工作制定了相關制度規范，但大多數高校財務檔案管理信息化建設的規章制度零散的見于相關部門發布的文件中，目前沒有形成一套完整的規章制度體系，高校在進行財務檔案管理信息化建設的過程中，缺少必要的理論指導與支持，導致高校財務檔案管理信息化建設目標不明確、標準不統一，在一定程度上影響了財務檔案管理信息化進程。由于沒有統一的標準，高校在財務檔案管理信息化建設過程中制定的制度、措施等多種多樣、五花八門，財務檔案管理信息化建設的各個環節也存在著這樣或那樣的問題，如何規范高校財務檔案管理信息化建設已成為高校信息化建設的首要問題。

3、管理人員素質不高，缺乏相關專業知識。高校財務檔案管理信息化對于財務檔案管理人員提出了更高的要求，它要求財務檔案管理人員必須熟練掌握財務、檔案管理、信息網絡等方面的知識，這些知識缺一不可。然而，目前我國高校財務檔案管理人員素質整體不高，缺乏相關的專業知識。我國高校從事財務檔案管理的人員，能夠運用現代化技術手段搜集和整理財務檔案，同時又能夠將紙質檔案轉換成數字化檔案的專業人員非常少。一些高校財務檔案管理工作崗位往往配置一些臨近退休、專業能力不強的人員，缺少專業的檔案管理知識和財務知識。此外，許多高校對于檔案管理人員的培訓和指導也不到位，既懂財務又懂檔案，既能進行數字化處理又能進行信息化處理的復合型檔案管理人才極度匱乏，這在一定程度上影響了財務檔案管理信息化建設的進程。

二、高校財務檔案管理信息化建設相關策略

1、加強領導，完善財務檔案管理信息化建設制度。毋庸置疑，領導是財務檔案管理信息化建設的真正推動者，領導信息化意識程度的高低決定了信息化建設的力度和深度。當前，高校領導者要全面樹立科學的管理思想，擺脫傳統思維的束縛，認識和理解計算機和網絡技術應用于財務檔案管理工作的重要性。高校領導要站在全校發展的角度來進行統籌規劃，重視財務檔案管理信息化工作，建立完善的高校財務檔案管理信息化工作制度，如數據庫系統的監控制度、內網與外網的物理隔離制度、重要數據備份制度等，積極推進高校財務檔案管理信息化建設。此外，高校還應明確財務檔案信息管理的管理職責，要以財務和檔案管理部門為中心，其他相關部門積極參與，密切配合。財務部門負責財務檔案的電子化、數據化，檔案管理部門負責檔案資料的網絡化應用。

2、加大基礎設施投入力度，構建財務檔案管理信息化平臺。基礎設施條件是檔案信息化工作不可缺少的基本前提，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，其核心是檔案信息網絡化，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的前提。高校在財務檔案管理信息化建設中要加大基礎設施投入力度，完善各種基礎設施，如存儲器、服務器、操作系統、交換機、路由器、數據庫管理系統、安全系統等，構建財務檔案管理信息化平臺。高校在構建財務檔案管理信息化平臺上，主要做好兩個方面的工作：一是財務檔案數字化建設。財務檔案的數字化建設是對重要的財務信息資源文件原件采用電子掃描儀掃描、光盤刻錄機刻錄、數碼相機攝影、數字檔案資源格式轉化等現代化的信息采集

技術和設備將紙質的財務數據文件有效地轉換成數字化財務檔案資源；二是財務檔案信息化數據庫建設。財務檔案信息化數據庫主要包括會計檔案管理數據庫、財務報告檔案管理數據庫、資金結算檔案管理數據庫以及教學、科研資金管理檔案數據庫等。

3、強化財務檔案管理人員的技能培訓，不斷提高其素質和能力。財務檔案管理的信息化要求檔案工作人員不但要擁有傳統檔案管理中組卷、編目、分類、錄入等工作技能，還要能熟練掌握計算機、網絡、信息安全及信息分析等新的知識與技能。檔案信息化的建設成功與否，不但取決于工作人員的固有知識與技能水平，還取決于工作人員在工作中的知識更新與技能培訓的效果。因此，高校財務檔案管理部門必須積極通過多種途徑對財務檔案管理人員進行業務培訓，建立一支高素質的財務檔案管理隊伍，逐步改變當前財務人員隊伍知識結構單一的局面，不斷加強財務檔案管理人員的技能培訓，使財務檔案管理人員的知識始終保持在前沿水平。另外，高校還要因地制宜地建立財務檔案管理人員考核機制，通過各種激勵措施激發財務檔案管理人員的學習熱情和工作熱情，培養出一支高素質、高水平的綜合性財務檔案管理人才隊伍，以適應技術發展帶來的新要求。

主要參考文獻：

［1］劉迎春.高校財務檔案信息化管理研究［J］.沿海企業與科技，2010.7.

［2］曹晶.高校財務檔案管理信息化探討［J］.現代營銷（學苑版），2010.10.

［3］趙文君.淺談高校財務檔案管理［J］.中國集體經濟，2010.34.

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