查新高峰期應急工作模式探索與實踐

廖昀赟 王維佳 姚 瑤

(中山大學醫學圖書館 廣州510080)

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查新高峰期應急工作模式探索與實踐

廖昀赟 王維佳 姚 瑤

(中山大學醫學圖書館 廣州510080)

針對科技查新高峰期的困境建立查新員任務分流應急工作模式，讓學生助理和課題聯系人參與查新，介紹該模式的主要內容和應用效果。實踐證明此工作模式在查新高峰期可緩解查新員工作壓力，在保證查新質量的前提下加快查新進程。

科技查新；工作模式；任務分流

1 引言

科技查新是以文獻檢索為基礎，依據一定的判斷原則，為評價科研成果或立項的新穎性或科技成果的鑒定、評估、驗收、轉化、獎勵等提供客觀依據的專題情報分析、咨詢工作，是一項對客觀性、嚴謹性、針對性要求很強的鑒證工作，是構建公共科技信息服務平臺的重要組成內容。我國科技查新工作始于20世紀80年代中期，幾十年來科技查新為我國科技事業的發展做出了很大貢獻。

2 科技查新高峰期的困境

2.1 概述

科技查新是一項繁重的腦力勞動,特別是高校查新站，每年的查新委托存在明顯的“季節性”現象，查新數量和難易度在全年各月份分布極不均衡[1]，高峰期的工作量是平時的幾倍甚至十幾倍，其承受能力受到嚴峻的考驗，困境也隨之而來,因此探索一種查新高峰期的應急工作模式十分必要。

2.2 查新用戶蜂擁而至

在查新高峰期，每日不間斷的電話咨詢、人來人往的受理現場、嘈雜的工作環境，是許多查新站的真實寫照。由于用戶查新意識存在偏差等主觀原因以及科研管理部門組織項目申報時限短等客觀原因的影響，查新委托扎堆的現象總是年復一年的上演。以高校查新站為例，業務高峰期一般出現在3～5月份，期間受理的查新委托數通常超過全年的50%。

2.3 查新員壓力大

查新高峰期，由于時間緊、任務重，多個項目集中申報，而且以國內外查新居多，查新員務必一律按“加急”處理，一般平均兩個工作日需要完成1～2個課題的查新。在實際工作中，查新員一方面需專注于課題分析與檢索，另一方面要應對查新咨詢等事務性工作，時常還會在閱讀理解外文文獻時陷入瓶頸。如此高強度的工作壓力和精神壓力，令查新員苦不堪言，甚至產生焦慮情緒[2]。

2.4 查新數量與質量的矛盾

在查新高峰期，為了配合用戶完成項目申報，查新站一般都會盡量受理查新委托，但在人力有限的情況下，優先保證查新數量必然會對查新質量有影響。有些查新員為了按時完成受理的查新，只能對查新流程的某些環節從簡從速；有些查新站為了保證查新數量，在審核上重形式審查而忽視實質性審核[1]。如此顧此失彼，導致查新數量與質量之間的矛盾。

2.5 查新與其他工作間難以平衡

高校查新站的專職查新員主要來自圖書館參考咨詢部，除了查新，他們還要承擔文檢課教學、用戶培訓、檢索服務、學科服務等多項工作。但在查新高峰期，他們只能將有限的精力投入緊張的查新工作中，無暇顧及其他工作，導致某些服務性工作的減緩或暫停，在一定程度上影響了部門整體工作的平衡發展。

3 查新員任務分流應急工作模式的主要內容

3.1 工作模式圖

如何改變上述困境，提高查新效率，一直是業內人士思考的問題。目前國內有學者探討了在同一系統或不同系統的多個查新站之間分流查新項目的工作模式，如館際合作查新模式[3-5]、館際幫扶查新模式[ 6-7]、基于網絡科技查新工作平臺的查新協同服務模式[8-10]等，以應對查新高峰。此類工作模式是從查新站整體出發，由業務量多的查新站將部分課題分流給業務量低的查新站，是基于具體課題的橫向分流。本文提出一種新的查新高峰期應急工作模式，即查新員任務分流應急工作模式，將某些查新環節的工作合理分流給學生助理和課題聯系人兩類非查新員，是一種基于具體任務的縱向分流模式，見圖1。

