推行網(wǎng)上預(yù)約報銷解決高校報帳難的問題研究

羅　軍

（衡陽師范學(xué)院計劃財務(wù)處，湖南衡陽 421002）

推行網(wǎng)上預(yù)約報銷解決高校報帳難的問題研究

羅軍

（衡陽師范學(xué)院計劃財務(wù)處，湖南衡陽 421002）

隨著高校教育經(jīng)費的投入加大，高校收支規(guī)模和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)量也日益增大，而財務(wù)人員受編制制約，人手有限，加之報帳場地狹小等諸多因素，造成高校老師報銷排隊等候，報帳難問題突出。本文分析了現(xiàn)行傳統(tǒng)報銷模式及存在的弊端，從應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)來創(chuàng)新財務(wù)報銷手段的角度，提出推行網(wǎng)上預(yù)約報銷，以解決高校報帳難問題。

高校；報帳；網(wǎng)上預(yù)約

隨著高校教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高校辦學(xué)規(guī)模擴(kuò)大，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、經(jīng)費種類和收支規(guī)模日趨繁雜龐大，財務(wù)報帳的業(yè)務(wù)量急劇增加，傳統(tǒng)報帳方式受到人員、場地等客觀因素制約，教師報銷排隊等候時間長，教師報帳難呼聲頗高，因此，尋找既科學(xué)合理又優(yōu)質(zhì)高效的報賬方式，提升財務(wù)優(yōu)質(zhì)服務(wù)是一個亟待解決的問題。而計算機(jī)的普及及網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)軟件的研發(fā)成為解決高校報帳難的一大突破口。

1　傳統(tǒng)報銷模式及存在弊端

傳統(tǒng)財務(wù)報銷模式不能滿足師生大量而頻繁的業(yè)務(wù)要求，傳統(tǒng)報銷模式的流程是教師先將要報銷的發(fā)票分類粘貼，找好相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審批，再到財務(wù)報帳大廳經(jīng)會計審核，審核通過后交會計復(fù)核，最終打印會計憑證，出納憑打印好的會計憑證核發(fā)現(xiàn)金或開支票交由教師自行去銀行支取。這一報銷模式使得財務(wù)管理受到空間和時間雙方面局限，存在以下幾方面的弊端：

1.1找領(lǐng)導(dǎo)簽字審批難。高校領(lǐng)導(dǎo)往往是集行政、科研、教學(xué)于一身，身兼數(shù)職，工作特別繁忙，領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室的時間較多，教師找領(lǐng)導(dǎo)簽字往往要往返多次，很難一次完成簽字審批手續(xù)。

1.2報賬人員排隊等候時間長。因高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)量增大，加之科研經(jīng)費報銷量逐年增加，而財務(wù)報銷崗位和人員配置無法與經(jīng)費的增長同步發(fā)展，因而造成報帳人員排隊等候時間長，尤其是學(xué)期結(jié)束前后及科研經(jīng)費結(jié)題前后，報帳比較扎堆，集中性報帳使有的教師即便手中報銷票據(jù)很少也不得不耐心排隊等候，教師普遍感到報帳難而心生怨氣。

1.3財務(wù)信息化管理不到位，信息傳遞及時性差。由于傳統(tǒng)財務(wù)報銷模式是一對一當(dāng)面交流報帳，碰到具體問題當(dāng)面解決，因而網(wǎng)上缺少對報帳流程及報帳制度必要的宣傳，很多老師報帳時不知道報帳流程和財務(wù)報銷相關(guān)的規(guī)章制度，也不知道票據(jù)的填制方法，拿來大把票據(jù)既沒簽字又不分類粘貼，財務(wù)人員要反復(fù)耐心解釋財務(wù)報銷規(guī)則，報完帳后報銷業(yè)務(wù)進(jìn)程信息不明，報帳人員無法上網(wǎng)查詢，信息傳遞及時性差，會計信息滯后。

1.4財務(wù)審核程序多，財務(wù)人員工作量大。在手工報銷模式下，教師將大量報銷單據(jù)送至財務(wù)處，審核會計要審核原始單據(jù)，對業(yè)務(wù)填制內(nèi)容、審批權(quán)限、經(jīng)費預(yù)算、發(fā)票真?zhèn)蔚冗M(jìn)行全面審核、校驗，最后才能編制記賬憑證，輸入會計信息系統(tǒng)，不僅工作量巨大，而且出錯率也比較高。

