淺議婦幼保健文書檔案管理工作的缺陷及改進對策

王艷

(吉林省吉林市豐滿區婦幼保健院 吉林 吉林 132013)

引言

婦幼保健文書檔案管理對于醫院的發展和醫學研究都有著重要的作用，婦幼保健文書檔案關系到廣大婦女兒童的各種健康資料，然而，目前我國婦幼保健文書檔案管理工作還存在著各種問題，導致文書檔案的質量不高，管理人員的工作效率較低。檔案的利用率也較低，為了改善現狀，必須采取有效的措施改進婦幼保健文書檔案的管理工作。

1.婦幼保健文書檔案管理工作的缺陷

1.1 檔案管理制度不夠完善

有些縣級的富有保健院由于自身條件的欠缺，婦幼保健文書檔案管理制度不明確，造成在檔案管理工作中，非檔案管理部門人員認為檔案管理純粹是檔案管理人員的職責，沒有人主動將本科室的檔案整理好交給檔案管理人員進行歸檔，這樣就造成很多檔案的信息、數據不齊全［1］，檔案管理人員工作量大，檔案的收集效率低，而且對于檔案管理人員的工作制度也存在不明之處，造成檔案管理人員之間存在相互推脫的現象，甚至造成有些檔案丟失。這些都對檔案的質量造成威脅。

1.2 檔案管理人員的素質和水平不高

檔案管理人員的專業素質、文化水平還需要改進，婦幼保健院只重視醫療人員素質和水平的提高，忽視了檔案管理工作人員素質和水平的提高。檔案管理人員在工作中的責任意識不強［2］，而且一些檔案管理人員是兼職人員，缺乏專業性，缺乏管理經驗以及相關的管理知識，這樣就很容易造成檔案資料信息不全，有些信息數據缺乏真實性，檔案質量不高，嚴重阻礙了檔案的使用。

1.3 檔案材料歸檔不完整

由于科學技術的發展，婦幼保健文書檔案管理工作也逐漸網絡化，網絡化確實提高了檔案管理效率，但是同時也造成了檔案的立卷有些銜接不到位的問題。目前，婦幼保健文書檔案的歸檔主要有3 中類型，其一，只存文字性資料，這種歸檔方式，有些信息可能會丟失，其二，硬盤存檔，這種歸檔方式對文字資料沒有進行留底保存，保存時間太長，會失去其應用價值。其三，只保存最后整理的網絡資料，對原始的資料不保存。這些都會造成檔案材料歸檔不完整。

2.婦幼保健文書檔案管理工作的改進對策

2.1 提高婦幼保健文書檔案管理工作的重視程度

由于婦幼保健院存在重醫療水平請管理的現象，造成管理工作中存在一些問題，因此，要改善婦幼保健文書檔案管理工作，首先需要提高婦幼保健文書檔案管理工作的重視程度，清楚的認識到婦幼保健文書檔案在婦幼保健工作中的重要作用，明確幼保健文書檔案管理工作的復雜性與重要性。完善管理工作制度，提高檔案管理人員的管理水平。

2.2 完善婦幼保健文書檔案管理工作制度

完善檔案管理制度，明確規定各科室與檔案管理人員的工作任務，讓各科室的人員自己先整理好本科室的檔案，盡量完善檔案的信息與資料，然后交流檔案管理科室進行統一歸檔，檔案管理人員對于檔案中不完整的信息要積極收集相關資料，進行整理，盡可能的完善相關信息與數據。這樣有助于節省人力，提高檔案管理工作的效率，避免重復勞動，而且還有利于提高信息的真實性與完整性，提高檔案的利用效率，同時還要嚴格規定好的檔案管理人員在管理工作中，要保證檔案文書的規范性，文書的格式、編號、附件等都要有統一的規定，對于不規范的文書要進行規范處理，從而提高文書檔案的規范性與質量，為后期的歸檔與查找工作提供便利。

2.3 做好電子歸檔工作

現階段，檔案管理工作基本上實現了網絡化，有很多資料屬于電子版文檔，還有很多是影像資料、圖片，為了保證電子資料與紙質文書資料的有效銜接與統一性，需要實現電子歸檔與紙質文書歸檔管理的一體化。同時對電子文件與紙質文件進行歸檔，這樣有利于平時對檔案的查閱與利用，同時也實現了檔案長期保存的目的。

2.4 提高文書檔案管理人員的素質和水平

加強對文書檔案管理人員的培訓工作，包括利用計算機收集、整理、保存、檢索、統計、編輯和利用信息能力，同時還加強了檔案管理人員對檔案管理知識和方法的學習，增強他們的責任意識，病鼓勵檔案管理人員在業余時間進行自主學習相關知識和提高相關能力，從而豐富他們的檔案管理知識，提高他們的檔案管理技能，從而提高檔案的質量。

3.結束語

總而言之，婦幼保健文書檔案管理工作作為婦幼保健工作中的重要組成部分，針對其中管理制度，管理人員、檔案歸檔等方面存在的問題，需要完善管理制度，提高管理人員的能力，從而提高檔案的質量與使用效率，促進保健工作的開展。

［1］ 董升華.分析婦幼保健文書檔案管理工作的缺陷及改進對策［J］.健康之路，2013，12(5):383 -384.

［2］ 葛成霞，張文春.淺議婦幼保健文書檔案管理工作的缺陷及改進對策［J］.中國保健營養(下旬刊)，2012，22(9):3493 -3493.