高校圖書館檔案管理機制研究

高校圖書館檔案管理機制研究

李小清

（忻州師范學院，山西忻州034000）

摘要：高校圖書館是各大高校非常寶貴的資源，是廣大教師開展教學、科研的重要場所，也是學生學習的第二延伸課堂。圖書館檔案是真實記錄高校圖書館發展、變化的歷史證據，具有重要的參考價值，高校圖書館檔案管理是圖書館管理工作的重要內容。近年來隨著高校教學改革的不斷深化，高校圖書館服務內容不斷增加，對圖書館檔案管理工作的要求也越來越高，過去傳統的圖書館檔案管理工作模式已經明顯滯后，如何建立一種全新、科學、完善的高校圖書館檔案管理機制已經成為各大高校圖書館管理人員思考的重點問題。本文主要介紹了高校圖書館檔案管理的重要作用，分析了當前高校圖書館檔案管理工作現狀及存在的主要問題，并在此基礎上提出了相應的改進對策。

關鍵詞：高校；圖書館；檔案管理；管理問題；對策

高校圖書館檔案根據每一個檔案的特點主要可分為設備、黨務、業務、行政、人事、綜合等多種形式，一般情況下，只要具備一定的利用價值，可反映高校圖書館工作現狀的一切資料都會要求歸檔保存，因此圖書館檔案的種類多種，涉及到的內容較多，范圍較廣，檔案管理工作人員的工作量較大，管理難度較大。對高校圖書館檔案管理工作人員的專業技術水平、組織協調能力要求較高，一直以來，高校圖書館檔案管理工作是圖書館工作的重點，也是一個難點問題。合理管理和利用圖書館檔案，建立一套完善、系統的檔案管理機制，有利于促進高校圖書館的健康、可持續、穩定發展。然而在實際檔案管理工作中，由于多方面因素影響導致目前大多數高校圖書館檔案建設以及管理工作仍然比較滯后、老舊，檔案管理水平較低，研究一種全新的高校圖書館檔案管理機制顯得尤為重要。

一、高校圖書館檔案管理的重要作用

高校圖書館工作的順利開展應該建立在做好高校圖書館的檔案管理工作前提下，因為高校圖書館檔案主要形成于學校工作實踐過程，詳細記錄了圖書館工作人員編制、工作經驗、工作成果等內容，可真實反映關于圖書館相關的一些基礎業務以及辦館條件等問題，對于圖書館管理以及發展具有重要的現實意義。同時加強圖書館檔案管理有利于提高圖書館管理的科學性，進一步完善高校圖書館檔案建設工作，提高檔案資料管理規范化和標準化，使檔案管理工作的作用發揮到極致。其次圖書館檔案會詳細記錄讀者服務的發展歷程，會總結、記錄讀者服務過程中的每一次教訓和經驗，為促進圖書館未來的發展，提高讀者服務質量提供重要的參考依據。

二、當前高校圖書館檔案管理工作現狀以及存在的主要問題

（一）對高校圖書館檔案管理工作缺乏全面的認識

目前很多高校圖書館辦公室人員并沒有充分認識到檔案管理工作的重要性，日常檔案資料管理工作仍然處于簡單的資料登記、保管方面，只有某一部分人員可以閱覽，檔案服務模式非常單一，并沒有實現檔案服務的普及，無法充分發揮高校圖書館檔案管理服務價值。同時很多高校圖書館檔案管理人員并沒有重視日常文書處理以及統計資料的保管，認為檔案管理和本部門并沒有很大的關系，應屬于辦公室人員的工作，導致檔案管理工作并沒有深入、細化。

（二）圖書館檔案管理操作缺乏規范性

圖書館檔案留檔的過程中，并沒有嚴格按照相關的檔案管理制度以及存檔要求進行操作，隨意性較強，也沒有科學、合理的對檔案進行分類，導致檔案歸檔缺乏一定的合理性。圖書館并沒有制定一個統一的檔案管理操作規范標準，內部各科室在歸檔的過程中各自為政，完全根據自己的習慣、喜好隨意存放。檔案也未編制目錄或編號，沒有制定標準化的檔案外形式，裝訂較為麻煩，也不便于查閱。其次檔案管理工作人員在存放檔案的過程中，檔案分散存放，并沒有進行統一的管理，經常出現檔案丟失現象。

