高校教學教務管理流程分析及優化研究

楊海波

（廣州工商學院，廣州 510850）

一直以來，教育都是我國重點發展的事業之一，每個人都對其持高度關注的態度，它直接影響著人們的文化生活，并且受教育程度在某一方面也反映了個人的道德素質修養。改革開放之后，高等教育的進度大幅度加快，逐漸呈現國際化、個性化的鮮明特點［1］，教學制度逐漸采用學分制的方法。在新形勢下，其教務管理工作難度越來越大，如何對教務管理工作注入更加新鮮的血液，實現教務管理的創新，是每個高校都應該加強的工作［2］。流程管理是一種先進的管理理念，在高校教學教務管理體系中起著重要的積極作用。再加上先進科學設備的支持，使得教務管理工作實現更加科學有序指日可待。

1 高校教學教務管理的現狀

1.1 管理理念太過狹隘

高校教學教務管理是一項綜合性質極高的工作，它是各項工作之和。除了對學生的考試成績、學籍等進行管理外，還包括對教學計劃、教學質量等多項具體內容進行管理［3］。在傳統管理理念中，對該工作的認識具有一定的局限性，認為其只是簡單的上下級管理制度，把各分塊工作做好就可以了，這就直接導致管理工作過于呆板。隨著各類水平的提高，各高校的規模越來越大，教務管理人員不斷精簡，使得管理工作越來越復雜，壓力越來越大。在管理理念中，極易出現“為管理而管理”的現象，太過機械，缺失了人文理念，人們對其的信任及滿意度大大下降，加劇了管理工作的困境。

1.2 管理模式不合理，整體性不高

在很多高校之中，對于教務管理設置了很多部門，形成了金字塔式結構，職能性質極強。管理模式出現嚴重的分散現象，使得教務管理的整體性大大弱化。此外，在各個機構之間，出現職能重復的情況，一方面提高了管理成本，另一方面對管理工作的有序進行造成了嚴重阻礙。另外，在管理信息流通上，出現了信息重復、遲緩等各種現象。學校管理系統和各院系之間出現了嚴重的分工不合理現象，校級管理系統空置，而院級管理工作過于繁重，使得職責和權利之間存在很大的不平衡。信息在傳遞過程中極易出現錯誤，造成整個管理體系的失誤，并且在兩級管理之中，監督力量薄弱，管理流程極不規范。

1.3 管理信息化發展緩慢，信息化建設不強

近幾年來，各高校都不斷進行擴招，學生資源日益豐富起來。教務管理在對學生信息儲備和檢查時，面臨著很大的壓力。在實現信息化管理上，各高校都面臨很多的實際問題，如常見的有經費不足、硬件設施不完善等。對于購買的管理軟件，學校與供應商之間存在較大的溝通矛盾。在硬性技術上，管理軟件能表現出極佳的輔助功能，而在個性化上，卻存在很大的不足。每個學校的實際情況不盡相同，管理軟件無法做到針對性管理，從而導致軟件閑置、資源浪費。在信息化建設上，存在較大的技術困難，發展緩慢，對于信息設備，無法做到真正意義上的全面掌握。

1.4 對管理人員的重視度不高

作為教務管理工作中的重要實施者，管理人員在整個教務管理流程中占據重要地位，而各大高校卻普遍存在對管理人員重視度不高的現象，把該項管理簡單地認為成事務性管理，以致在培訓力度和薪資方面都極低，很大程度上降低了管理人員的積極性，使得管理工作效率不高。在整個管理隊伍的選撥上，要求并不嚴格，使得管理人員的能力參差不齊，綜合能力不高，出現嚴重的能力不均衡、工作不穩定的情況，對教務管理形成了很大的負面影響。

2 高校教學教務管理流程的優化措施

流程管理（BPM）是一種全新的系統性方法，它通過對整個流程進行分析和定義，不斷進行多種優化措施，從而達到管理效果優化。該方法可以把復雜的過程簡單化，大大加快了工作效率。在高校教務過程中，有效應用這一方法，不僅可以降低管理成本，還能使整個管理工作更加規范、有序。應用這一思想，可以對管理流程進行一些列的優化措施。

