人事檔案管理存在的問題及對策

王麗花

(黑龍江省交通科學(xué)研究所)

?

人事檔案管理存在的問題及對策

王麗花

(黑龍江省交通科學(xué)研究所)

檔案是信息的重要載體，是主要信息源。規(guī)范人事資料檔案工作，提高檔案管理水平，發(fā)揮檔案管理的機(jī)密性、 充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，及時解決檔案管理工作中遇到的問題。本文分析了人事檔案管理中出現(xiàn)的問題入手，闡述了做好檔案管理工作進(jìn)行了深入的探討。

人事；檔案管理；問題；對策

1 檔案管理工作中存在的問題

(1)材料收集不便缺損嚴(yán)重。由于事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革管理體制的變化，實(shí)行了雙重管理后，部分人員變動之后，工作崗位檔案沒有收集整理歸檔。檔案工作不能適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。沒有檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)建立，管理機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)層層檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組配備不完善，對檔案的收進(jìn)和移出、案卷的數(shù)量未按事業(yè)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理材料歸檔，造成檔案材料不齊不全。檔案工作沒有列入企業(yè)的重要議事日程，事業(yè)整體發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃收集存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案不是保管的事務(wù)性工作，不是主要工作，不能創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，能應(yīng)付檢查和查檔就行了。檔案工作不能適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。沒有檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)建立，管理機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)層層檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組配備不完善，對檔案的收進(jìn)和移出、案卷的數(shù)量、檔案的利用等情況記錄不詳實(shí)，檔案室的很多資料出現(xiàn)修復(fù)或復(fù)制。

(2)管理力量薄弱。檔案管理人員對資料整理一般都是被動應(yīng)付。由于監(jiān)督不及時，造成很多資料有大量資料流失。檔案管理人員大部分沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、收集、整理、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解。檔案收集工作精力投入不足，有時沒有定期召開檔案工作會議，很多資料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

2 促進(jìn)人事檔案管理工作的措施

(1)提高管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理理論知識、科技知識，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。加強(qiáng)檔案培訓(xùn)提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。舉辦檔案管理員培訓(xùn)認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案現(xiàn)代化管理知識和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的操作技能，加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作抓好每年歸檔工作。提升檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化水平。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，拓寬知識層面，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。要注意加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，充分發(fā)揮檔案管理人員的積極性和創(chuàng)造性。作為檔案工作人員要注重自身專業(yè)水平的提高，熟悉檔案工作的基本要求，努力探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會提供有利的資源。

(2)健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

(3)改進(jìn)和完善檔案功能。健全管理體制，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)作用。檔案材料要建立管理網(wǎng)絡(luò)體系，協(xié)調(diào)從上而下的檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行隨時收集和定期收集相結(jié)合，減少文件資料的流失。根據(jù)檔案材料來源廣、范圍大的特點(diǎn)，把反映歷史面貌的的重要材料都收集起來。要加強(qiáng)避免歸檔時遺漏。使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)。對檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留，使檔案具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。專職檔案管理人員把大量分散的檔案資料進(jìn)行加工、分析鑒別，為各項(xiàng)管理工作提供齊全、完整、準(zhǔn)確、可靠的檔案信息資源。增強(qiáng)全員的檔案管理意識，有利于檔案工作的順利開展。

(4)采用信息化管理手段。掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。檔案管理信息化是信息社會對檔案工作的新要求。信息化管理對檔案工作提出了新的要求，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。檔案管理工作者要邊學(xué)習(xí)邊操作，注重計(jì)算機(jī)知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，學(xué)會利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案。按文件形成的先后順序排列打印，減少手工操作，提高工作效率。

(5)做好檔案管理工作,常抓不懈做好促進(jìn)檔案定級工作促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的不斷提高。檔案應(yīng)該按照 “一早兩嚴(yán)三優(yōu)”的方法來操作。檔案工作準(zhǔn)備早、 行動快，不等不靠，了解和學(xué)習(xí)已歸檔立卷的經(jīng)驗(yàn)做法，對檔案工作進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。要求在整個準(zhǔn)備過程中做到項(xiàng)目多不亂，確保檔案資料在分類、編號、裝訂等各個環(huán)節(jié)中無差錯。堅(jiān)持開展優(yōu)質(zhì)服務(wù)活動。 檔案收集要完整齊全，科學(xué)規(guī)范應(yīng)體現(xiàn)全程跟蹤收集和管理的原則。

總之，檔案管理工作者要努力練好基本功，建立健全檔案管理制度，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊跟時代發(fā)展要求，利用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備配置適宜檔案保存的設(shè)施，防止檔案的破損和散失，認(rèn)真執(zhí)行國家的保密政策。確保檔案的完整和安全，建立科學(xué)的管理制度，為和諧社會建設(shè)提供及時、準(zhǔn)確、周到的服務(wù)。檔案管理人員以主動服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。要端正服務(wù)態(tài)度,發(fā)揮好檔案信息資源的作用,使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),從觀念上更新采取有效措施，探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進(jìn)社會主義和諧社會建設(shè)。

[1] 李多.市場經(jīng)濟(jì)下的信用檔案及其管理和利用[D].安徽大學(xué);2005.

[2] 樂利珍.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].科技風(fēng)，2008，(24).

[3] 安春娥.試論高校學(xué)報(bào)檔案的管理、開發(fā)與利用[J].山西廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2009，(2).

[4] 史淑琴.對遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的探索[J].山西廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2009，(2).

2015-04-16

U415.1

C

1008-3383(2015)11-0197-01