1.5財務(wù)報帳人員工作積極性不高。由于高校人員編制有限，每天面對大量排隊報帳的老師，前臺審核工作人員心理壓力大，而高校待遇是按職稱高低來對待，干得再好再多，拿得的錢可能是最少的。工作量沒有跟效益掛鉤，談不上熱情優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2　高校網(wǎng)上預(yù)約報銷的模式及基本要求

網(wǎng)上預(yù)約報銷業(yè)務(wù)是指報帳教師憑工資號先登陸財務(wù)處網(wǎng)上預(yù)約報帳系統(tǒng)，并根據(jù)報銷提示信息填寫報銷內(nèi)容、經(jīng)費項目、報銷金額及個人銀行帳戶信息，填寫完成確認(rèn)后電腦自動生成打印預(yù)約號，教師將整理后的發(fā)票連同打印預(yù)約號遞交至財務(wù)報帳大廳即可離開，財務(wù)審核會計審核完畢后將報銷金額轉(zhuǎn)入指定銀行卡或者指定的單位賬戶即可。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)流程：網(wǎng)上制單—前臺收單—后臺審核—自動憑證—網(wǎng)銀支付—短信通知。整個流程無現(xiàn)金支付，降低現(xiàn)金使用量，并且錄入會計信息由報帳人員錄入，電腦自動統(tǒng)計金額，生成智能憑證，分擔(dān)了審核會計的部分輸機(jī)工作，提高了工作效率。網(wǎng)上報賬業(yè)務(wù)內(nèi)容為差旅費、借款、日常報銷三大模塊，其中日常報銷模塊報銷頻繁，具體包括：辦公費、印刷費、交通費、郵電費、會議費、培訓(xùn)費等17項，在生成的初始憑證中摘要、項目編號、金額、報帳人銀行帳戶都自動生成，財務(wù)審核會計僅需對憑證稍加修改即可保存憑證，尤其是借款及差旅費更是自動生成智能憑證，節(jié)省了審核會計錄入和審核的時間。網(wǎng)上預(yù)約報銷的基本要求有以下幾個方面：

第一，熟悉網(wǎng)上報銷流程及報銷規(guī)定

網(wǎng)上預(yù)約報銷要求報帳人員要了解所辦理業(yè)務(wù)的財務(wù)報銷規(guī)定，在投遞單據(jù)前應(yīng)找相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字審批好，確保完成各項簽字審批手續(xù)。

第二，原始發(fā)票粘貼整齊規(guī)范

網(wǎng)上預(yù)約報銷要求報帳教師要將原始發(fā)票分門別類粘貼好，包括附件張數(shù)填好，確保原始發(fā)票正確、合法有效后放入信封密封，信封上粘貼生成的打印預(yù)約號，自己或者委托他人交財務(wù)報帳大廳前臺工作人員簽字收單。

第三，預(yù)留報帳人員聯(lián)系方式

網(wǎng)上預(yù)約報銷要求報銷人員填寫具體的聯(lián)系方式，包括手機(jī)、電子郵箱地址等，方便財務(wù)人員及時聯(lián)系及短信提醒服務(wù)，以便出現(xiàn)疑問時能及時聯(lián)系與溝通，若遇不符合規(guī)定的發(fā)票，審核會計填寫退票單，注明退票原因，并電話通知經(jīng)辦人員前來取回不可報銷的發(fā)票。

第四，填寫個人銀行帳戶及開戶行信息準(zhǔn)確無誤

網(wǎng)上預(yù)約報銷要求報銷人員填定的開戶銀行及帳戶信息準(zhǔn)確無誤，以確保資金安全到戶，如果網(wǎng)上報銷確認(rèn)單上的金額與財務(wù)人員最終審核金額不一致時，以財務(wù)處審核金額為準(zhǔn)。

3　實行高校網(wǎng)上預(yù)約報銷的優(yōu)勢

實現(xiàn)網(wǎng)上預(yù)約報銷，大大提高財務(wù)報銷效率，提升了財務(wù)優(yōu)質(zhì)服務(wù)，有以下幾大優(yōu)勢：

3.1實現(xiàn)無等侯報銷，節(jié)約師生報帳時間。實現(xiàn)網(wǎng)上預(yù)約報銷后，無論何時何地，只要能上網(wǎng)就可登陸預(yù)約報銷系統(tǒng)，節(jié)省了老師排隊等候辦理業(yè)務(wù)的時間，老師在家就可輕松報帳，省去了排隊等候的煩惱。