圖1 查新員任務分流應急工作模式

注：實線表示主要工作，虛線表示輔助性工作。

3.2 角色分工

查新員任務分流應急工作模式的人員構成包括查新員、課題聯系人和學生助理。查新員的主要職責包括：分析課題內容、擬定及調整檢索策略、檢索文獻、粗篩相關英文文獻并提供給課題聯系人、篩選中文文獻并整理其內容、撰寫和修改查新報告；課題聯系人的職責包括：協助查新員理解課題、細篩查新員提供的相關英文文獻、翻譯整理相關內容并指明其與該課題的不同之處；學生助理的職責包括：受理查新委托、核對申請材料、解答相關咨詢等。

3.3 該模式的優勢

在傳統的查新工作模式中，查新員往往要承擔各環節的工作，用戶參與主要體現在受理查新委托時幫助查新員理解課題內容、技術要點和創新性[11-12]，也有一些查新站通過聘請查新咨詢專家對專業問題答疑解惑，但此舉在實踐過程中有較大局限性[13]。而查新員任務分流應急工作模式與傳統工作模式的主要差異體現在課題受理環節及英文相關文獻的篩選和整理環節中，對某些具體任務進行分流。即在課題受理環節中，將材料核對、相關咨詢等事務性工作分流給學生助理，節省查新員的時間；在英文相關文獻的篩選和整理環節中，將文獻閱讀、相關性判定、內容翻譯整理等學科專業性強的工作分流給課題聯系人，彌補多數查新員在相關學科知識上的不足，確保查新結論中有關內容敘述的專業性和準確性。而查新員在整個查新過程中仍處于核心地位，掌控課題理解、文獻檢索、查新報告撰寫等環節，發揮其在檢索技能方面的專長和優勢，確保檢索策略制訂的完善性、“有或無密切相關文獻”結論的準確性以及相關文獻的查全和查準。簡而言之，該工作模式確保查新員能集中有限的時間和精力做自己最熟悉的事情。

4 查新員任務分流應急工作模式的實踐效果

4.1 提高工作效率

筆者所在校區圖書館主要承擔校內外醫藥衛生科技類查新，自2012年起啟用該工作模式應對查新高峰期，取得了良好的效果。現以每年3～5月份高峰期最主要的申報項目，即歷時一個多月的“高等學校博士學科點專項科研基金”的國內外查新為例，對比2011-2013年該項目查新的完成情況，在不降低查新質量的前提下，啟用該工作模式后，盡管查新員人數有所減少，但總查新量和人均查新量均比傳統工作模式有所增加。2012年的總查新量比2011年增長了約23%，人均查新量增長了約45%；2013年的總查新量比2011年增長了約6%，人均查新量增長了約49%。實踐證明該工作模式可提高高峰期的查新量，從而降低查新委托被拒率。此外，盡管人均查新量比傳統工作模式有所增加，但由于查新員做的是自己最熟悉的事情，其主觀壓力反而減小了。

4.2 開誠布公

在課題受理環節，學生助理在請求委托人指定課題聯系人時，一定要說明原由、工作內容、時間和方式，避免用戶產生誤解，出現推脫之辭。如某些課題負責人的第一反應通常是太忙了，沒有時間。此時需耐心解釋此舉是為了保證用戶盡快取得查新報告，而且課題聯系人不一定是負責人本人，只需熟悉課題內容的成員即可，花費的時間一般1～2小時，通過E-mail聯系。聽完解釋后，用戶通常會表示理解并欣然接受請求。