（三）圖書館檔案利用程度較低

目前，很多高校圖書館檔案管理工作主要是收集、整理各種檔案資源，并進行妥善保管，并沒有充分利用或者深入挖掘檔案文獻，導致檔案資料并沒有充分發揮其價值。合理利用、深入挖掘高校圖書館檔案資源，有利于發現其中的問題，并提出相應的決策方案。然而目前很多高校圖書館檔案管理工作中，并沒有積極引進相關的現代化管理設備，與現代科學技術發展步伐明顯滯后。而且目前仍然處于手工方式向現代化過渡的半封閉或封閉時期，一般人除了圖書館管理工作人員很難利用圖書館檔案資源，圖書館檔案利用程度較低，導致資源大量閑置、浪費。

（四）圖書館檔案文獻資料數字信息化程度不高

目前很多圖書館仍然停留在形式單一的紙質檔案文獻操作和管理模式上，并沒有跟上時代發展的腳步，實現檔案文獻的數字化管理，和社會現代化發展并沒有保持同步。這種傳統的紙質檔案文獻管理已經遠遠無法滿足人們的需求，導致檔案開發利用率低下，無法為讀者提供更為快捷、方便、優質的檔案信息服務。雖然部分高校圖書館逐步建立起數字化管理系統，具備一定的檔案資料自動查詢功能，但是和現代化檔案信息化管理存在很大差異。

三、應建立系統、完善的圖書館檔案管理機制

（一）應提高圖書館工作人員對檔案管理工作的認識以及重視

圖書館檔案管理工作涉及的內容非常多，涉及的范圍較廣，不僅僅是辦公室一個單一部門的工作，必須圖書館各部門、各科室人員共同參與、管理，才可以確保高校圖書館檔案管理工作的順利開展。首先最重要的一點是應該提高圖書館領導者對檔案管理的認識和重視程度，館領導定期檢查，親自過問、參與圖書館檔案管理工作，加強檔案管理的督促。館領導應隨時向檔案管理工作者提供自身工作檔案材料，同時應加大對檔案文獻管理方面財力、物力、人力的支持力度。同時圖書館檔案辦公室工作人員應提高自身的責任感，積極配合、協助館領導以及各部門主任及時準備好做好各類檔案材料，做好檔案建設以及管理工作。檔案管理專兼職人員應及時、全面收集各類檔案材料，認真、仔細整理檔案資料，做好登記，正確歸檔，妥善保管，并進行編號成冊。其次應要求共青團、工會、黨支部以及各業務部門管理干部以及相關成員都積極參與到圖書館檔案建設及管理工作中，各部位通力合作，相互協調、配合才可以有效提高工作效率，提高檔案管理工作的規范性、科學性。

（二）應建立健全的檔案管理制度

科學、統一的圖書館檔案管理制度是確保圖書館檔案管理工作規范性、有序性的關鍵，圖書館應指派專人負責檔案管理工作，盡可能做到每一項檔案管理工作都有理有據，有章可循，提高檔案管理執行度。應建立科學的檔案保密制度，要求檔案管理人員應嚴格保密檔案內記載的所有內容，不能隨意將檔案文獻利用范圍擴大。在檔案文獻資料借閱的過程中，必須經領導批準，仔細填寫完善檔案文獻借閱登記薄，并且應辦理相關的檔案文獻借閱登記手續。應進一步完善圖書館檔案管理結構，行政檔案管理工作不僅應重視整理、歸檔，同時應該將光盤、獎狀、音像、獎杯、照片等實物檔案以及電子檔案也作為其中的重點。其次，應成為一個專門的檔案鑒定小組，鑒別、篩選出相關檔案的保管年限、檔案等級，完成鑒定后，若有檔案需要銷毀，應辦理檔案銷毀批準后及時銷毀。應建立完善的檔案立卷歸檔制度，避免遺失一些具有保存價值以及相關的文件或材料。應規范書面材料，正確排列立卷順序，標清檔案資料的目錄以及頁碼，準確劃分檔案資料保管期限，使案卷裝訂得更加整齊、美觀。