2.1 確定核心流程

高校教務管理首先要明確核心思想，應該把“讓學生學到足夠的知識”定位成流程的主旨目的。制訂詳細科學的核心流程，使每個環節之間相互關聯，井然有序。一般來說，學生在進校之前，都要辦好注冊手續，然后獲得相應學校的學籍，再正式接受高校專業教育，一學期完成之后，要對所學知識進行相應的考核，具體分為考察和考試兩種。對于每位學生的成績，要進行不同的分析、整理、管理。借助學籍管理條例，對學生進行相應的學籍處理。如若成績滿足條例要求，則讓學生進入到下一階段的學習中去，若沒有達到要求，則要采取必要的管理措施監督學生補考。確定核心流程，強化了學生學習的每一個環節，有力保證了他們能夠有序地展開學習任務，對于每個環節都做到了約束和指導，確保了學生學習的高效性。高校的各個教務部門都應該努力履行好自身的監督義務，對流程做到嚴格化監督、科學性管理，從而為提高整個管理流程效率奠定良好的基礎。有關核心流程的詳細內容，如圖1所示。

圖1 核心流程

2.2 對管理流程進行梳理

在核心流程的基礎上，明確管理流程的每一項任務，做好梳理工作，了解每個流程所處的具體部門，使每個流程任務都更加直觀清楚。對于流程的內容，要做到全方位的設置，具體包括管理范圍、管理原則和管理手法［4］。把每一項管理任務落實到具體的部門責任之中，使工作細化開來。對于信息種類和數量多的部門，要做到著重管理，增派更多的管理人員，進行多次檢查和確認，使信息更加準確。

2.3 加強對管理組織的管理，完善部門結構

在職能型結構的模式上，加以改進和完善，使管理模式逐漸形成“流程性”為主。部門結構設置得更加合理協調，使其在工作中能夠做到相互制約、相互幫助。對于每一個流程部門，都要選定好一名負責人，對其對應部門起到監督領導作用。各負責人要選擇好流程管理團隊，實現雙重管理。流程管理團隊中的成員不僅需要具備良好的專業管理能力，還要具備較高的道德素質，具有較強的責任感，能為集體出謀劃策。每個部門在運作時要有效結合信息化，及時提高技術能力，有效節省人力、物力資源。每個部門要加強彼此之間的交流和競爭，使得在管理工作中能做到默契配合，又能達到共同進步。對于流程管理中的每一個成員，都必須擁有“為師生服務”的工作理念，實現高效工作，提高師生對教務管理工作的評價。

2.4 強化管理理念，確定優化目標

在傳統的管理理念上，要做到及時的思想更新，與新時代教育理念有機地結合起來。對于管理過程中存在的問題，要做到全面分析，并尋找有效的解決對策，對不合規格的管理機構進行重組。有效借鑒國外的優秀管理案例，取其精華、去其糟粕，完善管理流程。堅持“以人為本”的理念，時刻牢記老師和學生的主體性，從他們的角度分析問題，確定管理制度。對于管理團隊中的人員，要加強培訓工作，培養他們的管理意識，提高他們的管理能力，使管理操作能夠更加規范有條理。對于一些補考制度、畢業制度要制訂嚴格的要求，不能馬虎了事。樹立教務管理系統的權威性，加強學生的法律意識。增設獎懲制度，使管理人員能夠形成競爭意識，爭當先進個體，做到更加全身心地投入到管理工作中來。對于一些管理軟件，不僅要加大資金的投入量，還要做好維修保養作用，有效延長其使用壽命。聘用更高端的人才進行操作，使網絡技術的資源利用率可以達到100%。從思想上、技術上做到全面改進，堅定管理目標，實現教務管理流程系統化的終極目標，為學校的其他工作奠定管理基礎。

圖2 流程型組織機構

3 結束語

在各大高校中，教務管理工作是各工作內容的重要組成部分，它是其他工作實現高效快捷的基礎。通過分析我們不難得出，只有將理論和實踐有效統一起來，才有可能實現全面優化。這不僅要求管理者和決策者做好相應的流程管理工作，更需要學校內部所有師生的共同努力，從思想上做好改變，再把每一項改變落實到每一處實踐細節上，達到優化效果。從而促進每個高校事業的共同發展，提高我國的整體教育水平。

［1］ 張俊芝，周耀林，李姍姍.價值流與業務協同機制在能源企業固定資產管理中的應用研究［J］.中國城市經濟，2011（9）.

［2］ 程振鋒，王國成.政府業務流程再造——構建服務型政府的必由之路［J］.大連干部學刊，2005（10）.

［3］ 梅勇.面向企業內部市場鏈的長液公司業務流程再造及實施研究［D］.重慶：重慶大學，2004.

［4］ 高志民.基于業務流程的信息安全風險度量方法研究［D］.北京：北京交通大學，2012.