高校檔案功能的社會化利用

蘇全玉

(濰坊學院，山東 濰坊 261061)

高校檔案功能的社會化利用

蘇全玉

(濰坊學院，山東 濰坊 261061)

高校檔案信息服務的社會化是高校檔案部門為滿足社會各個領域社化會需求而產生的一種新型的快速有效服務。高校檔案工作只有在拓展社會服務功能上下功夫,實現多方位的社會化服務,自身的檔案管理功能才能得到快速發展。

一、高校檔案信息服務社會化產生的原因

高科技經濟的發展對各種信息的廣泛需求的外部動力。社會經濟結構的轉變，造成我國由傳統的經濟發展模式向創新型經濟發展模式轉變。社會許多行業對高新技術和創新性人才展開激烈的爭奪，而高新技術與創新型人才大多出自高等學校，社會自然會對高校的科研技術與人才搶先了解，爭得先機，主要了解的信息：一是高校科研成杲轉化為市場需求的可行性產品;二是高校優秀畢業生信息特別是創新型人才;三是高校畢業生工作后跟蹤檔案信息求證。

為社會提供最便利信息服務——內在動力。高校檔案信息規范化優勢。人才高度集中的高等學校，有很強的科研能力和信息收集、加工、處理能力。在開發檔案信息資源的同時，所有信息資源規范化，這是開展社會化服務的重要保證；高校科研信息前瞻性優勢。高等學校前瞻科研課題多，有眾多優秀的科學文化成果，這些社會急需的很高價值的教學、科研檔案信息,通過社會化服務后，對社會各部門學習、實驗、研究時能發揮出巨大的作用；高校信息化平臺優勢。高校數字化信息平臺逐步形成，為校內外信息資源共享提共了便利條件，這是檔案信息服務社會化的可靠保證。

二、實現高校檔案信息服務社會化的基本要求

一是服務優先要求。高校根據服務社會的需求規律，把檔案信息對社會需求進行服務作為最高宗旨，真正發揮出高校檔案信息應有的價值；二是查詢與利用方便要求。高校有效的檔案信息要做到面廣、真實、快速，最大限度的方便社會利用者；三是檔案信息全面性要求。高校檔案要做到多層次多部門檔案信息資源配置，社會有何種需求，檔案信息就有對應共享；四是服務有償的要求。高校在做好檔案社會化服務的同時，對一些重要信息資源實行有償提供，以利于檔案信息社會化服務的良性發展。

三、實現高校檔案信息服務社會化的具體措施

首先，把高校檔案社會化服務理念放在首位。高校檔案人員要在服務好本單位的教學、科研等各項工作的基礎上，尋求高校檔案工作滿足社會的需求點，然后再開展全方位的社會化服務。

其次，高校檔案社會化服務目標實行多樣化。一要優化傳統性質的服務項目，包括學歷鑒定、復印服務、檔案證明服務、檔案代存代遞服務；二要理順服務方式，如服務時間是否合理、館舍環境是否舒適、設備利用手續是否簡化；三是高校的科研成果通過多渠道向社會推銷，特到社會的認可，逐步轉化成生產成果。

再次，增強高校檔案網絡平臺實力，提供優質社會化服務。提供社會化服務的高校檔案網絡平臺內容要面廣有特色，主要包括學籍、學位論文、科研成果、學生成績等檔案數據庫；擴大高校檔案數字信息保有量，網上檔案檢索目錄更為便捷、文件信息的可查率更加開放;實現高校檔案信息的資源共享，重點要把知識含量較高的科研信息、科技成果等全部上網服務于社會。

第四，提升高校檔案信息社會化服務的穿透力。要與政府相關部門、各級宣傳部門、社會各類檔案信息資源豐富部門實現強強聯合，提升高校檔案社會化服務的層次；與各級檔案研究部門合作開展檔案專題調研、編研、論壇等，提升高校檔案服務社會化的質量；與各層次高校及社會各類檔案擁有部門多方位合作，取長補短，提升高校檔案社會化服務的影響面，為高校檔案社會化服務爭取到更多的機會。

第五，重視檔案信息增值服務工作。要加大對檔案信息內容的研究和開發力度,對已公布檔案信息內容進行再研究和開發,努力提高檔案信息資源開發利用的深度，為檔案社會化服務增加后勁。

四、高校檔案信息服務社會化的應注意的幾個問題

一是市場需求定位問題。高校檔案信息的社會化服務，最關鍵的一點是找準市場位置，尤其是是區分不同的服務對象，顯得非常重要。

二是服務標準與收費問題。各地高校目前開展檔案信息社會化服務項目各有特色，其服務項目沒有統一標準，收費也是各自為政，要注意服務引起的糾紛問題。

三是高校檔案有償與無償利用制度的問題。現行的學校檔案管理制度與社會利用檔案制度還沒有完全統一，高校應當及時調整檔案信息社會化服務制度，使高校檔案社會化利用的經濟與社會效益同時顯現出來。

責任編輯：孫延波