從日語商務文書寫作看跨文化交際能力的培養

沈美華

(常州工學院外國語學院，江蘇 常州 213002)

跨文化交際指不同語言不同文化背景者之間的交際。跨文化交際能力也是語言交際能力的體現，語言交際既有口語交際也有書面語交際。為了避免不同文化間的跨文化交際失敗，外語教學中越來越重視跨文化交際能力的培養。跨文化交際重要的是交際者具有跨文化意識，跨文化意識是對文化差異的意識，培養學生對文化差異的意識是外語教學的一個重要內容［1］。進入21世紀后，中日兩國之間經濟貿易等方面的交流相當頻繁。這種商務活動除了口語交際外，還有郵件、信函等文字方面的交際。能否正確進行書面表達也影響到雙方交流的成功與否。日語有文章語和口語之分，根據對象不同還有敬語、謙語之分。日語商務文書寫作課程的目的是為了讓日語學習者了解各種不同商務文書的文體及其文化內涵，培養學習者正確運用語言進行商務文書寫作的能力，從而順利完成商務交際活動。

一、日語商務文書語言交際的要求與特點

寫作是語言輸出行為，運用貼切的詞匯和正確的語法條理清晰地表達出寫作者的思想和觀點，寫出的文章要讓讀者讀懂，理解。商務文書寫作是日語寫作課程的延伸，高校日語專業教學大綱對寫作課程的要求是講授各類實用文體的文章，使學生掌握日語獨特的表達方式。商務活動中，僅僅掌握流利的日語和商務專業知識還不夠，文化差異容易引起雙方誤會，造成溝通困難，增加商務失敗風險，跨文化交際能力的培養直接影響到語言能力和商務活動能力的培養［2］。商務文書寫作是語言交際行為，根據語法規則，以及溝通雙方的社會背景和文化背景，將語言組織成商務文書，達到成功溝通的目的。交際者的商務文書寫作能力也影響到商務活動能否成功實現。現代商務活動中，電話是相當便利快捷的通信手段，在網絡手段發達的當今時代，郵件往來成為了業務聯絡的最佳選擇。商務活動中的業務雙方為了正確傳遞交流內容，留下必要的記錄，仍然需要以書面形式聯系。商務文書有業務往來聯絡、調查報告、問候信、邀請函等內容的文書，各類文書有相應的書寫格式，寫作者在撰寫時要正確表達所傳遞的內容，思路清晰，簡明扼要，條項清楚。

日語商務文書分對外聯絡文書和對內聯絡文書。對外文書中又分加深相互理解的社交文書和業務用涉外文書，社交文書的特點是重視禮儀禮節，以便構建雙方良好的合作關系［3］，包括邀請函、問候信、感謝信、祝賀信等。促使商務活動順利展開的業務用涉外文書包括訂單、報價書、業務委托書、通知函、交涉函、道歉信、抗議信等。社交文書較多使用敬語、謙語表達，根據交際對象，分別使用尊敬語或謙遜語。尊敬語和謙遜語的誤用會導致失禮，引起對方不快，過度使用敬語又會使表達顯得別扭。對內文書為了便于公司內部的溝通和聯系，要求能準確傳遞信息。因為是內部聯系用文書，以效率為先，不需要過于講究禮儀，敬語使用控制在最小范圍。

二、商務文書寫作原則

商務文書的目的是相互溝通，促使商務活動成功完成。中日間商務活動雙方存在著商務經驗、文化背景和商務習慣等方面的差異。在撰寫日語商務文書時應遵循如下原則。

(一)保持文書格式的完整性

日語商務文書格式嚴謹，社交文書采用豎式，業務用文書采用橫式，由文書編號、發送日期、收件者和發送者名稱、標題、前文、主文、結尾、別記等項目構成。前文還包括書信開頭部分的「頭語」、不同季節的「時候の挨拶」和對方「安否の挨拶」等，結尾在信函文書中被稱作「結語」。文書的「頭語」和「結語」必須呼應。如「頭語」為「拝啓」則「結語」應寫「敬具」，「頭語」為「前略」則「結語」應寫「草々」。注意這些項目的書寫格式和前后文的呼應是否符合規范，收件人名或職位是否有誤，是否存在漏字錯字，尤其是涉及貨物品名、價格、地點、日期等商務活動的重要內容時都要仔細確認。一旦出現錯誤，會給對方留下不謹慎的印象，對方甚至會對文書發送方產生不信任，影響商務活動的展開。

(二)正確使用敬語

無論是感謝信、邀請函還是交涉信、抗議信，為了確保禮儀周全，日語的商務文書表達都采用敬語。敬語有尊敬語、謙遜語和鄭重語之分，不同場合的敬語使用較難把握。文書中的對方公司稱為「貴社」「御社」，己方公司為「當社」「弊社」;稱呼收信人為「貴殿」「～様」，己方自謙為「私」「小生」。雖然敬語誤用會導致失禮，但并非敬語越多越能體現敬意。例如:日語尊敬語有「お聞きになる」類的「ご/お～になる」或「注文される」類的「れる/られる」等表達方式，有人使用雙重敬語表達為「ご注文される」，這種表達方式就是敬語過剩，反而會使表達顯得很別扭。撰寫文書時要正確把握，合理使用敬語。

(三)注重文書的時效性

日本人受到他人關照后，會及時向對方發送感謝信以表謝意。對方公司有慶典活動或某人升職時也會發送賀信以表慶賀。當對方遭遇不幸或遇到困難，或是生病住院時，要寫慰問信加以鼓勵，安慰對方。此類文書必須注意時效性，如果延誤時機發送則與初衷相違，失去了原本的寫信目的，引起對方不快，獲得相反的效果。邀請函須至少提早一個月發出，以便對方做好安排，如果未提前發出，可能會打亂對方的行程，達不到邀請對方的目的。其他業務聯絡文書也相同，及時發送文書十分重要。