（三）應提高檔案操作的規范化

實現檔案管理操作的標準化、規范化是進一步完善檔案建設以及管理的根本途徑，在日常管理過程中，應根據檔案學的相關專業要求，嚴格規范每一個檔案建設環節，提高檔案管理工作的標準化以及規范化。通常而言，應該先對檔案進行鑒別，然后再分類、歸檔檔案，因此必須要制定一個統一的檔案鑒定標準，將一些并沒有保存價值或者重復的檔案材料剔除。在進行檔案裝訂的過程中，應注意統一檔案外形，應規定一個統一的外在形式，嚴格按照檔案專業要求，確定紙張樣式、裝訂格式、保存體量以及裝裱形式。同時應注意統一檢索符號，統一名稱，使科學、合理分類歸檔裝訂檔案，并編制一個合理的名字，明確要求每一種檔案收集的命名原則以及收集范圍。

（四）應建立一個完善的檔案管理體系

行政綜合檔案以及業務檔案是高校圖書館檔案的兩大主要檔案類別，在日常檔案管理過程中，應科學分類，有機結合兩種檔案組成一個科學、完善的圖書館檔案體系。

1.圖書館行政綜合檔案主要內容。一般情況下，圖書館行政綜合檔案內容非常繁雜，條目很多，分類、歸檔難度較大，具有很多不確定因素，而且其中有很多檔案都與高校教職工的切身利益以及圖書館對外形象密切相關，因此確保這些行政檔案的安全有非常重要的現實意義。具體的行政綜合檔案主要包含個人合同、服務合同、采購合同、工作總結、工作計劃、申請報告等一些重要合同以及文書，同時也包括一些統計資料（物品領取登記、加班、考勤、津貼等）、科研學術資料（學習培訓、課題結項、論著發表等）、文化活動資料（讀書標兵評選、讀書征文、文體活動、學術講座等）、評優以及考核資料等。

2.圖書館業務檔案主要內容。圖書館業務檔案是提高相關工作人員服務水平、業務工作質量以及決策科學性的重要借鑒和參考。通常，圖書館業務檔案的內容主要包括：（1）用戶檔案，主要指用戶姓名、專業、系別、特長、研究方向等，尤其是針對一些高校教授、知名專家等一些比較重要客戶的檔案應妥善保管；（2）文獻利用檔案。主要是用于反映服務效果，以及收集讀者意見的一種有效管理方法，具體包含有文獻復制、文獻閱覽、文獻外借等工作中一些文獻借閱規律、用戶人數。通過仔細分析借閱檔案，可以隨時了解、掌握各種文獻的利用情況以及每一個時期讀者的閱讀傾向，便于及時調整采編部的采訪內容，使文獻更加滿足不同用戶的實際需求，提高文獻利用率；（3）文獻采訪檔案。這類文獻檔案資料主要記錄的是采訪圖書館各類文獻的名稱、折扣、數量、渠道、方式、價格等相關信息，同時也會記錄文獻采訪中標方的一些基本資料以及相應的服務效果。可以對比分析不同時期的采訪檔案，可以進一步優化文獻采訪策略，建設更好的文獻資源；（4）教學科研服務檔案。主要應包括實習服務、調查支持、教參提供、科研課題進展、文獻需求、課題查新、項目內容、課題名稱等教學服務檔案以及科研服務檔案。有利于擴寬高校教學科研人員的知識結構和廣度，為高校教學和科研提供更優質的服務，充分體現圖書館的文化價值。

（五）應積極引進現代先進的數字管理系統和理念

高校圖書館應積極引進現代先進的計算機信息技術，以計算機系統為依托編制一個獨立的檔案管理應用軟件，提高圖書館檔案文獻管理的信息化程度。同時應建立一個獨立的圖書館檔案工作室，作為校園網以及圖書館之間交流、溝通的橋梁，使圖書館檔案信息資源得到進一步開發和利用，便于圖書館檔案更方便、更長久保存和集中管理。

綜上所述，高校圖書館檔案管理工作有利于促進高校教學改革的發展，目前高校圖書館檔案管理工作中仍存在諸多問題亟待解決，圖書館檔案管理人員應明確自身的定位，建立科學、完善的檔案管理機制，提高圖書館檔案管理水平，為讀者提供更優質的服務。

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