4.3 明確任務

在英文文獻篩選與整理環節，查新員應盡量以E-mail傳遞文獻題錄和摘要并短信通知課題聯系人。在郵件中必須寫明具體工作事項，如“請標記某方面研究的文獻并翻譯其中1～3篇文獻的主要內容”，“請說明以下文獻與本課題研究的不同之處”等，便于課題聯系人明確工作內容。此外，查新員提供的文獻量不宜過多，以免課題聯系人產生厭煩情緒及不合作行為，影響查新進程。

4.4 把握節奏

盡管有學生助理和課題聯系人的參與，但整個查新進程依然是以查新員為主，因此，查新員要注意掌控好完成各項任務的時間。如果課題聯系人明確表示只有晚上才能進行相關工作，查新員就要盡量在白天完成檢索和文獻的初步篩選并及時將相關文獻發送給課題聯系人。

5 結語

查新員任務分流應急工作模式是高校查新站應對業務高峰期的應急措施，既保障了查新的數量和質量，又在一定程度上緩解了查新員的心理壓力，但某些工作細節還有待于進一步完善。非高峰期能否采取該工作模式，也值得進一步商榷。

1 黃惠芬. 科研項目查新委托“季節性”現象的成因及對策[J]. 中華醫學圖書情報雜志, 2012,(2):38-40.

2 魏裕. 醫學畢業生從事科技查新工作現狀調查及分析[J]. 醫學信息學雜志, 2014,35(4):55-57.

3 羅凌云. 科技查新中的館際合作模式研究[J]. 圖書館學研究, 2010,(4):62-64.

4 薛敬,何瓊. 構建北京地區高校科技查新機構聯合體的可行性探討[J]. 圖書館學研究, 2008,(10):80-82.

5 趙文忠,鄭菲,陳朝暉. 中國科學院查新檢索聯合服務體系建設與服務模式探索[J]. 圖書情報工作, 2010,(7):96-100.

6 張紅,吳衛兵. 館際幫扶科技查新發展模式的探討——以貴州大學圖書與信息中心為例[J]. 科技情報開發與經濟, 2012,(20):28-29.

7 張慧卿,孫秀良,楊守. 科技查新中的館際幫扶模式[J]. 圖書館學刊, 2011,(11):29-32.

8 王春莉, 趙霞, 張卓群. 區域科技查新協同服務模式的實踐[J]. 圖書館學研究, 2012,(19):47-49.

9 虞穎映, 辛均益, 杜娟, 等. 浙江省醫藥衛生科技項目查新與定題服務網絡平臺的建設與應用[J]. 醫學信息學雜志, 2009,30(7):27-30.

10 陳果, 曹勤, 李文俊, 等. 醫學科技查新工作的新思考[J]. 醫學信息學雜志, 2014,35(2):59-61.

11 管進. 科技查新中的用戶參與研究[J]. 情報探索, 2011,(7):70-72.

12 俞平, 李小平, 汪莉莉, 等. 醫學科技查新質量控制研究[J]. 醫學信息學雜志, 2014,(8):56-59.

13 李曉蕓. 全面提高醫學查新質量——武漢大學圖書館醫學查新工作實踐[J]. 醫學信息學雜志, 2008,29(3):20-22.

Exploration and Practice of Emergency Work Mode in the Peak Period of Novelty Assessment

LIAOYun-yun,WANGWei-jia,YAOYao,

MedicalLibrary,SunYat-senUniversity,Guangzhou510080,China

According to the practice of novelty assessment in the peak stage, an emergency work mode based on task distributary was established. The student assistant and project contact person are involved in novelty assessment work, the main contents and application effect are introduces. Practices show that this work mode could alleviate the work pressure in the peak stage, accelerate the process on the premise of ensuring the quality.

Sci-tech novelty assessment；Work mode；Task distributary

2014-11-04

廖昀赟，館員，碩士，發表論文6篇;王維佳，館員，在讀博士;姚瑤，助理館員，碩士。

R-058

A 〔DOI〕10.3969/j.issn.1673-6036.2015.02.016