3.2無現(xiàn)金報帳，通過網(wǎng)銀直接把報銷款項轉(zhuǎn)入報帳人指定的帳戶或轉(zhuǎn)入供應(yīng)商的對公帳戶即可，確保資金安全，省去教師去銀行的煩惱。

3.3報銷速度快，到帳速度快，通常1-3個工作日，最長3-10個工作日。還可快捷查詢報銷業(yè)務(wù)進(jìn)程，經(jīng)費使用情況，項目預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度等各種信息，還可通過手機(jī)短信及時知道到帳情況。

3.4緩解了前臺會計審核人員報帳壓力，報銷系統(tǒng)智能化后由報帳教師填寫原始信息，并自動生成憑證，減輕了財務(wù)人員錄入工作量，金額電腦自動累計精準(zhǔn)，減少了財務(wù)核算的差錯率，報帳效率大大提高。

3.5提高了財務(wù)人員的報帳積極性，服務(wù)意識大大增強(qiáng)。財務(wù)人員每天處理的帳務(wù)越多，效益工資就越高，杜絕了互相推委、拖拉的情況。財務(wù)人員視報帳人員為自己的客戶，把用戶滿意度作為評價自身業(yè)績的重要指標(biāo)。每次報帳后，報帳人員可以給財務(wù)人員評價打分，促進(jìn)財務(wù)人員高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)，同時也使得財務(wù)人員得以從記賬、核對等重復(fù)工作中解脫出來，實現(xiàn)從單純的記帳會計到管理會計的轉(zhuǎn)變，成為真正意義上的管理者。

3.6拓展了財務(wù)信息處理功能，提升財務(wù)管理工作的信息化、科學(xué)化、專業(yè)化、效率化，促使會計職能由核算型向管理服務(wù)型轉(zhuǎn)變，推進(jìn)高校財務(wù)工作的多樣化創(chuàng)新化。

4.結(jié)語

優(yōu)質(zhì)高效的網(wǎng)上報銷模式是今后高校財務(wù)報帳的必然趨勢，財務(wù)也需不斷創(chuàng)新，不斷完善和發(fā)展，充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺，向教師提供方便快捷的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，解決教師報帳難問題。同時財務(wù)信息化是高校信息化建設(shè)的重要組成部分，只有推行網(wǎng)上預(yù)約報銷，才能用信息技術(shù)手段提高服務(wù)水平，實現(xiàn)賬務(wù)管理精細(xì)化，服務(wù)精益化的需要。

［1］林琴珍.試論高校財務(wù)報帳流程優(yōu)化［J］.財會通訊，2010，32（11）：69-71.

［2］黃路.關(guān)于優(yōu)化高校報帳業(yè)務(wù)的思考［J］.科技信息，2010 （35）：413-414.

［3］林琴珍.高校實施網(wǎng)上預(yù)約報帳系統(tǒng)的優(yōu)勢及建議［J］.福建農(nóng)林大學(xué)學(xué)報，2010（6）：50-52+93.

［4］李敏，吳應(yīng)宇.網(wǎng)上預(yù)約報銷在高校的實踐與探索［J］.教育財會研究，2012，23（1）：56-58.

［5］強(qiáng)影.高校應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)報銷新途徑的研究［J］.會計師，2013 （21）：55-56.

On Pushing Online Booking Reimbursement to Solve Tough Reimbursement in Universities and Colleges

LUO Jun
（Department of Planning and Finance，Hengyang Normal University，Hengyang Hunan 421002，China）

With the investment increase in higher education，the scale of revenue and expenditure and business volume is increasing in universities and colleges.Due to the limited financial staff and small working space and other reasons，the people applying for reimbursement have to wait and the problem of tough reimbursement is existed.This paper，from the perspective of applying internet to innovate the means of reimbursement，analyzed the traditional reimbursement model and the existed drawbacks and put forward the method of pushing online booking reimbursement to solve the tough reimbursement in universities and colleges.

universities and colleges；reimbursement；online booking

F23

A

1673-0313（2015）06-0152-03

2014-05-10

羅軍（1967-），女，湖南祁東人，經(jīng)濟(jì)師，從事財務(wù)管理研究。