(四)簡明扼要，闡明事實

商務文書的寫作要簡潔，做到目的明確，條項清晰。對方生病或遭遇不幸時，慰問信內容要簡短，以安慰、鼓勵為主，避免探尋對方病情或造成不幸的具體原因，否則有打探對方隱私之嫌，增加對方的心理負擔。

由于對方取消訂單給己方業務活動中的價格談判、賠償交涉，或者交期延誤等文書，寫作者站在請求者的立場，以客觀事實為依據進行說明，請求對方理解己方難處，從而使對方接納己方的要求，達到交際目的。如果拒絕對方要求，文書要避免曖昧性表達，明確拒絕，以免對方猜測等待，引起誤會。

(五)以禮待人，表明誠意

無論是社交文書還是業務文書，都應不失禮節，體現誠意。例如寫感謝信時，應涉及感謝的實際內容，避免空洞的表面客套。給對方公司發送問候信、祝賀信等社交文書時，不要涉及其他業務方面的內容，否則失去問候或祝賀的誠意，成為普通的業務聯絡。即使是抗議信或交涉文書，撰寫者仍然要說明客觀情況，主張抗議的正當性，不要因為理在己方而以詰問或威脅的語氣咄咄逼人，或者滿篇說教言論居高臨下地提出要求，給對方一種強勢高壓的印象引起反感，這樣對雙方的溝通沒有任何益處，達不到解決問題的目的。撰寫此類文書時應慎重，正確把握狀況，避免個人感情用事造成的失禮行為。

三、商務文書寫作中跨文化交際能力的培養途徑

商務文書寫作以實現交際雙方的溝通為目的。文化能力影響交際能力，因此，在培養語言運用能力的同時應注重文化能力的培養。對于商務文書寫作中跨文化交際能力的培養途徑，筆者提出以下幾點思考。

(一)培養對日本文化的興趣，加強對日本文化的理解

商務文書寫作能力受到寫作者日語語言運用能力和商務知識的影響，尤其受到跨文化交際能力的影響。寫作者的語言習慣及其個人世界觀、價值觀都會對商務文書寫作產生影響。語言是文化的載體，學習語言就是學習文化。同時，文化無所不在，語言的正確使用要受文化的制約［4］。商務文書實用性強，非母語寫作者在撰寫時很容易受母語文化影響，出現跨文化交際失誤。由于學習者尚未踏入社會，對商務活動知之甚少，對日本文化的理解也有限，沒有接觸過對日商務的交際活動，因此教學中應對不同商務文書的語用背景和商務活動環境進行詳細講解，加強學生對日本文化的理解。增加商務案例，模擬商務活動場景，讓學習者積極參與體驗，提高對日本文化的興趣。

(二)利用多媒體手段，加強對學生跨文化能力的培養

由于媒體技術的發展，相關的圖片、視頻、商務文化活動等教學素材豐富多彩，課堂外的文化學習和交流方式更趨多樣化，學生通過網絡能體驗和感受日本文化。教師對課堂外的延伸學習作正確的引導，并指導學生比較辨別中日文化的不同之處，培養學生寫作中的跨文化意識和日語思維能力。

(三)改變教學策略，積累商務文書寫作經驗

目前日語商務文書寫作課程有商務函電和應用文寫作，授課方式以教師講授為主，側重于各類商務文書的解釋說明。函電課程中商務詞匯量大，敬語表達多，由于中日文化背景的不同和商務知識的欠缺，學習者即使學習了此類課程，商務文書寫作能力也提高不大。商務文書寫作課程應結合商務知識和活動背景講授相關的詞匯、語義內涵，使學習者了解詞匯的語用功能從而能準確運用相關詞匯。敬語語法并不難，正確把握不同場景產生的敬語語用變化才是真正的難點。日本交際文化中重視“內外”有別，如同一人物由公司內部上下關系轉為內外關系時，其角色出現轉變，相應的敬語表達也必須跟著改變。日本人交際時習慣以天氣問候為開場白，因此，季節語問候也是日語社交文書的特色。日本文化注重人際關系的“和”，無論是口語交際還是書面語交際，都要注意禮節，站在對方立場為對方著想，避免語言沖撞帶來的交際行為失敗。寫作教學中多運用商務文書范例，讓學習者主動參與討論，了解各類文書的文化背景、商務活動習慣和思維方式，理清商務活動雙方之間的關系。在充分理解商務文書范例的前提下，設置各類商務活動場景讓學生仿寫，讓學生相互批改作業，然后再由教師作點評，這樣有助于加深學生對商務知識和商務文化的了解，達到提高學生商務文書寫作能力的教學目的。

四、結語

隨著中日之間各種形式商務活動的增多，實用性強的商務文書寫作技能應被相關從業者熟練掌握。日語商務文書的寫作是一種書面語言交際行為，中日文化差異也會導致語言交際行為的失敗。商務文書的寫作能力與商務知識的積累、跨文化交際能力的培養有著很大的關系。因此在教學過程中應培養學生對中日文化差異的意識，促進學生商務文書寫作能力的提高。

［1］ 肖少華，劉海峰．跨文化交際與外語教學［J］．海外英語，2013(11):33－34．

［2］ 周林娟，潘幼芳．商務日語教學中的語用能力培養研究［J］．日語學習與研究，2010(1):71－76．

［3］ 松田満江，三木邦裕．手紙·文書の書き方［M］．東京:ナツメ社，2002．

［4］ 張振會．談跨文化交際與大學日語教學［J］．現化企業教育，2008(8):189－190．