中職院校檔案管理工作存在的問題及措施

苗睿

(山東省萊陽(yáng)衛(wèi)生學(xué)校 山東萊陽(yáng) 265200)

中職院校檔案管理工作存在的問題及措施

苗睿

(山東省萊陽(yáng)衛(wèi)生學(xué)校 山東萊陽(yáng) 265200)

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的不斷進(jìn)步與發(fā)展，信息化建設(shè)的速度也在不斷加快，并且全面覆蓋在每個(gè)行業(yè)工作之中。中職院校在開展檔案管理工作時(shí)也面臨著很大的壓力與挑戰(zhàn)，文章主要分析許多中職院校在當(dāng)前檔案管理工作中存在的各種問題，并提出相應(yīng)的策略與建設(shè)檔案信息化管理的幾點(diǎn)建議。

中職院校;檔案管理工作;檔案信息化

目前，許多中職院校檔案管理工作雖然取得顯著的成績(jī)與進(jìn)步，但在很多方面依然存在著問題，并且隨著信息化與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，面臨的壓力越來(lái)越大。為此，如何在現(xiàn)階段檔案管理工作中找出各種缺陷與問題，并針對(duì)問題采取相應(yīng)的措施尤為重要。綜合說(shuō)來(lái)，現(xiàn)階段很多中職院校在當(dāng)前檔案管理工作中都存在很多突出的問題，主要有以下幾個(gè)方面。

一、中職院校檔案管理工作中的問題分析

1.檔案管理工作者專業(yè)素質(zhì)偏低。就目前而言，各大中職院校雖然有具有穩(wěn)定而長(zhǎng)期的檔案管理團(tuán)隊(duì)，但由于新時(shí)期許多檔案管理工作的變革與發(fā)展需求，導(dǎo)致現(xiàn)有的管理隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)與文化水平都很難達(dá)到要求。

2.檔案檢索效率偏低。部分中職院校目前在檔案檢索工作中主要的檢索方式有計(jì)算機(jī)與人工檢索兩種。但就目前中職院校發(fā)展?fàn)顩r而言，人工檢索是其主要的一種檢索手段。雖然有關(guān)檔案管理部門在這方面開展了大量工作，并且也不斷編制出更多形式的檢索工具，而在檢索時(shí)仍然出現(xiàn)工作不夠細(xì)致的情況，僅僅只是將工作量提了上去，檢索工作對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴程度降低，計(jì)算機(jī)檢索工作相對(duì)較少［1］。

3.編研水平不高。部門檔案患者者為了應(yīng)付檢查，追求表面升級(jí)，通常在選擇人員方面較為隨意，最終導(dǎo)致編研產(chǎn)品的質(zhì)量與層次不高，并且不具備很強(qiáng)的實(shí)用性與利用價(jià)值。

4.檔案管理不規(guī)范，內(nèi)部管理水平不高。一些中職院校在這方面的主要表現(xiàn)有：卷內(nèi)目錄不規(guī)范，檔號(hào)不規(guī)范，組卷較為混亂，案卷標(biāo)題不合理，以及紙張規(guī)格問題等等。

二、提升檔案管理效率的相關(guān)對(duì)策

1.提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平。人才是中職院校檔案管理效率提升的重要因素之一，因此必須要引進(jìn)具有專業(yè)技術(shù)與專業(yè)知識(shí)的人才參與到檔案管理工作中去。同時(shí)，中職院校還應(yīng)當(dāng)針對(duì)現(xiàn)階段的人員教育狀況開展相應(yīng)的檔案管理教育措施，以使工作人員積極適應(yīng)檔案管理工作變更的要求［2］。檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)努力加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提升綜合素質(zhì)，并學(xué)會(huì)運(yùn)用新的檔案管理理論指導(dǎo)及完善工作。

2.提升檔案管理工作者的積極性。由于長(zhǎng)期以來(lái)，落后而單調(diào)的工作方式與方法導(dǎo)致中職院校檔案管理工作者的積極性受挫，一直處在材料收集工作的被動(dòng)狀態(tài)。要想充分做好該校檔案服務(wù)工作，應(yīng)不斷完善當(dāng)前的工作模式，并積極提升檔案管理人員的主動(dòng)性與積極性，鼓勵(lì)檔案管理人員不但更新檔案管理新理念，從而更好參與到檔案管理工作中去［3］。

3.更新檔案管理觀念，充分實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。就目前狀況分析，中職院校檔案管理人員中有部分工作者尚未能意識(shí)到檔案工作對(duì)學(xué)校發(fā)展的重要性，這就要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員積極做好有關(guān)教育與宣傳工作，使檔案管理工作人員清除意識(shí)到檔案管理的重要性，從而增強(qiáng)其對(duì)工作的自信心與自豪感。

