淺談知識管理在科研單位檔案管理中的作用

秦 嶺

(黑龍江省交通干部學校)

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淺談知識管理在科研單位檔案管理中的作用

秦 嶺

(黑龍江省交通干部學校)

知識管理是從上世紀90年代開始在全球范圍內興起的學術與商業應用課題。隨著研究的深入，知識管理在各行各業中的應用越來越廣泛。但目前，知識管理大多應用于企業單位，在其他性質的單位中應用尚不普遍。分析了知識管理與科研檔案的相互關系，提出了基于知識管理的科研檔案完善措施。希望能夠推動科研單位檔案管理工作的進步。

知識管理；科研單位；檔案管理

1 知識管理概述

1.1 知識管理的涵義

知識管理就是對知識、知識創造過程和知識的應用進行規劃和管理的活動。它是組織采取的有意識的戰略，它能夠保證在最需要的時間把知識傳遞給最需要的人。利用知識管理人們可以共享信息，可以通過不同的方式把這些知識應用在業務活動當中，最終提高工作效率和業績。知識管理的作用集中在：提高組織智商、提升組織記憶、減少重復勞動等三點上。這三點對于科研單位的重要性不言而喻。

1.2 知識管理與科研檔案管理的關系

知識管理是一個動態的過程，其運動過程分為知識的采集與識別、知識的加工和處理、知識的積累與存儲、知識的傳播與共享、知識的創新與應用五個階段。

科研檔案記錄和整理了科研課題的研究方法、研究內容與思想、科研成果等活動情況，是科研單位最可靠的知識源。科研檔案具備知識管理的屬性和特征，兩者之間具有鮮明的契合特征。

(1)從管理對象上來看，知識管理是以知識為管理對象，著眼于知識的獲取、積累、處理和創新的過程。而科研檔案本身就是一種知識。科研檔案管理的過程實質上就是對科研知識進行處理的過程。

(2)從管理特征上來看，知識管理側重強調知識在業務環節實施過程中的作用，而科研檔案管理的各個業務環節，實際上就是在利用現有檔案管理知識，不斷積累、挖掘、開發和利用科研檔案信息資源的過程，也是一個轉化和創造新知識的過程。

(3)從管理流程上看，知識管理流程主要是采集、處理、積累、共享與應用的過程，而科研檔案管理流程是收集、整理、保管、存儲、統計、編研和利用的過程，兩者在管理流程上具有較強的共同點和融合性。

因此，科研檔案管理應以知識管理理念為導向，不斷完善科研檔案的管理和利用工作，充分發揮科研檔案的知識價值，為科學研究和技術轉化提供知識服務，最大限度地發揮和利用科研檔案知識的力量。

2 科研單位檔案管理的特點

要想將知識管理應用于科研單位檔案管理，首先要明晰科研檔案的特點。

科研單位的工作一般以科研項目為基本單元。科研項目的流程可總結為：準備階段、研究階段、總結驗收階段、申報階段和成果推廣應用階段。有別于其他性質單位的檔案，科研單位的檔案有其自身獨有的屬性。

(1)科研檔案的成套性。科研檔案和科研項目是密不可分的整體。其是科研項目從開題到申報整套流程的真實記錄，具有成套性的特點。這也是科研檔案最為顯著的特征。

(2)科研檔案的階段性。科研項目一般都有一定的時間要求，既有對項目整體完成的時間要求，也有各個階段完成的時間要求。相應的，科研項目各階段會產生不同的檔案材料，這使得科研檔案具有明顯的階段性。

(3)科研檔案的專業性。科研項目多針對科學理論與實踐中重點和難點問題立項與研究，多為某一研究領域的前沿問題，具有很強的專業性特點，這也決定了科研檔案內容的專業性。

(4)科研檔案載體的多樣性。由于科研課題的研究領域、研究內容、研究對象和研究方法的不同，必然會出現科研檔案載體形式的多種多樣，如實驗數據、圖片、論文、著作、研究報告、軟件代碼、視音頻材料等。

3 基于知識管理的科研檔案管理策略

(1)樹立科研檔案的知識管理理念。根據科研單位的工作實際，科研項目是科研檔案材料產生和形成的主體，項目負責人和檔案管理人員的檔案意識很大程度上決定了科研檔案水平和質量的高低。因此，要想提高科研單位檔案管理的水平，就必須充分把握科研檔案的特點，不斷加強與項目負責人及研究人員的溝通和交流。提高其知識管理理念，按照知識管理事前介入、事中參與、全程監督的方法，積極開展科研檔案的形成、積累、整理和歸檔，有效實現科研檔案管理的前端控制和質量控制。

(2)優化科研檔案的知識管理結構。科研檔案和科研項目是密不可分的整體。因此，科研檔案應與科研項目同步準備、同步進行、同步總結以及同步驗收。知識管理的模式從屬于扁平化組織，科研檔案管理也應歸入扁平化的項目管理模式，把科研檔案中有價值的文件材料的形成、積累和歸檔任務，納入科研工作流程、工作計劃和工作責任之中，建立起科研檔案管理部門和科研項目管理部門共同參與、協同管理的工作機制。

(3)促進科研檔案的知識流轉與共享。科研檔案的開發與利用，實質上就是科學技術隱性知識與顯性知識的互動。科研檔案是一種隱性知識的展示，其流轉和共享則是與顯性知識的相互作用。科研檔案服務于科研實踐，是體現科研檔案真正價值的唯一手段。促進科研檔案的共享，首先需要對檔案材料進行分析和綜合，形成編研知識成果。如專題介紹、成果簡介、專業圖冊、手冊等。其次，選擇合適的共享渠道，如局域網、檔案管理信息系統、專題展覽等。在檔案共享的過程中，還要注意檔案的保密性和知識產權的重要性。

4 結 論

總之，科研檔案管理是一個兼具專業性和綜合性的系統工程。對于知識資源密集的科研單位來說，開發和利用知識管理模式，不僅要求檔案管理人員樹立知識管理的理念，還需要科研項目部門的大力配合和共同努力。只有多管齊下，才能從根本上提高科研檔案的管理質量和管理水平，更好地為科學研究、為社會公眾提供高質量的科研檔案資源的信息服務。

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2015-03-11

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1008-3383(2015)11-0194-01