關于科研單位檔案管理工作的信息化建設的幾點思考

王麗花(黑龍江省交通科學研究所)

關于科研單位檔案管理工作的信息化建設的幾點思考

王麗花
(黑龍江省交通科學研究所)

摘要:首先介紹了當前科研單位檔案管理工作的基本特征，然后結合科研單位檔案管理工作實際，分析了對其進行信息化建設的意義，接著提出了今后加強其信息化建設的相關措施。希望能夠將科研單位檔案管理工作的信息化建設提高到新的層次，也為今后相關探討增磚添瓦。

關鍵詞:科研單位;檔案管理;信息化建設;思考

中圖分類號:U415.1

文獻標識碼:C

文章編號:1008－3383(2015)07－0198－01

收稿日期:2014－12－28

最近幾年，伴隨著經濟和社會的不斷進步，信息技術也在不斷發展中并且影響到社會中的多個方面。近年來，科研單位都關注到了信息技術的重要性，因而對于這方面的投資也日漸增多，在這其中，檔案管理的信息化建設尤其重要。但是，還存在不少科研單位在近二十年的檔案管理信息化建設中，不能正確的認識信息化，對信息化建設的理念也存有一定的誤區，不能對檔案信息化建設進行科學而合理的規劃，于是就使得建設效果難以和預期保持同步，雖然投入很多卻得不到應有的回報。所以說，對檔案管理信息化建設進行相關思考有著重要的現實和理論價值。

1　關于科研單位檔案管理工作的基本特征分析

對于科研單位的檔案信息管理工作來說，其有著自身的特殊性，因而，檔案管理相關部門要和科研單位的整體步調保持一致并且做好相關配合，從而為科研提供必要的服務支撐。在檔案管理的時候，也要結合科研工作實際對檔案進行相應的分類并且就每類檔案的作用，對其的使用頻率，需要如何保養進行合理的分析，如此就為日常中的查閱和管理打好地基，并且，科研工作在持續推進的過程中也會推進檔案文件的生成，于是，檔案量就會不斷的增加，因而檔案管理任務也就相對較重，所以，科研單位檔案管理工作也需要不斷改革和發展，應該與時俱進。

2　關于科研單位檔案管理工作進行信息化建設的意義分析

對于科研單位的檔案管理工作來說，其信息化建設對其以后的發展有著重要的意義。(1)對其進行信息化建設可以提高科研單位檔案管理的工作效率。對于科研單位來說，每一部新檔案都會涉及多元化的內容，因而在存檔之后難免會被多次借閱或者查看，在平常也需要做好相關的維護。而伴隨著檔案存儲時間以及其質量和重要性的變化，檔案文件也難免這樣或者那樣的變動，若這些工作都由人工來完成的話，必然需要耗費大量的人、財、物力，于是，工作效率也會受到相應的影響，如此，就難以對科研工作者的相關需求及時滿足。而采用信息化對科研單位的檔案進行管理，將會將人工操作及時的解放，而檔案管理工作也在高效率的狀態下進行。(2)對其進行信息化建設可以提高科研單位檔案管理的質量和水平。在傳統的檔案管理下，很多時候，人們會發現對檔案進行查閱之后里面并沒有自己所需要的東西，于是，還需繼續進行查閱工作。而若頻繁和重復的對文件進行查閱就會難免文件的損耗，更有甚者造成文件丟失的后果。同時，對于科研單位來說，很多檔案具有保密性，因而，不僅檔案管理者有責任去做好保密工作，檔案使用者也應該具有強烈的責任心。而在信息化建設過程中，通過對檔案基本內容和保密性質以及借閱者做好相關記錄，可以將檔案的損耗和泄密控制到最低，如此就使得借閱者在借閱的時候更有針對性，同時，在信息化下，也更有利于結合檔案的類別進行日常的維護，進而將檔案管理質量提高到一個新的層次。

3　在科研單位中做好檔案管理工作信息化建設的相應措施

(1)數據庫設計要科學高效化。對于數據庫來說，其是檔案管理信息化建設的地基，也是其重要組成部分。它集合了系統中的數據，不僅能將檔案本身的數據信息及時反映出來，也能將一些管理中新生信息及時儲存。因而，在進行數據庫設計的時候，應該把檔案管理相關的環節盡數囊括，采取的原則是管理嚴謹和方便使用，從而避免信息化管理漏洞的伴隨。待檔案生成之后，要在第一時間和數據庫連接起來，檔案管理工作者要將新生檔案做好相應的登記，及時將其序列號生成。待數據庫建成之后，檔案管理工作者要將當前的保存方式及時改革，采用傳統管理和數字化管理協調統一的方式，對檔案進行數字化掃描和著錄，從而將數字化存儲及時完成從而為日后的查閱提供方便。

(2)及時將檔案管理信息化建設標準確立起來。在信息化建設的時候，對于科研單位來說，傳統的檔案管理制度已經難以和當前發展需求保持同步。因而，除去數據庫的設計，還應該基于標準化制度的角度進行信息化建設從而實現當前管理工作的改革，要就數據庫的類別、新檔案必須囊括的內容等標準明確化，從而讓檔案在收集上、在使用上、在保存上都有相應的信息化制度提供保障。而在此標準化下，檔案管理工作也減少了很多不必要的步驟，如此更有利于科研單位的上下統一，從而在同一個管理標準下將自身工作開展完善。

(3)針對信息化管理，制定相應的安全防范措施。這一措施主要是針對檔案的使用以及管理權限作出相應的規定以及相應的安全監控。伴隨檔案內容被進行了數字化的存儲，對于那些閱讀檔案者，應該針對他們的權限作出明確的規定。要結合檔案的保密級別，對借閱者的權限進行規范化。必要的時候，管理工作者可以通過對檔案文件進行一定的加密措施或者仿寫文件措施以及網絡監控措施等保證檔案處于安全狀態下，從而一發現異常能夠追根溯源。

4　結語

總之，對于科研單位來說，其檔案管理工作的信息化建設具有重要意義，但其建設過程也不能一蹴而就，需要科研單位立足實際，放眼全局，和檔案管理部門共同制定出相應的建設方案，從而使得合理設計數據庫、標準化管理、安全防范等工作一一落實，將信息化管理和服務的優勢彰顯的淋漓盡致。

參考文獻:

［1］王惠惠.提高檔案管理水平，豐富檔案管理方式［J］.辦公室業務，2012，(6).

［2］胡繼芬.談談如何做好科研單位檔案管理工作［J］.辦公室業務，2013，(10).