4.檔案現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)與企業(yè)同步。檔案部門管理工作的變革以及信息化技術(shù)的發(fā)展，要求現(xiàn)階段檔案管理工作必須實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)。筆者認(rèn)為，中職院校可以合理使用電子檔案管理方式，將電子文件保管起來(lái)［4］。建檔案管理信息化建設(shè)過程中，依然有很多需要優(yōu)化完善的系統(tǒng)，如資源管理與信息管理系統(tǒng)等。為此，學(xué)校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極參與學(xué)習(xí)與研究，努力掌握各種現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，從而使企業(yè)信息化與檔案現(xiàn)代化形成有機(jī)結(jié)合，最終實(shí)現(xiàn)同步發(fā)展。

三、建設(shè)信息化檔案管理的相關(guān)建議

1.建立健全合理科學(xué)的檔案管理工作制度，規(guī)范工作人員的職責(zé)與行為。要想解決現(xiàn)階段文件歸檔問題，中職院校檔案部門工作人員應(yīng)當(dāng)明確電子文件歸檔的范圍與時(shí)間，創(chuàng)建出合理的文件信息交換與存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，從而為檔案信息資源共享提供條件。創(chuàng)建電子檔案后要建立備份制度與保密制度，做好文件的保密工作。

2.強(qiáng)化檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)力度。現(xiàn)階段中職院校的檔案管理隊(duì)伍在知識(shí)儲(chǔ)備方面較為單一，因此必須加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)，普遍提高檔案管理隊(duì)伍的學(xué)歷水平，并且對(duì)工作人員的年齡層次進(jìn)行不斷優(yōu)化，補(bǔ)充一些年輕而富有才干的知識(shí)人才進(jìn)去。

3.科學(xué)使用校園網(wǎng)絡(luò)，對(duì)檔案信息進(jìn)行收集與整理，并且建立電子化的數(shù)據(jù)庫(kù)。積極鼓勵(lì)每個(gè)部門通過電子文件并依據(jù)相關(guān)要求與標(biāo)準(zhǔn)將檔案材料上報(bào)上去，如文字、照片、視頻等。同時(shí)，將校園網(wǎng)與檔案管理的軟件系統(tǒng)連接起來(lái)，最終實(shí)現(xiàn)檢索自動(dòng)化與檔案查詢一體化。

4.強(qiáng)化檔案建設(shè)力度，將檔案室藏特色體現(xiàn)出來(lái)。中職院校在設(shè)置專業(yè)時(shí)必須要將其特色展現(xiàn)出來(lái)，并且還要注重培養(yǎng)應(yīng)用型人才。為此，中職院校要注重對(duì)本校精品課程以及重點(diǎn)專業(yè)的檔案工作進(jìn)行建設(shè)。此外，由于檔案管理工作保密性較強(qiáng)，并且存在使用權(quán)限問題，以及遭受網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊，加上信息化建設(shè)中存在的程序缺陷與技術(shù)等問題，所以必須建立起信息化檔案的安全保障系統(tǒng)。

5.更新觀念，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理。相關(guān)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)從學(xué)校的發(fā)展與改革的角度更新管理觀念，將其視作重要的信息來(lái)源，并不斷提升檔案資源的有效使用率，將信息化檔案建設(shè)的作用發(fā)揮到最大。

結(jié)語(yǔ)：

在當(dāng)今中職院校開展檔案管理的各項(xiàng)工作中，對(duì)存在的問題應(yīng)當(dāng)及時(shí)找出，并在考慮到可持續(xù)發(fā)展的前提下盡快實(shí)施解決方案，從而使檔案管理工作逐漸走向現(xiàn)代化。此外，對(duì)于現(xiàn)階段檔案管理工作中一些不科學(xué)的方式與方法，應(yīng)當(dāng)通過不斷的學(xué)習(xí)與總結(jié)對(duì)其施展改革手段，最終使檔案管理工作更加完善。

［1］張頎.中職院校檔案管理中存在的問題與對(duì)策［J］.河南科技，2010，(03)：52.

［2］高鵬.高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀與改進(jìn)對(duì)策［J］.教育與職業(yè)，2010，3(08)：179-181.

［3］趙靜文.淺析技工院校檔案管理工作存在的問題及建議［J］.濟(jì)南職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2014，(03)：121-122.

［4］吳小寧.淺談中職院校圖書館檔案管理工作中存在的問題及改進(jìn)措施［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014，(13)：235，237.

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1009-6019(2015)01-0249-02